Proses Pengadministrasian Pencatatan Kartu Persediaan Divisi Non Komersil PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero)

Hasil yang dicapai Magang

A. Definisi Administrasi
Administrasi dalam kehidupan sehari-sehari ataupun dalam dunia kerja, pasti sudah tidak asing dengan istilah admintrasi kata ini sering dijumpai dan digunakan dalam kehidupan sehari-sehari . Namun tidak semua mengetahui apa sebenarnya yang dimaksud dengan admintrasi itu sendiri. 

Dr. Sondang Siagian (2012:13), menyatakan bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasrkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Irra Chisyanti Dewi (2011:3) dalam buku pengantar admintrasi mengatakan bahwa admintrasi memiliki pengertian dalam arti yaitu sebagai perkerjaan tulis menulis atau ketatausahaan atau kesekretarisan, yaitu meliputi kegiatan menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, mengadakan, mengirim, dan menyimpan.

The Liang Gie (2009:9) dalam bukunya administrasi perkantoran modern mengatakan bahwa administrasi memiliki pengertian dalam arti luas, yaitu Adminstrasi merupakan proses kerjasama beberapa individu dengan cara yang efisien dalam mencapai tujuan sebelumnya "Hal tersebut menyelesaikan bahwa serangkaian kegiatan yang memerlukan proses kerja sama dan bukan merupakan hal yang baru karena dia telah timbul bersama-bersama dengan timbulnya pemidahan manusia.

B. Administrasi pada PT PPI

Kegiatan administrasi yang ada pada PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero), dapat dijabarkan secara rinci sebagai berikut:
Pencatatan Kartu Persediaan, merupakan laporan yang berisi mengenai sekumpulan catatan pembukuan, baik itu diatas kertas atau dalam bentuk elektronik, yang berisi rincian lengkap aktivitas transaksi yang terjadi, yang nantinya berisi ringkasan perputaran stok dan sisa saldo yang dimiliki.
Pencatatan Kartu Piutang, merupakan catatan akuntasi yang berupa buku pembantu yang berisi mutasi piutang perusahaan kepada setiap pelanggannya.
Pencatatan Kartu Hutang, merupakan berupa kartu hutang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo hutang.

C. Pengadministrasian Pencatatan Kartu Persediaan

Pengadministrasian pencatatan kartu persediaan merupakan laporan yang berisi mengenai sekumpulan catatan pembukuan, baik itu diatas kertas atau dalam bentuk elektronik, yang berisi rincian lengkap aktivitas transaksi yang terjadi, yang nantinya berisi ringkasan perputaran stok dan sisa saldo yang dimiliki.
Adapun proses yang penulis lakukan dalam kajian Pencatatan Kartu Persediaan, dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 4.2 Proses Pencatatan Kartu Persediaan

Hasil yang dicapai dari kegiatan magang oleh penulis adalah mengetahui secara jelas tentang "Proses Pengadministrasian Pencatatan Kartu Persediaan Divisi Non komersial PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero)" yang dimulai sebagai berikut:
1. Pertama, meminta data buku harian penjualan dan penerimaan atau dari faktur penjualan dan penerimaan bulan januari sampai dengan november;
2. Kedua, mengecek daftar tiap nama perusahaan perusahaan yang melakukan pembelian barang;
3. Ketiga, mencatat langsung ke kartu persediaan per perusahaan satu kartu persediaan yang melakukan pembelian atau penjualan untuk pembelian ditempatkan ke saldo masuk sedangkan penjualan ditempatkan ke saldo keluar
4. Keempat, langsung diketahui sisa saldo akhir tersebut setelah mengurangkan atau menjumlahkan saldonya.

D. Kendala dan solusi Proses pengadministrasian Kartu Persediaan

Kendala yang didapati dalam pencatatan kartu persediaan dan solusi yang diambil sebagai berikut:
1. Saat pengecekan saldo akhir yang dihasilkan jumlahnya berbeda.
2. Nomor faktur yang tidak sama dengan yang catat dikartu
3. Tidak diketahui jika ada barang yang diretur namun masih tercatat dikartu persediaan.

Solusi yang diambil dalam pada ketiga kendala diatas adalah pada saldo akhir persediaan yang dihasilkan jumlahnya berbeda maka dilakukan koreksi ke bagian gudang lalu menyamakan dengan kartu persediaan gudang yang sudah dihitung oleh bagian gudang bila ada yang tidak sama jumlah saldonya tinggal menyamakannya saja, kemudian pada nomor faktur yang tidak sama penomorannya dengan yang dicatat dikartu maka dilakukan pengecekan kembali dengan kartu persediaan bagian gudang, kemudian jika ada barang retur namun masih tercatat dikartu persediaan maka penulis mencatat dikartu persediaan barang keluar.
 
E. Hasil Kegiatan Magang

Kemampuan Bekerja Sama
Menurut Santosa (2004: 22) bekerjasama  adalah  suatu  bentuk  interaksi  sosial ketika tujuan anggota kelompok yang satu  berkaitan  erat  dengan  tujuan  anggota yang   lain   atau   tujuan   kelompok   secara keseluruhan sehingga  setiap  individu  dapat mencapai  tujuan  apabila  individu  lain  juga mencapai tujuan.
Kegiatan yang berkaitan dengan mata kuliah tersebut adalah melaksanakan tugas yang telah diberikan oleh atasan langsung, seperti yang penulis lakukan dalam pencatatan kartu persediaan penulis bertugas untuk mencatat semua dari buku harian penjualan atau faktur penjualan ke kartu persediaan barang, kemudian setelah semua tercatat maka bagian yang satunya lagi melakukan pencocokan nomor faktur dan daftar nama konsumen PPI.  

Kreatifitas
Menurut Supriyadi (2001: 7) kreativitas adalah kemampuan seseorang untuk melahirkan sesuatu yang baru, baik berupa gagasan maupun karya nyata, yang relatif berbeda dengan apa yang telah ada sebelumnya.
Pada saat melaksanakan kegiatan magang di Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) penulis memiliki ide kreatif dengan cara merapihkan dan menyusun berkas administrasi kartu persediaan seperti catatan yang double pada bulan dan nama konsumen yang sama sehingga penulis berinisiatif merapihkannya.

Kepemimpinan
Isyandi (2004), mendefinisikan beberapa pendapat bahwa kepemimpinan adalah sesuatu yang melekat pada diri si pemimpin dan oleh karenanya kepemimpinan itu lalu dikaitkan dengan sifat pebawaan (traits), kepribadian (personality), kemampuan (ability) dan kesanggupan (capability) yang kesemuanya itu mengarah kepada ciri-ciri atau sifat-sifat tertentu.
Kegiatan magang dilihat dari kepemimpinan adalah penulis diajarkan untuk memiliki jiwa pemimpin seperti dalam memberikan arahan pada kegiatan bazzar murah pada tanggal 28 November 2022 di Kecamatan Astanajapura.

Kemampuan Administrasi
Pada PT PPI kegiatan administrasi yang dilakukan adalah penulis mampu dan lebih teliti dalam melakukan kegiatan yang berhubungan dengan administrasi, diantaranya mencatat, mengetik, dan memilah kartu persediaan yang tidak rapih data nama dan penomorannya.

Kemampuan Berkomunikasi
Menurut Rowley (dalam Sa'diyah, 2015) kemampuan komunikasi adalah kemampuan untuk mengirim pesan-pesan yang mendukung pencapaian tujuan dimana tetap menjaga penerimaan sosial.
Dengan adanya kegiatan magang di PT PPI penulis mendapatkan keberanian dalam berbicara dengan Bahasa yang tertata dan informatif dalam menyampaikan maksud dan pesan secara langsung ketika ditanya oleh atasan.

Kemampuan Merumuskan Masalah Teknis
Kegiatan magang di PT PPI yang berkaitan dengan mata kuliah tersebut adalah penulis banyak menemukan masalah yang ada pada PT PPI seperti Jaringan Internet yang lambat, atap kantor banyak yang bocor ketika hujan, dan AC diruangan kantor kantor rusak, Piutang perusahaan yang sudah lunas masih tercatat.

Kemampuan Menyelesaikan Masalah Teknis
Penyelesaian masalah teknis yang ada di PT PPI adalah:
Jaringan Internet perlu ditingkatkan lagi kecepatan internetnya
Sebaiknya perlu perbaikan atap bangunan yang sudah rapuh untuk kenyamanan bersama untuk seluruh karyawan.
Untuk AC kantor yang rusak penulis menyarankan untuk segera memperbaiki lebih cepat karena ruangan yang lembab yang bisa menyebabkan karyawan kurang nyaman dalam bekerja.
Piutang Perusahaan sudah lunas masih banyak yang tercatat dikartu piutang sebaiknya perlu dicek atau dilakukan koreksi kembali dan dicocokan dengan catatan piutang oleh bagian Gudang.