KKN UM Gelar Upaya Penyelamatan Dokumen di Kantor Desa Cepoko

Kuliah Kerja Nyata (KKN) termasuk program agenda tahunan yang diadakan universitas agar mahasiswa turut memberikan solusi di tengah- tengah hiruk pikuk masyarakat. 

Dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi juga telah disebutkan tentang letak dan posisi mahasiswa, yaitu sebagai seseorang yang berkepribadian positif, berilmu pengetahuan, dan bernalar tinggi untuk senantiasa mengabdikan diri kepada masyarakat. 

Kuliah kerja nyata merupakan komponen keilmuan, teknologi dan seni secara aplikatif guna membantu kehidupan masyarakat, utamanya di pedesaan. Berdasarkan wawancara tidak terstruktur kepada staff  desa Cepoko yaitu Bapak Rizki menunjukkan bahwa di desa Cepoko tepatnya di balai desa Cepoko untuk sistem penyimpanan surat ataupun dokumen masih dilakukan secara konvensional, apabila ada surat yang masuk maka akan segera ditindaklanjuti setelah itu akan disimpan secara manual menggunakan sistem tanggal. 

"Kami sangat senang sekali apabila mendapatkan aplikasi elektronik arsip karena sebelum-sebelumnya hanya mendapatkan sosialisasi saja tanpa ada bentuk fisik aplikasi yang diberikan"  Ujar salah satu perangkat desa Cepoko. Oleh karena itu digitalisasi arsip desa perlu dilakukan untuk menghindari risiko-risiko seperti kehilangan ataupun arsip rusak.

Arsip elektronik adalah suatu sistem atau tata cara pengumpulan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi berbasis web atau aplikasi yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali. 

Pada dasarnya konsep arsip elektronik  sama dengan arsip konvensional. Pada dasarnya arsip elektronik juga mempunyai kabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran arsip yang telah dikonvensi ke dalam bentuk file digital. 

Kegiatan tersebut dilaksanakan pada 21 Juni 2019 yang berlokasi di balai desa Cepoko. Kegiatan dilakukan dengan 3 tahap yaitu tahap pertama adalah sosialisasi untuk tahap kedua dan ketiga adalah pelatihan kepada staff yang bersangkutan. 

Aplikasi yang digunakan adalah E- arsip AndiSoft yang merupakan karya salah satu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang yang merupakan dosen mata kuliah Kearsipan Elektronik Bapak Andy Basuki.

Proses pelatihan sosialisasi E-arsip yang diadakan oleh mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang ini bertujuan untuk mengedukasi bahwa arsip tidak hanya disimpan dengan sistem manual saja tetapi juga bisa disimpan dalam bentuk elektronik. 

Bisa dikatakan bahwa E-arsip merupakan komputerisasi dari arsip manual. Selain mengedukasi,  sosialisasi ini juga memberikan pelatihan menggunakan aplikasi E-arsip guna aplikasi tersebut dapat digunakan berkelanjutan di Desa Cepoko

dokpri

dokpri