Arsip sebagai Aset Berharga Desa: KKN Tim II Undip Lakukan Pengelolaan Arsip Dinamis di Balai Desa

Sukoharjo- Kamis (10 Juli 2023). Pengelolaan informasi yang baik dan efisien menjadi kunci untuk menjalankan berbagai aktivitas di tingkat desa. Dalam konteks ini, arsip dinamis memegang peran penting dalam memastikan kelancaran operasional dan pengambilan keputusan yang tepat di balai desa. Arsip dinamis dalam konteks balai desa merujuk pada berbagai jenis dokumen dan informasi yang masih aktif digunakan dalam kegiatan harian administrasi dan pelayanan masyarakat di tingkat desa. Ini mencakup surat-menyurat, laporan, permohonan, keputusan, dan berbagai informasi penting lainnya yang berkaitan dengan kegiatan operasional di balai desa. Data dan informasi dalam bentuk dokumen merupakan sumber penting dalam penulisan sejarah. Akan tetapi, tidak semua pihak menyadari akan pentingnya merawat dan mengelola dokumen.

Informasi yang terdokumentasi dalam arsip dinamis dapat menjadi sumber rujukan yang berharga bagi kepala desa dan staf administrasi dalam pengambilan keputusan yang lebih baik. Keputusan yang didasarkan pada fakta dan data yang relevan dapat berkontribusi pada pengembangan desa yang lebih baik.

Pada hari tersebut, mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) berhasil meraih kesuksesan dalam melaksanakan program kerja pengelolaan arsip dinamis di Balai Desa Desa Mertan. Dengan semangat dan dedikasi, para mahasiswa telah melaksanakan inisiatif ini untuk mendukung pengembangan pelayanan masyarakat di tingkat desa.

Setelah melalui tahap konsultasi dan perencanaan yang matang, mahasiswa mulai bekerja keras untuk membangun sistem arsip yang terintegrasi dan mudah diakses oleh staf desa. Mereka menyusun panduan pengarsipan yang sederhana namun efisien, serta melatih staf Balai Desa untuk mengelola dan memelihara arsip dengan baik.

Melalui kerja sama antara mahasiswa KKN dan pihak desa, program kerja arsip ini telah berhasil diimplementasikan dengan sukses. Warga desa merasa terbantu dengan mudahnya mengakses informasi yang mereka butuhkan, sedangkan staf desa merasakan dampak positif dari efisiensi kerja yang meningkat.

 Dokumentasi pemberian poster tentang pengelolaan arsip dinamis kepada perangkat desa

Mahasiswa KKN, Fany, menyatakan, "Saya sangat berterima kasih atas kesempatan ini untuk berkontribusi dalam membangun desa. Program kerja arsip ini menjadi langkah awal untuk meningkatkan pelayanan masyarakat di tingkat desa, dan kami berharap inisiatif ini dapat berlanjut dengan dukungan yang berkelanjutan." Adapun output yang dihasilkan dari program kerja monodisiplin ini, yaitu poster dan buku pedoman pengelolaan arsip berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Dengan mengenali peran penting arsip dinamis dan melaksanakan praktik pengelolaan informasi yang baik, balai desa dapat menciptakan lingkungan yang lebih responsif, efisien, dan terorganisir dalam menjalankan tugas-tugasnya demi kesejahteraan masyarakat desa.

Penulis : Fany Rahma Sari (Mahasiswa KKN Tim II Undip 2022/2023, S1-Sejarah 2020)

Dosen Pembimbing Lapangan : Ir. Denis, S.T.,M.Eng

Lokasi : Balai Desa Mertan, Kecamatan Bendosari, Kabupaten Sukoharjo