Ngomong Doang Nggak Cukup! Survival Guide Komunikasi Mahasiswa Dalam Organisasi dan Kelompok

Komunikasi yang Kacau, Masalah Nggak Kelar

Komunikasi merupakan kegiatan yang selalu kita lakukan dalam kehidupan sehari-hari. Dalam melakukan komunikasi, kita seringkali dihadapkan dengan berbagai rintangan dan masalah, baik dalam proses penerimaan maupun saat penyampaian pesan. Jika pesan yang disampaikan tidak jelas atau ambigu, maka hal ini dapat menimbulkan kesalahpahaman yang dapat menyebabkan timbulnya konflik. Dalam komunikasi organisasi dan kelompok, permasalahan seperti ini seringkali ditemukan dengan permasalahan yang lebih kompleks dan beragam. 

Komunikasi dalam suatu organisasi dan kelompok tentunya sering kali menghadapi berbagai tantangan dan masalah. Salah satu permasalahan yang kerap kali muncul dalam komunikasi kelompok dan organisasi adalah ambiguitas dalam penyampaian pesan. Jika pesan yang disampaikan oleh pemberi pesan tidak jelas atau ambigu, maka dapat menimbulkan kesalahpahaman antar anggota kelompoknya. Hal ini dapat terjadi jika terdapat perbedaan dalam penginterpretasian pesan antara satu anggota dengan anggota lainnya, misalnya pada saat pembagian tugas, pengkoordinasian, atau penginformasian informasi yang penting. Jika hal ini terjadi maka dapat menimbulkan kesalahan dalam proses pelaksanaan tugas dan dapat menghambat tercapainya tujuan kelompok. 

Masalah lain yang kerap ditemukan dalam organisasi dan kelompok adalah kurangnya peran dari anggota kelompok dalam menjalankan peran dan tugasnya. Setiap anggota dalam kelompok memiliki peran dan tugasnya masing-masing, kurangnya anggota kelompok dalam menjalankan peran dan tugasnya dapat menimbulkan ketidakseimbangan dan menurunkan nilai keefisienan dan keefektifan dalam kelompok. Kurangnya koordinasi dalam pembagian tugas juga dapat menjadi masalah yang timbul dalam organisasi dan kelompok, tidak adanya koordinasi yang jelas dapat menyebabkan adanya tugas yang terabaikan dan berbagai permasalahan lainnya. 

Selain itu, dalam penggunaan bahasa formal dan informal yang tidak sesuai pada tempat dan situasinya dapat menyebabkan kesalahpahaman. Selain itu, perbedaan antara bahasa formal dan informal dapat menyebabkan kesalahpahaman. Penggunaan bahasa formal sebaiknya digunakan pada situasi yang resmi dan serius, sebaliknya penggunaan bahasa informal sebaiknya digunakan untuk berkomunikasi pada percakapan santai sehari-hari. Menggunakan bahasa informal pada pemberian instruksi dapat dianggap tidak serius oleh orang yang menerimanya, atau menggunakan bahasa formal yang kaku dalam situasi santai dapat membuat komunikasi terasa kaku dan tidak akrab. Berbagai permasalahan yang muncul, dalam komunikasi organisasi dan kelompok menunjukkan betapa pentingnya menggunakan strategi komunikasi yang efektif dalam komunikasi organisasi dan kelompok. Hal ini untuk memastikan bahwa semua anggota dapat berkomunikasi dengan jelas dan efektif agar dapat mencapai tujuan bersama dengan lebih baik.

Komunikasi yang Baik = Kunci Sukses Tim

Keberhasilan dalam menjalankan organisasi dan kelompok di kalangan  mahasiswa sangat bergantung pada kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik. Tanpa komunikasi yang jelas, terarah, dan terbuka, sebuah kelompok maupun organisasi hanya akan menjadi kumpulan individu yang bekerja secara terpisah. Hal ini tentunya dapat menghambat tercapainya tujuan bersama, menciptakan kesalahpahaman, dan pada akhirnya menurunkan produktivitas tim. Jika komunikasi tidak berjalan dengan baik, berbagai dampak negatif bisa saja terjadi, seperti keterlambatan tugas, konflik antaranggota, atau bahkan kegagalan suatu acara.

Komunikasi organisasi dan kelompok sangat penting karena merupakan fondasi utama yang menopang jalannya suatu organisasi dan kelompok. Dalam kelompok mahasiswa, seperti kelompok belajar atau proyek tugas, kemampuan komunikasi yang buruk bisa saja menyebabkan anggota merasa terbebani. Hal ini dapat menciptakan ketidakseimbangan peran kerja, di mana hanya beberapa anggota yang aktif sementara yang lainnya pasif. Dengan demikian, komunikasi yang efektif membantu memastikan pembagian tugas yang adil, sehingga semua anggota dapat berkontribusi dengan maksimal.

Lain halnya dengan konteks organisasi mahasiswa, komunikasi disini memiliki peran yang lebih kompleks. Dalam organisasi, komunikasi yang baik tidak hanya membantu memudahkan koordinasi, tetapi juga memastikan setiap anggota memahami tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Ketika komunikasi berjalan dengan baik, organisasi mampu bekerja secara efisien dan terarah. Selain itu, dalam rapat rutin organisasi, komunikasi yang terbuka memungkinkan setiap anggota untuk menyampaikan pendapat, menyuarakan kritik, atau memberikan solusi. Hal ini menciptakan lingkungan yang kolaboratif, di mana setiap anggota merasa didengar dan dihargai. 

Dengan memahami pentingnya komunikasi di kedua konteks ini, baik kelompok belajar maupun organisasi mahasiswa, dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi dan kelompok yang baik merupakan kunci untuk memperkuat kerjasama tim. Tanpa komunikasi yang efektif, visi dan tujuan organisasi atau kelompok hanya akan menjadi cita-cita yang sulit diwujudkan.

Kenapa Komunikasi Sulit?

Salah satu kunci keberhasilan dalam sebuah organisasi dan kelompok adalah komunikasi. Namun, masalah yang sering muncul juga dapat menghambat komunikasi. Adapun beberapa penyebab utama dari masalah komunikasi ini adalah sebagai berikut.

1. Pesan yang tidak jelas atau bisa dibilang ambigu

Misalnya, dalam penyampaian pesan banyak digunakan kata-kata yang memiliki banyak arti atau penyampaian pesan informasi yang kurang lengkap yang dapat membuat potensi salah paham pada penerima pesan. Dalam komunikasi, dibedakan menjadi komunikasi formal dan komunikasi informal. Komunikan harus dapat berlaku sesuai situasi dan kondisi. 

1. Kurangnya kejelasan tentang peran dan tanggung jawab dalam kelompok

Perlu diberikan kejelasan mengenai peran dan tanggung jawab yang harus diampu oleh masing-masing anggota kelompok. Namun, pembagian tugas yang tidak merata juga dapat menimbulkan permasalahan karena menyebabkan ketidakseimbangan. Sebagian anggota akan merasa terbebani, sementara sebagian lagi merasa tidak dilibatkan. 

1. Koordinasi yang buruk juga menjadi salah satu penyebab utama

Misalnya dalam hal organisasi, tidak adanya rapat rutin atau platform komunikasi formal dapat menyebabkan informasi yang penting tidak tersampaikan, sehingga berdampak pada penyelesaian tugas dan tanggung jawab anggota.

1. Kesalahan dalam penggunaan bahasa

Dalam kelompok, para anggota memiliki latar belakang yang beragam. Instruksi yang jelas harus diberikan untuk menghindari kesalahpahaman karena beberapa orang mungkin tidak mengerti kapan harus menggunakan bahasa yang formal atau informal. 

1. Kurangnya pelatihan komunikasi

Kurangnya pelatihan komunikasi, juga menjadi salah satu penyebab masalah dalam komunikasi. Banyak organisasi atau kelompok yang mengesampingkan hal ini karena membutuhkan waktu dan biaya. Mereka berfokus pada pencapaian tanpa memperhatikan proses komunikasi didalamnya. Dampaknya, para anggota tidak memiliki keterampilan komunikasi yang memadai.

Komunikasi Efektif, Tim Jadi Solid!

Solusi untuk mengatasi berbagai permasalahan komunikasi dalam organisasi dan kelompok, memerlukan strategi yang tepat dan efektif. Pertama, Penting untuk memastikan bahwa pesan telah disampaikan dengan jelas dan tidak ambigu, hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan bahasa yang sederhana, spesifik dan sesuai dengan konteks. Pemberi pesan juga sebaiknya melakukan konfirmasi dan memeriksa kembali apakah pesan sudah diterima dengan benar melalui feedback dari penerima. Kedua, pembagian peran dan tanggung jawab harus dilakukan secara terbuka dan merata. Pemimpin kelompok atau organisasi perlu memberikan informasi yang rinci mengenai tugas setiap anggotanya, sehingga tidak ada anggota yang merasa terlewatkan ataupun terbebani oleh tugasnya. Selain itu, Pembagian tugas juga harus melibatkan semua anggota agar menimbulkan rasa tanggung jawab atas tugasnya sendiri dan tanggung jawab antar anggotanya.

Koordinasi yang baik juga sangat dibutuhkan untuk memastikan sebuah komunikasi berjalan dengan lancar dan baik. Organisasi atau kelompok dapat memilih saluran komunikasi yang terstruktur  untuk organisasi atau kelompoknya, seperti rapat rutin,diskusi tim atau menggunakan platform digital untuk menyampaikan informasi dan berdiskusi, Dengan itu dapat mencegah miskomunikasi dan juga memastikan setiap anggota dapat mengetahui informasi informasi penting yang ada.

Yang terakhir penting untuk meningkatkan kesadaran tentang penggunaan bahasa formal dan informal sesuai situasi dan lokasi. Pelatihan komunikasi bagi anggota organisasi juga dapat menjadi solusi efektif untuk meningkatkan kemampuan anggota maupun ketua untuk berkomunikasi, baik secara verbal maupun nonverbal, agar dapat memberikan dan menerima feedback dengan baik. Dengan menerapkan solusi-solusi ini, organisasi dan kelompok dapat menciptakan komunikasi yang lebih efektif,efisien dan harmonis.

Action Plan Buat Komunikasi yang Lebih Baik!

Langkah praktis yang bisa diambil dalam konteks komunikasi organisasi dan kelompok merujuk ke beberapa tindakan yang dapat diambil untuk meningkatkan komunikasi dalam organisasi atau kelompok yang berada di bagian berikut ini.

1. Gunakan bahasa yang tepat

Penggunaan bahasa yang tepat bisa membantu untuk menyampaikan informasi dengan lebih jelas, sehingga mengurangi  kesalahpahaman dalam suatu organisasi atau kelompok. Dalam organisasi, penggunaan bahasa yang konsisten membantu anggota dari berbagai budaya bisa memahami satu sama lain dengan lebih baik.

1. Jadi pendengar yang aktif 

Jangan terburu-buru memotong apa yang ingin disampaikan oleh anggota lain. Dengan menjadi pendengar yang aktif anggota lebih merasa didengar oleh suatu kelompok maupun organisasi.

1. Gunakan media komunikasi yang tepat

Komunikasi kelompok atau organisasi tidak dibatasi dengan jarak geografis dan memungkinkan komunikasi yang jelas, terutama bagi tim yang bekerja jarak jauh, dapat dicapai dengan menggunakan alat komunikasi kontemporer seperti aplikasi manajemen kerja dan video konferensi.

1. Ciptakan komunikasi dua arah

Dengan adanya suatu topik yang akan dibahas, anggota akan terpicu untuk membahasnya lebih lanjut dan dari pembahasan tersebut, suatu kelompok maupun organisasi dapat meminta pendapat dari berbagai pihak, dari yang pro dengan topik tersebut, kontra, juga pendapat yang netral.

1. Hargai perbedaan pendapat

Banyaknya anggota di dalam suatu organisasi maupun kelompok tentu saja membuat mereka mempunyai opini masing-masing mengenai suatu tugas maupun masalah yang dibahas. Dengan menghargai perbedaan pendapat masing-masing, anggota merasa lebih dihargai dan didengar oleh suatu kelompok maupun organisasi dan bisa menambah wawasan dari sudut pandang orang lain juga.