Magang Ilmu Perpustakaan di Bakorwil III Malang : Menjelajah Dunia Informasi dan Arsip

Program studi ilmu perpustakaan merupakan ilmu yang luas, bukan hanya mempelajari mengenai Perpustakaan dan penataan koleksinya saja. Ilmu Perpustakaan ini juga mempelajari bagaimana informasi dikelola dan disimpan. Terdapat beberapa universitas yang memiliki program studI ilmu perputstakaan, salah satunya di Universitas Negeri Malang (UM). Program studi ilmu perpustakaan di Universitas Negeri Malang memiliki tiga peminatan utama sebagai pengembangan potensi mahasiswa. Peminatan tersebut yakni, Literasi Sekolah, Manajemen Record, dan Manajemen Informasi. 

Pada kegiatan magang di Badan Koordinasi Wilayah III Malang (BAKORWIL III MALANG), peserta berasal dari peminatan Manajemen Informasi dan Manajemen Record. Peserta ditempatkan di bagian Record Center/ bagian kearsipan dan divisi Sosial Media. Peserta yang memilih peminatan manajemen record ditempatkan di bagian kearsipan selama tiga bulan, sedangkan peserta dengan peminatan informasi ditempatkan di divisi sosial media selama satu bulan pertama, bulan kedua dan ketiga  di bagian kearsipan, sampai dibulan terakhir kami ditempatkan di perpustakaan untuk menglasifikasikan Koleksi yang ada di perpustakaan Bakorwil III Malang.

Kali ini, kami para peserta akan membagikan pengalaman kami magang di Bakorwil III Malang :

1. Pengerjaan E-Magazine

Foto Hasil Pembuatan E-Magazine  (Sumber: Dokumentasi Pribadi)

Pada bulan pertama magang, tim kami dibagi menjadi dua tim. Peminatan informasi ditempatkan di bagian sosial media untuk mempelajari alur penyebaran informasi dan promosi yang dilakukan oleh Bakorwil III Malang. Kegiatan ini ditujukan untuk mengonversi salah satu mata kuliah Kajian Sosial Media. Tugas yang diberikan kepada kami berupa pembuatan E-Magazine (Majalah Digital) yang mana akan dilampirkan di website Bakorwil III Malang dalam rangka memperingati HUT Jawa Timur ke-79. 

Majalah digital ini berisi tentang kegiatan yang dilakukan oleh Bakorwil III Malang dalam satu tahun terakhir. Informasi yang diberikan bersifat publik, sehingga ditujukan untuk semua kalangan yang ingin tahu tentang kegiatan Bakorwil III Malang. Berikut kami tampilkan Link Publikasi E-Magazine.

2. Pengarsipan Dokumen 

Foto Ruang Kearsipan (Sumber : Dokumentasi Pribadi)

Kegiatan pengarsipan di Bakorwil dimulai dengan mengelola dokumen-dokumen dari departemen Pemerintahan. Tugas utama meliputi pemberian klasifikasi dan indeks terhadap arsip inaktif, yang dicatat dalam Google Spreadsheet. Topik dominan terkait kepegawaian dan keuangan, termasuk dokumen dari gudang di lantai 2 yang mayoritas laporan keuangan dan berita acara. Semua arsip inaktif ini dipindahkan ke ruang arsip khusus untuk dokumen rahasia.  

Salah satu pengalaman menarik datang dari proses pengelolaan arsip aktif di bidang kesekretariatan. Dokumen-dokumen tersebut lebih sering berhubungan dengan administrasi rutin dan bersifat terbuka dibandingkan dengan arsip rahasia. Dalam prosesnya, diperlukan ketelitian untuk memastikan dokumen yang diarsipkan tidak hanya tersimpan rapi tetapi juga mudah diakses sesuai kebutuhan.  

Namun, karena sifatnya yang rahasia, informasi lebih lanjut atau dokumentasi detail dari bidang kearsipan ini tidak dapat dipublikasikan. Pengalaman ini juga membuka peluang untuk mengerucutkan pengelolaan arsip inaktif di berbagai bidang Bakorwil, sambil memastikan arsip aktif di bidang kesekretariatan tetap terorganisir dengan baik.

3. Memanajemen Koleksi di Record Center : Kebanyakan Koleksi berupa Laporan dan SPJ

Foto salah satu Rak Koleksi (Sumber : Dokumentasi Pribadi)

Koleksi yang ada di perpustakaan Bakorwil III Malang kebanyakan berisi tentang kumpulan surat perintah tugas atau dokumen-dokumen laporan. Klasifikasi kebanyakan di klasifikasi 651 tentang layanan kantor  atau 352.16 tentang administrasi kota. Ilmu yang kami pelajari di kampus benar-benar dapat diterapkan disini. Pembimbing kami memberikan kami kebebasan untuk mengeksplore dan menerapkan ilmu yang telah kami pelajari. Mulai dari mengklasifikasikan sampai proses labeling koleksi yang ada disana, serta penataan dan perawatan koleksi di Bakorwil III Malang.

Foto Bersama Tim Magang lainnya (Sumber: Dokumen Pribadi)