Lakukan "Change Management" Sebelum Bisnis Terpuruk

Organisasi yang sudah tua dan lamban akan terlambat mengikuti perubahan lingkungan bisnis.

Disrupsi teknologi yang ditandai dengan hadirnya gawai pintar dan penetrasi internet tengah membawa perubahan perilaku masyarakat, yang biasanya dilakukan secara luring kini aktivitas dapat dilakukan secara daring.

Pilihan media sosial yang beragam menjadikan masyarakat menggemari aplikasi tersebut. Mulai dari sekadar mengunggah aktivitas sehari-hari hingga digunakan untuk tempat promosi barang.

Munculnya perusahaan e-commerce atau perdagangan elektronik telah mewarnai dunia bisnis dengan berbagai penawaran produk dan layanan. Tidak dapat dihindari sebagian masyarakat telah berubah gaya belanja ke media elektronik tersebut.

Lingkungan bisnis dan perilaku konsumen banyak mengalami perubahan. Ia memaksa organisasi bisnis berubah. Perusahaan yang terlambat melakukan perubahan akan kalah bersaing dan terpuruk.

Menghadapi realitas tersebut organisasi harus mengubah sumber daya dan sarana secara efektif agar dapat memenangkan pasar dan mencapai tujuan organisasi. Pendekatan perubahan tersebut dikenal dengan istilah change management atau manajemen perubahan.

Pengertian Change Management

Change Management menurut John Kotter (2011) adalah suatu pendekatan untuk mengubah individu, tim, dan organisasi kepada kondisi masa depan yang diinginkan.

Sedangkan Wibowo (2012) berpendapat bahwa manajemen perubahan adalah suatu proses yang dibuat secara sistematis dalam menerapkan sarana, sumber daya dan pengetahuan yang dibutuhkan dalam memengaruhi perubahan pada mereka yang akan terkena efek dari proses tersebut.

Manajemen perubahan tidak lain bertujuan untuk mempertahankan kelangsungan organisasi bisnis, menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan bisnis dan memperbaiki manajemen agar efektif dan dapat memenangkan persaingan.

Info grafis change management (sumber Konsultan-hrd.com)

Tingkatan Change Management

Sesuai dengan pengertian manajemen perubahan di atas maka yang menjadi fokus perubahan ada 3 yaitu individual change, organization change dan company capability change.

• Individual Change

Masing-masing karyawan mungkin telah mengalami perubahan, namun bukan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Pada tahapan ini manajer berperan penting dalam mengidentifikasi karyawan dan menentukan perubahan dengan pembinaan dan pelatihan yang tepat.

• Organization Change

Pada tingkatan ini manajer melakukan evaluasi mengenai efektivitas organisasi. Apakah sudah menempatkan karyawan pada tempat yang tepat. Ataukah organisasi terlalu gemuk atau sebaran karyawan ahli tidak merata? Manajer dapat melakukan perombakan disesuaikan dengan tuntutan bisnis.

• Company Capability Change

Perubahan pada kemampuan perusahaan, mengukur apakah perusahaan mampu beradaptasi dengan lingkungan bisnis. Hal-hal apa saja yang harus dibenahi mulai dari produksi, distribusi dan pemasaran. Manajer harus mengetahui letak kelemahannya dan membuat perubahan yang tepat.

Terdapat 8 Langkah Change Management

Info grafis Kotters 8 step model (sumber lidemodel.com)

Dr. John P. Kotter dari Harvard Business School dalam bukunya yang berjudul "Leading Change" (1996), menegaskan 8 langkah yang dilakukan dalam change management:

• Create Urgency

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menciptakan urgensi atau sesuatu yang mendesak. Hal-hal apa saja yang menyebabkan organisasi melakukan manajemen perubahan.

Pelajari ancaman dari luar atas bisnis yang dilakukan, dalami perubahan apa saja yang terjadi dalam lingkungan bisnis. Selain itu lihatlah peluang yang ada.

• Form a Powerful Coalition

Pembentukan koalisi yang kuat dalam organisasi dengan melibatkan para pemimpin, karyawan ahli dan semua potensi yang ada.

Lakukan evaluasi kemahan-kelemahan dalam organisasi dan susunlah langkah-langkah cara mengatasinya. Ketahui juga kelebihan yang ada sebagai kekuatan untuk meraih peluang pasar.

• Create a Vision for Change

Langkah berikutnya adalah menciptakan visi untuk perubahan. Sebenarnya visi sudah ada dalam organisasi, namun terkadang sudah tidak sesuai dengan perubahan lingkungan bisnis.

Galilah visi baru yang sesuai dengan perubahan itu, rumuskan visi secara sederhana sebagai dasar untuk membuat strategi perubahan.

• Communicate the Vision

Sesudah visi ditemukan maka langkah selanjutnya komunikasikan visi tersebut secara berulang dan terus menerus. Jika perlu adakan diskusi dan pelatihan untuk mempertajam visi.

Visi yang baru hendaknya dilakukan pada semua lini organisasi. Gunakan visi untuk memecahkan masalah yang dihadapi dan mencari solusi.

• Remove Obstacles

Hilangkan hambatan yang ada. Dalam melakukan perubahan ada saja yang dapat menghambat baik dari karyawan maupun unsur pendukungnya. Kemudian hilangkan hambatan itu.

Lakukan identifikasi apa saja yang menghambat proses bisnis dan berikan tindakan yang proporsional. Berikan apresiasi bagi mereka yang berkontribusi positif terhadap organisasi.

• Create Short-Term Wins

Langkah ke enam adalah buatlah kemenangan jangka pendek. Selain target jangka panjang buatlah target jangka pendek mungkin 1 bulan, 3 bulan atau 1 semester.

Target jangka pendek akan memotivasi karyawan untuk segera menikmati kemenangan. Berikan hadiah kepada karyawan yang mencapai target.

• Build on the Change

Target jangka pendek menjadi alat ukur keberhasilan, dan kesempatan untuk membangun perubahan mencapai target jangka panjang.

Perusahaan sebaiknya melakukan perbaikan secara terus menerus dan itu menjadi tekad seluruh lini dan karyawan.

• Anchor the Changes in Corporate Culture

Langkah yang terakhir adalah jangkar perubahan dalam budaya perusahaan. Perubahan apa pun yang dilakukan harus mengacu pada budaya organisasi.

Perubahan hendaknya memperkuat budaya organisasi dan perlu dukungan dari semua pihak. Karena tanpa dukungan maka perubahan sulit terwujud.

---

Perubahan lingkungan bisnis yang cepat, menuntut organisasi berubah dan bertindak cepat melakukan terobosan-terobosan. Organisasi yang terlambat berubah akan ditinggalkan pelanggannya.

Perubahan dan perbaikan harus dilakukan secara terus menerus dan berkelanjutan. Organisasi hendaknya terdiri dari SDM unggul yang mampu mengantisipasi, menganalisis dan beradaptasi dengan lingkungan bisnis.

Kolaborasi internal menjadi bagian penting untuk memperkuat organisasi. Namun jika perlu lakukan kolaborasi dengan eksternal perusahaan dan semua dilakukan dengan berpijak pada budaya organisasi dan visi baru organisasi. (KB)

Rujukan:

• Accurate.id
• Maxmanroe.com
• Accipio.com