Mahasiswa KKNT FIA UB Membantu Tata Kelola Administrasi Desa Gunungronggo

Mahasiswa KKNT FIA UB Membantu Tata Kelola Administrasi Desa Gunungronggo. Mahasiswa KKNT FIA UB Kelompok 14 membantu tata kelola administrasi Desa Gunungronggo dalam hal pembuatan papan struktur pemerintahan desa, papan peta administratif desa, dan digitalisasi arsip desa.

Dalam sebuah desa dibutuhkan pemerintahan untuk mengurus setiap hal yang berkaitan dengan desa. Struktur pemerintahan desa terdiri dari beberapa tingkatan yang setiap tingkatannya memiliki porsinya sendiri. Di Desa Gunungronggo sendiri struktur pemerintahan desa terdiri dari Kepala Desa; Sekretaris Desa yang membawahi Kepala Urusan Keuangan, Kepala Urusan Perencanaan, dan Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum; Kepala Seksi Pemerintahan; Kepala Seksi Kesejahteraan; Kepala Seksi Pelayanan; Selain itu juga terdapat Kepala Dusun Argomulyo 1-4.

Peta administratif desa merupakan data teknis yang sangat diperlukan dalam suatu desa untuk mengetahui letak dan batas suatu wilayah. Peta administratif desa juga memuat sarana seperti jalan, balai desa, batas wilayah desa, batas dusun, dan tempat penting lainnya.

Pembuatan struktur pemerintahan dan peta administratif desa dilakukan selama 2 minggu, tahap pertama adalah pengumpulan data struktur pemerintahan dan batas wilayah administratif Desa Gunungronggo, lalu dilanjutkan dengan pembuatan papan struktur pemerintahan desa menggunakan spanduk yang dibingkai dengan kayu, selanjutnya pada tahap terakhir dilakukan pemasangan papan struktur pemerintahan  dan peta desa di balai Desa Gunungronggo.

Dokpri

Selanjutnya Mahasiswa KKNT FIA UB membantu untuk melakukan digitalisasi arsip data desa. Dalam arsip tersebut terdapat beberapa data yaitu seperti SKCK, Surat Kematian, Surat Tanah, Surat Keterangan Domisili, Surat Keterangan Miskin, Surat Keterangan Ahli Waris. Dalam pelaksanaannya, program kerja ini memakan waktu tiga hari. 

Program kerja ini bertujuan untuk memisahkan beberapa surat keterangan yang ada dan mengurutkan berdasarkan tahun pengajuan pembuatan tersebut. Pelaksanaan program arsip tersebut dilakukan dengan berkoordinasi dengan perangkat desa.

Arsip memiliki tiga jenis yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi arsip adalah semua pengurusan surat baik surat masuk maupun surat keluar, mulai dari penerimaan atau pengiriman surat, pencatatan, pengarahan sampai penyimpanan dilakukan secara tersentral di unit kearsipan atau tata usaha. 

Desentralisasi adalah pengelolaan arsip mulai dari pengurusan surat masuk dan surat keluar sampai kepenyimpanannya dilakukan setiap unit dalam organisasi, sehingga setiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan yang diperlukan oleh lingkungannya. 

Sementara itu Gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi merupakan pengelolaan arsip dinamis aktif dikelola di masing-masing unit kerja secara desentralisasi dan arsip dinamis inaktif di sentral arisp atau unit kearsipan secara sentralisasi. 

Pada desa gunungronggo menggunakan jenis arsip sentralisasi, dimana pengurusan surat masuk mulai dari penerimaan, pencatatan, pengarahan dan pengendalian, pendistribusian ke unit pengolah dan penyimpanan dilakukan secara terpusat di Kepala Urusan Umum.