Seorang guru membawa sebuah gelas yang berisi batu-batuan, yang terdiri dari beberapa batu besar dan sisanya batu-batu kecil. Kemudian sang guru menyuruh murid-murid untuk membongkar gelas itu dan menatanya ulang. Dua orang murid mencobanya namun tak berhasil karena gelas tersebut tidak muat diisi semua batu. Akhirnya sang guru menyuruh salah seorang murid tadi serta memberi perintah, untuk mengisi gelas dengan batu besar dulu kemudian sisanya diisi dengan semua batu kecil. Alhasil gelas itu terisi semua batu. Lalu sang guru berkata, “Gelas ibarat dengan waktu, sedangkan Batu ibarat dengan kegiatan atau aktivitas. Setiap orang punya aktivitas utama dan penting serta aktivitas yang tidak mendesak. Bila hidup ini sudah diisi dengan aktivitas tidak mendesak terlebih dahulu maka bisa dipastikan bahwa aktivitas penting atau utama tidak akan tercapai karena sudah kehabisan tempat (waktu dan energi). “
Kita semua di beri waktu yang sama, yaitu 24 jam sehari. Tak ada yang mendapatkan waktu lebih atau kurang dari 24 jam. Namun dengan waktu yang sama, ada seseorang yang bisa menyelesaikan setiap tugas, pekerjaan, aktivitas serta hobi dengan baik bahkan masih bisa meluangkan waktu bersama teman, rekan atau keluarga. Sedangkan sebagian besar lagi, ada banyak aktivitas yang belum selesai bahkan sampai di lanjutkan esok hari. Padahal sudah fokus, sibuk dan memberikan seluruh waktu berada di sana. Pernahkah kita mengalami situasi seperti ini?
Menghabisakan hari dalam hiruk pikuk aktivitas yang tidak tertata seringkali terlihat sibuk, namun hasilnya kurang memuaskan, karena membagi perhatian dengan banyak tugas yang berbeda. Sibuk tidak sama dengan produktif. Mereka yang bisa menyelesaikan tugas dan aktivitas dengan tepat waktu , mempunyai kemampuan mengatur waktu dengan baik. Dibutuhkan pengelolaan dan penerapan penggunaan waktu dengan sangat baik. Dengan banyaknya tugas atau aktivitas, perlu dilakukan prioritas pekerjaan mana yang lebih penting (urgent) daripada yang tidak terlalu penting (bisa dikerjakan setelahnya). Ada metode Eisenhower yang membagi kuadran menjadi 2 jenis masalah, yang mendesak dan yang penting. Kuadran ini di bagi menjadi 4 dan pengelompokannya hampir sama dengan analisis ABC. Pengelompokan berdasarkan kriteria berikut :
A – Tugas yang dianggap mendesak dan penting, misal : krisis, tenggat waktu, masalah
B – Tugas yang penting tapi tidak mendesak, misal : hubungan, perencanaan, rekreasi
C – Tugas yang tidak penting tapi mendesak, misal : interupsi, rapat, aktivitas
D – Tugas yang tidak penting dan tidak mendesak , misal : pemborosan waktu, aktivitas menyenangkan, hal-hal sepele.
Pada pengelompokan C, tugas bisa didelegasikan atau dipercayakan dan diserahkan pada orang lain. Sedangkan pada pengelompokan D, tugas bisa ditunda atau dihilangkan sesuai dengan waktu yang memungkinkan.
Metode ini dapat kita praktekkan dalam kehidupan sehari-hari, misalnya, untuk aktivitas esok hari dengan membuat daftar kegiatan dan jadwal. Awalnya kita mendata apa saja yang menjadi jadwal harian atau rutin setiap hari, jadwal mingguan rutin yang diadakan esok hari, jadwal dadakan yang sudah pasti dilakukan esok hari, kegiatan apa yang akan kita lakukan (menyangkut hobi atau kesukaan). Susun semua dengan prioritas analisis ABCD. Usahakan untuk (Group A) dilakukan dan dikerjakan dahulu, selanjutnya yang mendesak (group C), bila bisa didelegasikan(dipercayakan pada orang lain yang mengerjakan) tak mengapa di delegasikan, karena waktu yang kita punya di (group C) bisa dimanfaatkan untuk hal-hal lain, misalnya lanjut mengerjakan Group B. Baru kemudian, kita mengerjakan tugas atau aktivitas yang penting tapi tidak mendesak untuk di kerjakan (Group B). Bila ada sisa waktu bisa mengerjakan aktivitas yang tidak penting dan tidak mendesak (Group D) namun bila tida ada sisa waktu maka Group D dapat ditunda serta dilakukan lain waktu. Lalu bagaimana bila di hari itu ada tugas atau aktivitas di luar perencanaan kita (dadakan)? Kita dapat memodifikasi jadwal. Syaratnya, tetap kelompokkan termasuk tugas atau aktivitas yang penting dan mendesak sesuai analisis ABCD.
Ketika kita masih pemula menerapkan prioritas analisis ABCD, keberhasilan dalam mengelola waktu tak serta merta mengiringi kita, kadang ada group B atau C yang belum dapat diselesaikan sesuai dengan perencanaan. Namun tak menjadi masalah, semua membutuhkan proses. Bila tetap rajin memprioritaskan tugas atau aktivitas, maka kebiasaan menggunakan waktu dengan baik akan membuahkan hasil. Dengan pengelolaan waktu yang baik, justru menjadikan kita semakin disiplin, lebih rapi dan terorganisir, menjadi lebih percaya diri, mengurangi kadar stress dan kecemasan karena telah menyelesaikan tugas dengan baik serta mempunyai waktu bersama keluarga, sahabat dan kerabat lain, serta sehat secara fisik, karena tidak bekerja seharian penuh yang menguras energi.
Namun, beberapa faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan waktu menjadi tidak efektif, antara lain :
✓ Kebiasaan seperti suka menunda-nuda atau malas mengerjakan bila tidak deadline.
Ada mitos mengatakan, bahwa “detik-detik terakhir membuat ide-ide semakin muncul”. Alih-alih membuat stress dan cemas berlebih, membuat kita mengerjakan sesuai ide yang saat itu muncul sehingga cenderung melakukan aktivitas dan mengumpulkan tugas dengan apa adanya.
✓ Harapan yang tinggi dari nilainya (Perfeksionist)
Melakukan dan mengerjakan yang terbaik itu perlu dan goal yang akan dituju. Namun sampai detail sekecil-kecilnya di luar kriteria yang dibutuhkan, akan menghabiskan energi serta waktu. Karena melebihi nilai atau standar yang diminta serta tak akan digunakan sehingga percuma terbuang sia-sia.
✓ Kurangnya kejelasan tentang tugas.
Perlu untuk menanyakan atau meminta penjelasan ulang, tentang bagaimana standart tugasnya, apa yang menjadi tujuan dan acuan tugas, rencana hasil yang di harapkan seperti apa, apabila tugas diberikan oleh atasan. Sehingga saat mengerjakan tugas, tau gambaran besarnya dan tidak bingung mempersepsikan hasil yang ingin dicapai oleh atasan. Namun bila menyangkut tugas pribadi, tanyakan pada diri sendiri tujuan apa yang ingin dicapai, sehingga dapat memberi gambaran dalam perencanaannya dan pelaksanaannya.
✓ Terlalu melindungi pekerjaan
Ada tugas atau pekerjaan yang membutuhkan teamwork atau kerjasama dengan oranglain. Mengerjakan pekerjaan team yang dikerjakan sendiri tentu akan melelahkan serta menguras energi di mana hasilnya kurang memuaskan karena hanya pemikiran atau ide satu orang saja. Namun bila dilakukan bersama-sama maka akan banyak ide(pemikiran) dan pekerjaan cepat selesai karena bergotong royong, di mana nanti hasilnya akan dinikmati semua tim. Berusaha untuk memilah mana pekerjaan personal maupun tim sangat diperlukan, jangan sampai kita rakus pekerjaan yang akhirnya akan menyulitkan diri kita sendiri. Di samping itu, juga perlu untuk mendelegasikan (mempercayakan) sebuah pekerjaan bila itu menyangkut team, sebagai sarana pembelajaran bagi penerima tugas dan pemberian kepercayaan sang pemberi tugas.
✓Rasa bersalah karena tidak memenuhi tujuan dan selanjutnya menghindari tugas.
Setiap tugas yang di berikan, tentunya sudah diusahakan untuk dikerjakan dengan yang terbaik. Apabila kita sudah melakukan yang terbaik dan tidak sesuai dengan harapan maka kita juga harus siap untuk menerima masukan dan saran serta berusaha memperbaiki tugas tersebut. Tidak semua hal bisa langsung sempurna, banyak hal yang membutuhkan proses dan perbaikan sampai mencapai hasil yang maksimal dan sempurna. Memiliki pemikiran yang mau belajar dan berubah menjadi lebih baik, akan memudahkan kita mengerjakan sesuatu serta mempunyai sikap lapang dada untuk di beri masukan dan saran. Dan tanpa sadar, hal ini bisa mempengaruhi karakter kita menjadi pribadi yang rendah hati dan lapang dada serta pembelajar sejati.
Waktu tak dapat kembali, apa yang sudah terjadi dan lalu tak dapat di tarik kembali. Hanya ada kesempatan waktu saat ini yang dapat kita gunakan dengan sebaik-baiknya. Waktu di masa mendatang pun juga masih misteri karena milik Sang Pencipta. Memang dalam kehidupan banyak tugas, aktivitas dan kegiatan yang mewarnai keseharian namun pengelolaan waktu yang baik dengan perencanaan prioritas, akan sangat berguna bagi kesehatan diri sendiri, hubungan dengan keluarga, teman dan kerabat , serta juga hubungan dengan Sang Pencipta. Mari kita mengelola waktu dengan baik, melalui waktu yang telah di percayakan Sang Pencipta kepada kita, dengan hal-hal yang baik dan berguna.
Sumber :
https://en.wikipedia.org – manajemen waktu
https://www.gramedia.com – manajemen waktu : pengertian, karakteristik dan caranya
