Ketika Saya Ditantang Membuat Desain Kantor Menjadi "Co-Working Space"

Ketika pertengahan tahun 2010 saya bekerja di sebuah perusahaan fintech di Jakarta, kantor lama masih berupa ruko tiga lantai. Seiring dengan pertumbuhan karyawan dan bisnis yang semakin meningkat, bos saya ingin memperbesar ruangan kantor sehingga bisa menampung karyawan yang jumlahnya semakin bertambah. Akhirnya setelah mendapatkan ruangan di kawasan Kuningan, Jakarta Selatan, kantor baru mulai didekor sesuai kebutuhan dan jumlah karyawan. Awal tahun 2011, seluruh karyawan pindah ke kantor baru yang lebih luas.

Tapi sepertinya masih ada yang kurang menurut bos saya, beliau ingin kantornya dibuat seperti kantor Google yang nyaman untuk karyawan. What the heck, pikir saya waktu itu. Dengan bermodalkan browsing, saya mulai mencari tahu seperti apa kantornya Google. Dan ternyata memang dibuat 180 derajat berbeda dengan kebutuhan kantor pada umumnya. Mulai dari desain yang ciamik, dinamis serta bisa menampung beragam kebutuhan karyawan. Tapi tentu ide-ide gila bermunculan agar bisa memenuhi setiap kebutuhan karyawan tersebut. 

Beruntung ketika kantor baru kami didesain, sudah ada pantryatau dapur bersih. Dapur tersebut dilengkapi dengan kulkas, kompor listrik, tempat cuci piring, meja panjang untuk makan serta kursi bar, selain itu kebutuhan dasar seperti piring, gelas, sendok dan garpu bahkan sudah disediakan. Dari perbincangan di pantry inilah, kami bisa menyimpulkan apa kebutuhan karyawan ketika berada di kantor. Pantry kami jadikan ajang untuk lebih dekat antar sesama individu, bahkan mengurangi jarak antara atasan dan bawahan. 

Ketika pagi hari, ruang dapur bersih ini menjadi ajang menyapa atau bahkan sambil sarapan bisa mulai berbicara masalah pekerjaan. Kopi atau teh disediakan gratis untuk karyawan dan dengan catatan, setiap karyawan harus bikin sendiri. Office Boy tetap ada dan bertugas sesuai kebutuhan serta permintaan, tetapi kami meminimalisir penggunaan OB untuk membuat teh atau kopi untuk karyawan. Kami biasakan bahwa setiap karyawan harus mau membuat teh atau kopi untuk kebutuhan masing-masing, jangan cuma bisa menyuruh OB untuk hal remeh temeh. Setiap karyawan di pantry juga harus bertanggungjawab terhadap kebersihan. 

Tidak ada tulisan yang ditempel di dinding untuk mengingatkan para karyawan agar mereka harus menjaga kebersihan. Kami mengedukasi para karyawan agar bisa menjaga kebersihan bersama. Caranya dengan mengingatkan secara langsung apabila ada karyawan yang seenaknya meninggalkan piring atau gelas bekas, dan tidak ditempatkan pada tempat cucian piring atau bahkan tidak membuang sampah pada tempatnya. Lambat laun para karyawan baik yang karyawan lama atau baru sudah terbiasa menjaga kebersihan pantry. 

Selanjutnya kami membutuhkan ruang meeting untuk bisa menampung kebutuhan karyawan, dibandingkan harus menyewa ruangan ditempat lain apabila ada acara internal, akhirnya manajemen memutuskan untuk memperlebar ruangan kantor. Dari pantry inilah, kami mulai meminta masukan para karyawan, seandainya dibuat ruang meeting yang cukup luas, apa saja kebutuhan mereka. Dari beragam jawaban yang masuk akal sampai yang nyeleneh pun kami terima. Setelah kami sortir kembali,  kemudian diajukan kemanajemen bahwa ini lho daftar kebutuhan & keinginan para karyawan.

Akhirnya kami harus bisa menampung semua ide tersebut, apabila ruang tersebut tidak digunakan untuk keperluan meeting maka bisa digunakan untuk ruang entertainment. Dengan luas ruangan 6 x 12 m persegi, ruang meeting tersebut bisa memenuhi kebutuhan karyawan.  1/3 dari ruang tersebut digunakan sebagai ruang entertainment yang dilengkapi dengan meja bilyard, TV LED, TV Cable, Foosball Table, Free Wi-Fi dan alat karaoke plus dengan sound system yang mumpuni untuk ruangan indoor. 2/3 lagi digunakan sebagai ruang meeting yang multifungsi. 

Dinding ruangan pun tidak dibuat dengan kaku,  tetapi kami tampilkan seperti nuansa cafe bahkan lantai menggunakan panel kayu. Pencahayaan ruangan juga bisa diatur sedemikian rupa agar bisa digunakan sesuai kebutuhan. Layar otomatis untuk projector kami gantungkan di atap sehingga bisa dinaikturunkan sesuai kebutuhan. Pepohonan hijau kami tambahkan disisi kanan ruangan didekat jendela kaca untuk mempermanis ruangan agar tidak terlalu dingin. 

Satu lagi, kami menambahkan dua ruangan kecil di sisi kanan dan kiri ruangan meeting, ruang pertama digunakan sebagai gudang kecil untuk menyimpan barang dan ruang kedua untuk laktasi. Banyak ibu muda di kantor kami yang agak kesulitan ketika hendak laktasi atau mengumpulkan ASI untuk bayi mereka yang ditinggal bekerja dirumah. Sebelumnya mereka melakukan laktasi diruang sholat untuk wanita atau bahkan dikamar mandi karyawan. 

Setelah ruangan co-working selesai, tantangan selanjutnya mau diapakan ruangan tersebut? Kami mencoba mengiring para karyawan untuk makan siang di ruang meeting tersebut, pindah dari ruang pantry sebelumnya. Karena dengan adanya pantry, ternyata membantu para karyawan untuk membawa makan siang dari rumah, serta bisa dipanaskan melalui microwave atau kompor listrik yang telah disediakan. Secara ekonomi juga membantu para karyawan untuk berhemat serta makan makanan sehat. Walau disekitaran kantor banyak restoran atau penjaja makanan, tetapi ketersediaan pantry tersebut sangat membantu sekali.

Untuk mengajak karyawan berkumpul di ruangan multifungsi tersebut juga tidak mudah, akhirnya kami membentuk Employee Club. Salah satu fungsi dari Employee Club tersebut yaitu memberikan ide-ide kreatif untuk para karyawan yang diisi oleh perwakilan dari tiap divisi. Tugas pertama dari klub yang kami bentuk yaitu bagaimana caranya agar ketika bulan Ramadhan di tahun 2013 karyawan tidak mengantuk dengan adanya beragam aktivitas. Baik aktifitas keagamaan atau bahkan aktifitas seru lainnya. 

Lomba memasak takjil merupakan acara pertama bagi karyawan yg diadakan di pantry, perwakilan dari tiap departmen mengirimkan perwakilannya dan membuat takjil untuk buka puasa. Hasilnya bisa dinikmati bersama, bahkan salahs atu direktur kami mempunyai keahlian merangkai bunga dan membuat tasbih. 

Sehingga keterampilan tersebut ditularkan kepada karyawan di ruangan multifungsi untuk belajar merangkai bunga dan membuat tasbih. Akhir acara di bulan Ramadhan, kami menggunakan ruangan tersebut agar bisa digunakan untuk berbuka puasa bersama dengan anak yatim piatu dari sebuah panti asuhan.

dokumentasi pribadi

Para karyawan diajak untuk bisa berbagi dan peduli dengan sesama, ruangan tersebut menjadi titik pusat kegiatan dan kreativitas para karyawan (centre of activities and creativities). Setiap hari besar keagamaan misalnya menjelang Idul Fitri atau Hari Natal, kami bersama-sama karyawan lainnya mendekor ruangan multifungsi sesuai tema. Bahkan ruangan tersebut kami gunakan untuk acara 17an dikantor misalkan lomba makan kerupuk, lomba catur, dan bahkan ada yang menampilkan kebolehannya bermain musik secara akuistik. 

dokumentasi pribadi

Bagaimana untuk mengatur waktu penggunaan ruangan tersebut? Karyawan diperbolehkan menggunakan ruang entertainment seperti meja biliard, foosball table, karaoke atau bahkan nonton TV ketika break makan siang atau setelah jam 5 sore. Mengapa? Hal tersebut dilakukan bukan untuk memberikan batasan tetapi rasa tanggungjawab bagi para karyawan dan untuk menghormati karyawan lain yang masih bekerja. Bahkan untuk ruangan tersebut sering digunakan sebagai ruang bedah ilmu, ruang sharing, seminar, town hall meeting, morning coffee meeting dan lain-lain. 

dokumentasi pribadi

Ketika hari jumat sore tiba, sambil menunggu macetnya jakarta, kami terbiasa berkumpul di ruangan tersebut mulai dari ngobrol ringan, main bilyard bahkan kami buatkan acara nonton bareng. Bahkan ketika demam Piala Dunia tiba, para karyawan kami haruskan menggunakan baju bola dan bila waktu final bertepatan dengan jam & hari kerja, tentu saja kami persilahkan para karyawan untuk nonton bareng final piala dunia. Keriuhan para penonton bak cafe langsung menyerebak ke sela-sela ruangan kerja. 

Bahkan pernah kami jadikan ruangan tersebut menjadi Creative Camp untuk para IT developer yang bekerja di kantor kami. Selama 2 hari 1 malam mereka tinggal di kantor dan menetap diruangan tersebut sambil bekerja dengan laptop di atas, kami sediakan bean bag yang nyaman serta selimut serta karpet empuk. Para inisiator juga sudah disiapkan, kehadiran manajemen juga sangat membantu untuk mengurangi jarak antara bawahan dan atasan. Hasilnya dilahirkan kreatifitas baru dalam hal teknologi pembayaran.

dokumentasi pribadi

Kini bekerja bisa dilakukan dimana saja, dengan kecanggihan teknologi semua bisa dilakukan dengan mudah. Tapi tinggal bagaimana membuat kantor menjadi sarang kedua yang nyaman untuk bekerja setelah di rumah, itulah tantangan sebenarnya.