Rapat Tidak Efektif? Gunakan 10 Cara Ini

Rapat tidak dapat dipisahkan dari organisasi bisnis. 

Ia merupakan bagian dari proses bisnis. Rapat begitu penting karena dapat menghasilkan ide-ide baru untuk kemajuan bisnis.

Sering kali hasil rapat tidak sesuai dengan ekspektasi karena pemimpin rapat tidak dapat menjelaskan topik kepada peserta. Selain itu tidak mempersiapkan rapat dengan baik.

Pemimpin rapat memegang peranan penting, untuk memastikan rapat berjalan lancar dan menghasilkan keputusan yang baik. Untuk itu dibutuhkan beberapa kiat dalam memimpin rapat :

Persiapan Sebelum Rapat

Berikut ini beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum rapat diselenggarakan:

#1. Persiapan Rapat

Pemimpin rapat harus mempersiapkan rapat yaitu dengan menentukan topik. Kuasai topik dengan baik dan dapat mencari informasi dari rekan kerja atau bawahan untuk memberikan wawasan.

Jika perlu susunlah dalam format power point untuk presentasi. Minimal tuliskan poin-poin pada buku agenda, agar pembahasan tidak menyimpang dari topik.

#2. Peserta Rapat

Tentukan peserta rapat siapa saja yang berkepentingan dengan topik yang akan di bahas. Misalnya topik meningkatkan penjualan selama bulan puasa, bisa saja mengundang bagian keuangan karena menyangkut biaya dan produksi terkait dengan jumlah produksi.

Jangan sampai ada departemen yang terlupa untuk diundang, karena rapat tidak akan efektif dan bisa berakibat orang lain tersinggung.

#3. Membuat Undangan

Usahakan undangan jangan terlalu mendadak supaya ada kesempatan peserta untuk mempersiapkan diri. Jangan lupa cantumkan topik dan data apa yang harus dibawa peserta, misalnya jumlah cash in dan jumlah produksi selama bulan puasa.

Alangkah baiknya satu hari sebelum pelaksanaan diingatkan kembali agar tidak lupa, sekaligus untuk memastikan (konfirmasi) kehadiran.

#4. Tempat dan Akomodasi

Pemimpin rapat memberitahukan kepada bagian umum untuk menyiapkan rapat. Meliputi ruangan, tempat duduk, proyektor, papan tulis dan sebagainya.

Siapkan hidangan minum dan snack jika perlu, hal ini sebagai bentuk penghormatan kepada peserta.

Pelaksanaan Rapat

Setelah pemimpin menyiapkan persiapan rapat, maka tibalah saatnya untuk memimpin rapat. Beberapa hal yang harus diperhatikan :

#1. Pembukaan

Dalam pembukaan sampaikan salam kepada peserta, dan ucapan terima kasih atas kehadirannya.

Jelaskan latar belakang dan tujuan rapat dalam topik yang akan di bahas. Kemudian beritahukan tata cara rapat, misalnya pemimpin rapat melakukan presentasi terlebih dahulu, lalu memberikan kesempatan peserta memberikan masukan atau sebaliknya.

Tentukan notulen rapat untuk menulis jalannya rapat, bila perlu membuat rekaman sebagai dokumentasi. Kemudian beritahu durasi rapat misalnya 90 menit. Sebaiknya pemimpin rapat sudah hadir 15 hingga 30 menit sebelum rapat dimulai.

#2. Interaktif

Rapat yang dibangun jangan satu arah dari pemimpin rapat kepada peserta. Namun, rapat yang baik adalah interaktif dua arah, agar rapat menjadi hidup.

Galilah sebanyak-banyaknya dari peserta untuk memberikan masukan, karena tidak semata-mata ide dari pemimpin rapat.

#3. Etika Rapat

Menjaga untuk tidak memotong pembicaraan karena tidak etis. Namun, jika terpaksa harus menghentikan pembicaraan lakukan dengan sopan dan jangan membuat tersinggung.

Setiap peserta dalam memberikan tanggapan sebaiknya melalui pemimpin rapat terlebih dahulu supaya berjalan tertib dan menghindari terjadinya debat antar peserta.

#4. Objektif, Menghargai dan Terbuka

Pemimpin rapat harus objektif, jika memang pendapatnya kurang tepat maka siap untuk menggunakan pendapat dari orang lain.

Hargailah pendapat-pendapat dari peserta walaupun mungkin kurang berbobot dan terbuka menerima masukan dari semua peserta.

#5. Buatlah Kesimpulan

Apabila semua peserta sudah memberikan masukan, maka langkah selanjutnya membuat keputusan rapat. Bacakan keputusan rapat dan apakah masih ada revisi dari peserta.

Sebutkan implementasi dari keputusan tersebut dan berikan target waktu. Jika ada rapat lanjutan untuk evaluasi tentukan kapan waktunya walaupun secara tentatif.

#6. Penutup

Ucapkan terima kasih atas partisipasi para peserta dan permohonan maaf atas kekurangannya sebagai pemimpin rapat. Berikan harapan-harapan mengenai kemajuan organisasi.

***

Memimpin rapat merupakan seni dan keahlian yang harus dilatih. Manfaatkan setiap kesempatan baik sebagai peserta maupun pemimpin rapat sebagai ajang untuk berlatih. Lakukan evaluasi dan perbaiki diri.