Yuk Simak Cara Bekerja Efektif dan Efisien!

Di era modern yang ditandai dengan perkembangan teknologi yang pesat dan globalisasi, dunia kerja mengalami transformasi yang signifikan. Kemajuan zaman telah mengubah cara kita berinteraksi, berkomunikasi, dan menjalankan pekerjaan sehari-hari. Teknologi digital seperti internet, perangkat mobile, dan aplikasi kolaboratif telah menjadi bagian dari kehidupan profesional yang memungkinkan kita untuk bekerja dari mana saja dan kapan saja. Menurut laporan McKinsey Global Institute, digitalisasi dapat meningkatkan produktivitas global sebesar 1,4% setiap tahunnya. Di tengah kemajuan ini, tuntutan pekerjaan pun semakin kompleks dan tanggung jawab yang harus diemban kian beragam. Perubahan ini tidak hanya membawa peluang baru, tetapi juga tantangan yang menuntut kita untuk terus beradaptasi.

Para profesional kini diharapkan mampu menyesuaikan diri dengan cepat terhadap perubahan yang terjadi, mengelola waktu dengan efektif, serta menjalankan pekerjaan secara efisien tanpa mengorbankan kualitas. Dalam lingkungan kerja yang dinamis dan sering kali penuh tekanan, kemampuan untuk tetap produktif dan fokus menjadi kunci keberhasilan. Menghadapi berbagai proyek dan deadline yang ketat, serta harapan yang tinggi dari atasan dan rekan kerja, memerlukan strategi khusus dan pendekatan yang terencana. Berdasarkan survei dari American Psychological Association, 79% pekerja mengalami stres terkait pekerjaan, yang dapat mempengaruhi produktivitas dan kesehatan mental mereka.

Oleh karena itu, memahami dan menerapkan strategi kerja yang efektif dan efisien menjadi langkah krusial agar dapat tetap produktif dan kompetitif di tengah tekanan dan ekspektasi yang semakin tinggi. Adanya teknologi dan digitalisasi menjadi sarana yang bersifat konstruktif maupun destruktif bagi pekerja. Untuk menanggulangi dampak destruktif dari teknologi dan digitalisasi tersebut, maka diperlukan strategi. Strategi tidak sepenuhnya bergantung pada aspek di luar diri manusia seperti bagaimana cara memanfaatkan teknologi dan perangkat apa yang bisa saya gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan saya. Melainkan strategi dapat ditemukan dalam diri manusia sendiri yang dimulai dengan berpikir strategik.

Tuhan menciptakan tubuh dan pikiran manusia sebagai satu kesatuan sarana yang dapat digunakan untuk menyelesaikan sesuatu. Manusia sebagai ciptaan Tuhan yang dikaruniai akal budi memiliki kelebihan untuk bertindak sesuai yang dipikirkan. Berpikir itu mudah, namun untuk dapat bertindak seperti apa yang sudah dipikirkan merupakan hal yang sulit. Berikut adalah cara menuangkan pikiran untuk ditindaklanjuti agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan lebih menyenangkan dan mudah untuk mencapai tujuan kita.

Monodialisme

Monodialisme merupakan konsep yang didasari oleh Filsafat Yunani Kuno yang salah satunya dicetuskan oleh Parmenides terkait konsep bahwa realitas adalah satu dan tidak terpecah-pecah. Dalam konteks untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja, monodialisme berarti konsep yang mengedepankan penyatuan semua aspek pekerjaan ke dalam satu prinsip atau tujuan dasar yang tunggal. Pendekatan ini berfokus pada integrasi dan konsistensi dalam menjalankan pekerjaan-pekerjaan harian sehingga seluruh upaya dan sumber daya diarahkan untuk mencapai hasil yang maksimal dengan cara yang paling efisien. Dengan mengadopsi pandangan monodialisme, organisasi atau individu dapat memusatkan perhatian mereka pada satu tujuan utama atau misi inti, yang kemudian menjadi panduan dalam semua keputusan dan tindakan.

Monodialisme berkaitan erat dengan fokus terhadap suatu hal. Monodialisme disini dapat digunakan seseorang untuk memfokuskan pikira, energi, perhatian, dan kompetensinya pada satu hal atau satu pekerjaan. Seseorang dapat mencurahkan fokusnya pikirannya untuk mengerjakan satu hal tanpa memikirkan perkerjaan lain di waktu yang sama sehingga tidak ada konflik dalam pikirannya sendiri. Dengan tidak adanya konflik pikiran untuk menyelesaikan hal lain dalam waktu bersamaan, memungkinkan seseorang untuk fokus sepenuhnya menyelesaikan satu pekerjaan. Fokus penuh dalam menyelesaikan pekerjaan tentu akan menjadikan pekerjaan tersebut memiliki hasil yang maksimal. Cara monodialisme dalam melakukan pekerjaan ini menjadi cara yang paling produktif untuk memaksimalkan pekerjaan.

Konsep monodialisme juga membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat, karena semua keputusan dapat diuji berdasarkan seberapa baik mereka mendukung prinsip atau tujuan tunggal tersebut. Dalam situasi di mana sumber daya terbatas, memiliki satu fokus utama membantu memastikan bahwa sumber daya tersebut digunakan secara optimal untuk memberikan dampak terbesar.engan menyederhanakan kompleksitas dan memfokuskan upaya pada satu tujuan, karyawan dapat bekerja dengan lebih jelas dan terarah, mengurangi kebingungan dan stres yang sering muncul dari multitasking atau prioritas yang bersaing. Ini tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga meningkatkan kepuasan kerja karena setiap individu memahami bagaimana kontribusi mereka selaras dengan tujuan keseluruhan organisasi.

Empat Metode Penyelesaian (4P)

Cara untuk menghadapi pekerjaan dengan efektif dan efisien selanjutnya yaitu Empat Metode Penyelesaian (4P) yang membagi pekerjaan ke dalam empat bagian yaitu Penyelesaian, Penghapusan, Pendelegasian, dan Penangguhan. Metode ini menekankan pada skala prioritas dalam menghadapi suatu pekerjaan. Cara ini memerlukan penilaian yang cermat terhadap semua pekerjaan yang ada, menentukan mana yang memiliki tenggat waktu paling ketat, serta mana yang memiliki konsekuensi terbesar jika tidak diselesaikan segera.

Pertama bagian Penyelesaian merupakan cara untuk menyelesaikan pekerjaan yang perlu diselesaikan dengan segera. Penyelesaian pekerjaan tersebut erat kaitannya dengan prioritas pekerjaan yang paling mendesak untuk diselesaikan pertama kali. Dalam konteks ini, penyelesaian berkaitan erat dengan manajemen prioritas, di mana pekerjaan yang paling mendesak harus mendapatkan perhatian pertama.

Kedua, bagian Penghapusan merupakan bagian yang mengeliminasi atau menghapus pekerjaan yang tidak seharusnya kita kerjakan. Penghapusan pekerjaan ini dapat dilakukan apabila suatu pekerjaan tersebut berada di luar job desc maupun kompetensi seseorang. Langkah ini sangat penting dalam menjaga fokus dan efisiensi, karena pekerjaan yang tidak sesuai dengan job description (deskripsi pekerjaan) atau kompetensi seseorang dapat menghambat produktivitas dan mengurangi kualitas hasil kerja. Hal ini tidak hanya menghindarkan individu dari beban kerja yang tidak perlu, tetapi juga memastikan bahwa pekerjaan-pekerjaan tersebut diserahkan kepada pihak yang lebih kompeten dan memiliki kualifikasi yang sesuai. Untuk menghapuskan pekerjaan ini perlu juga untuk dikoordinasikan dengan pihak terkait yang sesuai dengan kualifikasi untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Ketiga, bagian Pendelegasian merupakan cara menyelesaikan pekerjaan dengan memberikan suatu pekerjaan atau tanggung jawab kepada orang lain yang kompeten untuk menerima pekerjaan atau tanggung jawab tersebut. Pendelegasian bukan sekadar memindahkan pekerjaan dari satu orang ke orang lain, tetapi juga melibatkan penilaian yang cermat untuk memastikan bahwa pekerjaan diberikan kepada individu yang paling tepat berdasarkan keahlian dan kapasitas mereka. Dalam pendelegasian ini dapat melatih leadership seseorang untuk mengalisis siapakah orang yang tepat untuk diberikan suatu pekerjaan atau tanggung jawab. Melalui pendelegasian ini memberikan kesempatan kepada kita untuk menyelesaikan beberapa pekerjaan dengan bantuan orang lain yang diberikan delegasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Keempat, bagian Penangguhan merupakan cara yang berkaitan juga dengan prioritas suatu pekerjaan. Pada cara ini, menangguhkan suatu pekerjaan berarti menunda pengerjaan suatu pekerjaan dengan batas waktu yang telah ditentukan. Pendekatan ini memerlukan pertimbangan yang matang mengenai pekerjaan mana yang dapat ditunda tanpa menimbulkan dampak negatif yang signifikan, serta pemahaman yang jelas mengenai prioritas dan urgensi setiap pekerjaan yang ada. Penundaan ini juga harus dilakukan dengan memperhatikan faktor-faktor eksternal dan internal yang dapat mempengaruhi kelancaran proses pengerjaan pekerjaan setelah penangguhan berakhir.

Tentukan Prioritas Pekerjaan

Dengan banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan, penting untuk mengidentifikasi beberapa pekerjaan yang paling penting. Melalui indentifikasi pekerjaan tersebut dapat memudahkan kita untuk fokus mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tersebut. Dalam mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan tersebut perlu mempertimbangkan berbagai hal mulai dari urgensi, kompleksitas, dan dampak dari pekerjaan mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu.

Urgensi adalah aspek utama yang harus dipertimbangkan. Pekerjaan-pekerjaan yang memiliki batas waktu ketat dan tidak bisa ditunda harus menjadi prioritas utama. Keterlambatan dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan ini bisa berakibat fatal, seperti kehilangan peluang penting atau penurunan kualitas kerja yang signifikan. Kedua, kompleksitas pekerjaan juga merupakan faktor yang harus dievaluasi secara kritis. Menghadapi pekerjaan yang kompleks dengan strategi yang matang akan memastikan bahwa kita memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikannya dengan baik. Ketiga, dampak dari setiap pekerjaan harus diperhitungkan. Tidak semua pekerjaan memiliki pengaruh yang sama terhadap tujuan jangka panjang atau hasil akhir suatu pekerjaan. Dengan mengelola beban kerja secara cerdas, kita dapat menghindari perasaan kewalahan dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Hindari Multitasking

Multitasking sering kali didefinisikan sebagai kemampuan untuk menangani banyak pekerjaan secara bersamaan dan dianggap sebagai keterampilan yang berharga. Namun berbagai penelitian menunjukkan bahwa multitasking justru dapat memberikan dampak negatif yang signifikan terhadap kinerja dan produktivitas seseorang.

Sebuah penelitian di Standford University menemukan bahwa orang yang sering melakukan banyak pekerjaan pada waktu bersamaan cenderung memiliki kinerja lebih rendah pada pekerjaan yang memerlukan konsentrasi tingkat tinggi dibandingkan orang yang fokus pada satu pekerjaan pada satu waktu. Selain itu, multitasking telah terbukti mengurangi efisiensi dan kualitas kinerja kerja karena otak manusia tidak dirancang untuk beralih dengan cepat di antara pekerjaan-pekerjaan kompleks. Hal tersebut dibuktikan dengan sebuah laporan dari Harvard Business Review menyatakan bahwa multitasking dapat mengurangi produktivitas hingga 40%. Hal tersebut dikarenakan setiap kali seseorang beralih pekerjaan, ada waktu yang dihabiskan untuk menyesuaikan kembali fokus dan mengingat di mana kita berada sebelumnya, yang menghambat alur kerja yang lancar.

Cara-cara tersebut tidak hanya dapat diimplementasikan dalam konteks pekerjaan tetapi juga dapat diimplementasikan sebagai konsep dalam mengemban tanggung jawab. Akan terlalu lelah apabila kita hanya bekerja keras tanpa kerja cerdas. Oleh karena itu kita perlu kerja cerdas dengan berpikir strategik dalam menghadapi setiap pekerjaan maupun tanggung jawab yang kita milikiDengan menerapkan empat cara diatas dapat membantu kita untuk bekerja secara efektif dan efisien dengan lebih menyenangkan dan mudah untuk mencapai tujuan kita.

Laurentius David Ardian Putra