Menuju Tunjungtirto Canggih, Mahasiswa MBKM-MD UM Membuat Layanan Administrasi Online Bagi Masyarakat dengan Telegram Bot

Desa Tunjungtirto adalah sebuah desa di wilayah Kecamatan Singosari, Kabupaten Malang, Provinsi Jawa Timur. Sebagian besar wilayahnya terletak di sebelah utara jalan raya yang menghubungkan Kota Batu dan Kabupaten Malang. Desa Tunjungtirto merupakan salah satu dari 17 desa yang berada di Kecamatan Singosari dengan wilayahnya yang terbagi dalam 8 dusun, 13 RW dan 60 RT dengan penduduk kurang lebih 11.000 jiwa. 

Dengan jumlah RT dan RW yang ada, Desa Tunjungtirto juga memiliki Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM). UMKM sendiri adalah kegiatan yang dilakukan oleh perorangan atau kelompok yang bertujuan untuk mensejahterakan individu maupun kelompoknya. 

Desa Tunjungtirto memiliki sejumlah UMKM yang beroperasi sampai saat ini, antara ;ain Opak gambir di Dusun Bunder RW01, Bunga akrilik di Dusun Bunder RW 01, Dupa bakar di Dusun Juwet RW 02, Anyaman sintetis di Dusun Bodosari RW 06, Handy craft di Dusun Gembrung RW 07, Kerajinan gerabah di Dusun Losawi RW 08, Aneka keripik di Dusun Losawi RW 09, dan Telur asin di Dusun Gebyak RW 13.

Banyaknya jumlah penduduk serta potensi yang dimiliki oleh Desa Tunjungtirto, menjadikan desa memerlukan layanan administrasi desa yang lebih tertata dan efisien untuk memudahkan seluruh jajaran masyarakat Desa Tunjungtirto. Oleh karena itu dibuatlah inovasi berupa Layanan MINTO (Administrasi Tunjungtirto) untuk memudahkan masyarakat dalam proses pengurusan surat.

Pembuatan aplikasi Administrasi Tunjungtirto (MINTO) dilakukan dengan beberapa tahapan, antara lain persiapan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, penutupan, dan evaluasi kegiatan. Berikut merupakan penjelasan dari tahapan-tahapan tersebut:

• Persiapan kegiatan

dokpri

Hal pertama yang tim lakukan untuk mempersiapkan kegiatan pembuatan MINTO ini adalah observasi kebutuhan administrasi yang akan dimasukkan ke dalam Layanan MINTO. Setelah melakukan observasi, tim melakukan koordinasi dengan pihak desa mengenai desain program administrasi yang akan tim laksanakan meliputi koordinasi waktu dan kelengkapan pengajuan pembuatan surat yang dibutuhkan. 

Setelah melakukan observasi, tim Mahasiswa MBKM-MD UM menyiapkan komponen apa saja yang diperlukan selama kegiatan pengembangan berlangsung. Adapun komponen yang diperlukan diantaranya link administrasi, program bot dalam telegram, daftar surat administrasi yang ingin dimasukkan ke bot MINTO, dan banner sebagai sarana SOP MINTO.

• Pelaksanaan kegiatan

dokpri

Pembuatan Layanan MINTO ini dilaksanakan selama 22 hari yaitu mulai tanggal 1 - 22 September 2022. Pelaksanaan kegiatan ini dibagi menjadi 3 tahapan yaitu :

(1) Perencanaan dan pembuatan Layanan MINTO

(2) Rapat bersama Kepala Desa untuk pematangan Layanan MINTO, dan

(3) Sosialisasi bersama seluruh Kepala RW Desa Tunjungtirto di BUMDES terkait penggunaan Layanan MINTO.

Tahapan pertama yaitu perencanaan dan pembuatan bot Layanan MINTO. Pada tahap ini, tim mahasiswa melakukan rapat bersama pihak administrasi desa dan membahas mengenai perencanaan pembuatan bot MINTO. Dalam rapat tersebut tim mahasiswa mengusulkan aplikasi bot Administrasi Tunjungtirto (MINTO) yaitu aplikasi pengajuan pembuatan surat secara online untuk warga Desa Tunjungtirto. Media yang digunakan adalah Aplikasi Telegram. Dalam pembuatan layanan tersebut tim mahasiswa MBKM-MD Universitas Negeri Malang bekerja sama dengan tim PMM dari Universitas Muhammadiyah Malang.

Setelah rencana pembuatan Layanan MINTO disetujui oleh pihak desa, selanjutnya tim mahasiswa memasuki tahap perancangan dan pembuatan Layanan MINTO. Dalam pelaksanaan pembuatan Layanan MINTO, mahasiswa membagi tugasnya ke dalam 2 bagian. 

Tim mahasiswa MBKM-MD Universitas Negeri Malang bertugas untuk merancang aplikasi bot telegram, sedangkan tim PMM Universitas Muhammadiyah Malang bertugas untuk membuat sistem pemrograman berbasis Google form dan Spreadsheet yang nantinya akan dihubungkan dengan bot telegram yang telah dirancang oleh mahasiswa MBKM-MD Universitas Negeri Malang. Dalam proses pembuatan bot MINTO ini, ada beberapa tahap yang dilakukan oleh mahasiswa MBKM-MD Universitas Negeri Malang yaitu sebagai berikut:

1. Pertama, tim mahasiswa masuk ke Aplikasi Telegram.
2. Setelah masuk ke Telegram, dilanjutkan dengan masuk ke father bot Aplikasi Telegram untuk pembuatan bot baru.
3. Di dalam father bot selanjutnya memilih option “buat bot baru”
4. Setelah memilih option bot baru, langkah selanjutnya yaitu mendesain tampilan dari isi bot ketika membuka Layanan MINTO yang meliputi biografi bot, nama bot , dan tampilan awal bot Telegram.
5. Setelah desain awal Layanan MINTO selesai dibuat, selanjutnya menyusun isi dari bot Telegram tersebut. Isi bot terdiri dari daftar jenis surat yang akan dicantumkan di Layanan MINTO, persyaratan untuk mengajukan surat, dan tautan Google form yang sebelumnya telah dibuat oleh tim PMM Universitas Muhammadiyah Malang.

Setelah prototype Layanan MINTO selesai dibuat, selanjutnya tim mahasiswa mempresentasikan prototype tersebut kepada seluruh perangkat desa. Setelah mendapatkan masukan dari kepala desa dan jajarannya, selanjutnya tim mahasiswa melakukan revisi pada prototype. 

Setelah aplikasi MINTO selesai direvisi, tahap selanjutnya dilakukan proses demonstrasi akhir dari penggunaan Layanan MINTO dihadapan kepala desa dan seluruh jajarannya. 

Dari revisi tersebut, pihak desa kemudian menyetujui Layanan MINTO yang telah dibuat dan direvisi. Selanjutnya tim mahasiswa mulai memberikan pelatihan kepada perangkat desa tentang proses penggunaan aplikasi MINTO tersebut.

dokpri

Tahap selanjutnya adalah sosialisasi Layanan MINTO yang dihadiri ketua dari setiap RW di Desa Tunjungtirto. Sosialisasi ini telah dilaksanakan pada Sabtu (8/10/2022) di Bumdes Maju Bersama. Dalam sosialisasi ini dilakukan pengenalan Layanan MINTO serta petunjuk penggunaannya, yaitu sebagai berikut:

1. Buka aplikasi “Telegram” di smartphone.
2. Ketik “MINTO (Admin Tunjungtirto)” pada pojok kanan atas layar.
3. Klik “MINTO (Administrasi Tunjungtirto) pada tampilan berikon lambang Desa Tunjungtirto.
4. Klik start atau mulai.
5. Pilih dan klik jenis surat yang ingin dibuat.
6. Persiapkan dokumen persyaratan yang dibutuhkan, kemudian klik link Google form yang telah tersedia.
7. Masuk dengan email yang Anda miliki, kemudian masukkan data dan dokumen persyaratan sesuai arahan.
8. Setelah semua data yang diperlukan terisi, klik tombol submit atau kirim.
9. Data permohonan surat akan diverifikasi oleh admin. Lebih lanjut, surat yang telah resmi dikeluarkan dapat diterima melalui email maupun diambil langsung di kantor desa pada pukul 08.00-15.00 WIB di hari kerja.

Adapun selama dalam proses kegiatan, terjadi beberapa hambatan seperti tim mahasiswa MBKM-MD Universitas Negeri Malang yang bertugas saat ini tidak satupun memiliki spesialisasi pada bidang teknologi maupun pengembangan aplikasi. Hal ini tentunya menjadi kesulitan tersendiri saat pelaksanaan kegiatan. Selain itu, aparatur dan sebagian besar masyarakat di Desa Tunjungtirto yang awam dengan digitalisasi. 

Adapun upaya dalam mengatasi hambatan-hambatan yang ada yaitu dengan adanya kolaborasi bersama pihak lain yang membantu kelancaran kegiatan. Dalam hal ini mahasiswa MBKM-MD Universitas Negeri Malang berkolaborasi dengan pihak PMM UMM dan Aparatur Desa Tunjungtirto dalam pengembangan layanan, melaksanakan sosialisasi Layanan MINTO kepada Aparatur Desa Tunjungtirto, dan mengenalkan cara penggunaan Layanan MINTO kepada masyarakat Desa Tunjungtirto.

Dengan hadirnya Layanan MINTO, diharapkan dapat membawa manfaat bagi seluruh masyarakat Desa Tunjungtirto. Layanan yang bebasis online yang artinya dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja selama masih dalam jam kerja kantor Desa Tunjungtirto. 

Hal ini secara efektif dapat mengurangi intensitas masyarakat yang datang ke kantor desa, yang berdampak pada turunnya jumlah antrian di kantor desa sehingga menghemat waktu bagi masyarakat agar tidak perlu mengantri dan datang ke kantor desa. 

Lebih lanjut, layanan ini memungkinkan penghematan budget pengeluaran kertas bagi kantor desa. Secara garis besar, kehadiran Layanan MINTO telah meningkatkan efektivitas baik dari segi waktu, biaya, maupun tenaga bagi seluruh pihak yang terlibat.