Membuat Peraturan Perusahaan

Peraturan Perusahaan adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh Perusahaan, yang di dalamnya memuat syarat-syarat kerja dan tata tertib perusahaan (UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan). Sebuah Peraturan Perusahaan baru dikatakan sah dan mengikat Perusahaan dan Karyawan apabila telah mendapatkan pengesahan dari Menteri Ketenagakerjaan dan Transmigrasi. Pengesahan itu dilakukan oleh pejabat yang ditunjuk, yaitu kepala instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan Kabupaten/Kota (untuk perusahaan yang terdapat dalam satu Kabupaten/Kota) dan kepala instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan tingkat Provinsi (untuk Perusahaan yang terdapat dalam lebih dari satu wilayah Kabupaten/Kota).

Kewajiban membuat Peraturan Perusahaan berlaku terhadap Perusahaan yang memiliki paling sedikit 10 orang Karyawan. Kewajiban itu tidak berlaku apabila Perusahaan telah memiliki Perjanjian Kerja Bersama (PKB), yaitu perjanjian antara Serikat Pekerja dan Perusahaan yang di dalamnya mengatur syarat-syarat kerja, serta hak dan kewajiban kedua belah pihak.

Selain mengatur syarat-syarat kerja yang belum diatur dalam peraturan perundang-undangan, Peraturan Perusahaan juga merinci lebih lanjut ketentuan-ketentuan umum yang terdapat dalam peraturan perundang-undangan Ketenagakerjaan. Dalam hal Peraturan Perusahaan mengatur kembali (menegaskan) ketentuan peraturan perundang-undangan, maka ketentuan itu kondisinya harus lebih baik dari peraturan perundang-undangan. Peraturan Perusahaan sekurang-kurangnya memuat :

• Hak dan kewajiban Perusahaan.
• Hak dan kewajiban Karyawan.
• Syarat kerja.
• Tata tertib perusahaan.
• Jangka waktu berlakunya Peraturan Perusahaan.

Dalam satu Perusahaan hanya boleh dibuat satu Peraturan Perusahaan yang berlaku bagi seluruh Karyawan. Jika Perusahaan memiliki cabang, maka selain Peraturan Perusahaan induk yang berlaku bagi semua Karyawan, Perusahaan juga dapat membuat Peraturan Perusahaan turunan yang berlaku khusus bagi Karyawan di masing-masing cabang Perusahaan sesuai dengan kondisi masing-masing Perusahaan cabang. Dalam hal beberapa perusahaan tergabung dalam satu grup, dan masing-masing Perusahaan merupakan badan hukum yang berdiri sendiri-sendiri, maka Peraturan Perusahaan harus dibuat oleh masing-masing Perusahaan itu sebagai badan hukum.

Menyusun Draf Peraturan Perusahaan

Tugas penyusunan Peraturan Perusahaan merupakan tanggung jawab dari Perusahaan. Sebelum disahkan oleh Menteri, penyusunan itu dilakukan oleh Perusahaan dengan memperhatikan saran dan pertimbangan dari Karyawan terhadap draf Peraturan Perusahaan. Karena masukan dari Karyawan itu bersifat “saran” dan “pertimbangan”, maka pembuatan Peraturan Perusahaan tidak dapat diperselisihkan – bila terjadi perbedaan pendapat antara Karyawan dan Perusahaan. Karena sifatnya saran dan pertimbangan, maka Karyawan dapat juga untuk tidak memberikan saran dan pertimbangan tersebut meskipun telah diminta oleh Perusahaan.

Pemilihan wakil Karyawan dalam rangka memberikan saran dan pertimbangannya harus dilakukan dengan tujuan untuk mewakili kepentingan para Karyawan. Pemilihan itu dilakukan secara demokratis, yaitu dipilih oleh Karyawan sendiri terhadap Karyawan yang mewakili setiap unit kerja di dalam Perusahaan. Apabila di dalam Perusahaan telah terbentuk Serikat Pekerja, maka saran dan pertimbangan tersebut diberikan oleh pengurus Serikat Pekerja.

Untuk memperoleh saran dan pertimbangan dari wakil Karyawan, pertama-tama Perusahaan harus menyampaikan naskah rancangan Peraturan Perusahaan itu kepada wakil Karyawan –  atau Serikat Pekerja. Saran dan pertimbangan tersebut harus sudah diterima kembali oleh Perusahaan dalam waktu 14 hari kerja sejak tanggal diterimanya naskah rancangan Peraturan Perusahaan oleh wakil Karyawan. Jika dalam waktu 14 hari kerja itu wakil Karyawan tidak memberikan saran dan pertimbangannya, maka Perusahaan sudah dapat mengajukan pengesahan Peraturan Perusahaan itu tanpa saran dan pertimbangan dari Karyawan – dengan disertai bukti bahwa Perusahaan telah meminta saran dan pertimbangan dari wakil Karyawan namun Karyawan tidak memberikannya.

Pengesahan Menteri

Permohonan pengesahan Peraturan Perusahaan diajukan kepada Menteri melalui pejabat yang ditunjuk. Pengajuan permohonan itu dilakukan dengan melengkapi:

1. 
   
2. Permohonan tertulis yang memuat keterangan mengenai Perusahaan.
3. Naskah Peraturan Perusahaan dalam rangkap 3 yang telah ditandatangani oleh Perusahaan.
4. Bukti telah dimintakan saran dan pertimbangan dari wakil Karyawan.

Setelah Pejabat yang ditunjuk meneliti kelengkapan dokumen-dokumen tersebut, dan dalam naskah Peraturan Perusahaan juga tidak terdapat materi yang bertentangan dengan peraturan perundangan-undangan, selanjutnya Pejabat yang ditunjuk wajib mengesahkan Peraturan Perusahaan. Pengesahan itu dilakukan dengan menerbitkan Surat Keputusan dalam waktu paling lama 30 hari kerja sejak tanggal diterimanya permohonan pengesahan.

Sebaliknya, Jika syarat-syarat itu tidak terpenuhi, maka Pejabat yang ditunjuk akan mengembalikan secara tertulis permohonan pengesahan Peraturan Perusahaan kepada Perusahaan yang bersangkutan dalam waktu paling lama 7 hari kerja sejak diterimanya pengajuan permohonan pengesahan. Pengembalian itu disertai dengan catatan-catatan tentang kelengkapan yang perlu diperbaiki. Perusahaan wajib menyampaikan Peraturan Perusahaan yang telah dilengkapi atau diperbaiki kepada instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan dalam waktu paling lama 14  hari sejak tanggal diterimanya pengembalian Peraturan Perusahaan. Jika Perusahaan tidak memenuhinya sesuai waktu yang telah ditentukan, maka Perusahaan dapat dinyatakan tidak mengajukan permohonan pengesahan Peraturan Perusahaan – sehingga dapat dianggap belum memiliki Peraturan Perusahaan.

Masa Berlakunya Peraturan Perusahaan

Masa berlakunya Peraturan Perusahaan paling lama adalah 2 tahun, dan setelahnya wajib diperbaharui kembali. Selama masa berlakunya peraturan perusahaan, apabila Serikat Pekerja menghendaki untuk diadakannya perundingan Perjanjian Kerja Bersama, maka Perusahaan wajib melayaninya. Namun jika perundingan itu tidak mencapai kesepakatan, maka Peraturan Perusahaan tetap berlaku sampai habis jangka waktunya.