Waiting For A Minute, Menunggu Notula

Minute dalam pengertian ini bukan menunjukan waktu, tetapi sebuah record penting dalam pengarsipan suatu sistem penjaminan mutu institusi yang kita kenal sebagai "notula", saya tidak merefernya pada minuta,karena kata tersebut telah menjadi kata khusus untuk rekan notaris dan belum ada dalam KBBI.

Saya menjadi iseng sedikit membahas mengenai notula karena pasca debat capres pada tanggal 17 Januari 2019 yang lalu via broadcast media sosial beredar notula verbatim debat tersebut. Kami yang biasa membuat notula sudah dapat menebak itu merupakan hasil kerja teknologi, dan ternyata benar adanya sebagaimana diberitakan dalam sebuah media online.

Namun menurutku, debat yang ritme sangat lambat, apalagi sangat dibatasi waktu, saya yakin sebenarnya jika dilakukan oleh seorang notulis profesional, notula dapat diselesaikan dengan cepat juga, bahkan dalam bentuk verbatim seperti itu.   

Notula (non baku: notulensi, notulen),   secara sederhana dapat diartikan sebagai catatan jalannya rapat, diskusi, pertemuan, seminar atau sidang dari awal sampai akhir, paling tidak berisi : Tujuan kegiatan, Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan, saran dan keputusan dalam kegiatan, waktu pelaksanaan, pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.

Dalam KBBI, notula bermakna  catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

Ada beberapa jenis notula berdasarkan isinya yang dikenal yakni ,  Verbatim ,  Catatan menyeluruh isi pembicaraan, Rangkuman :  Catatan Singkat, sistematis, padat dan menyeluruh, Deskripsi : Catatan rangkuman yang disertai pula gambaran singkat situasi yang dicapture oleh notula juga Gabungan Verbatim dan rangkuman bahkan deskripsi.

Notula dibuat oleh seorang notulis (seringkali banyak yang salah kaprah dengan menyebutkannya sebagai notulen), untuk dilaporkan kepada ketua penyelenggara acara, yang dipertanggungajwabkan kepada penyelenggara acara atau peserta acara.

Banyak yang mengganggap enteng dengan notulis, karena itu kadang penunjukkannya untuk gugur kewajiban semata.  Padahal notula setidaknya berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa rapat telah dilaksanakan, tolak ukur kesuksesan pelaksanaan kagiatan dan Acuan pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan.

Karena itu sebuah notula yang baik apalagi notula berbentuk rangkuman atau deskripsi, perlu juga notulis yang baik, setidaknya memiliki kemampuan : harus dapat menangkap dengan terperinci apa saja yang perlu ditulis pada kegiatan rapat yang dilaksanakan.

Selain itu, notulis harus berada di tengah rapat sehingga ia dapat menangkap nuansa atau suasana rapat dengan baik dan menuliskannya. Paling penting notulis harus dapat bersifat objektif atau tidak memihak. Ia tidak boleh menuangkan gagasan-gagasan yang dimilikinya ke dalam notula, pembuat notula harus murni berdasarkan pembicaraan dalam kegiatan. Hal ini agak berat untuk notula deskripsi.

Tidak berbeda dengan seorang fasilitator,  pembuatan notula yang baik juga membutuhkan persiapan yang matang dari seorang notulis.

Paling baik memang sebuah notula rapat atau acara dibuat oleh notulisa yang memahami materi, namun jika belum dapat dilakukan dengan pemahaman materi kegiatan dengan membaca Kerangka acuan kegiatan/ term of reference, mencari referensi mengenai kegiatan termasuk siapa/apa penyelenggara, siapa saja yang hadir (baik pembicara, fasilitator/moderator/pimpinan rapatt maupun peserta), istilah/singkatan/akronim yang umum dipergunakan pada tema tersebut.

Karena itu sebaiknya lalukan diskusi pra-kegiatan dengan Panitia / Penanggung Jawab Kegiatan, Leader Kegiatan (Pimpinan Rapat, Moderator, Fasilitator).

Tidak kalah penting, datang lebih awal pada saat acara, memeriksa tempat /lokasi, mendapatkan tempat paling starategis dan nyaman untuk mendengarkan dan melihat selama acara berlangsung,  termasuk tempat untuk memperoleh power supply untuk laptop dan meletakkkan alat perekam untuk membantu memperbaiki notula jika ada yang tertinggal.

Pesan sayaJangan Lupa"Bawa bekal air minum" , konyol memang tetapi kurang cairan dapat membuat tingkat konsentrasi menurun, apalagi notulis seringkali berada di tempat duduk yang terpisah dan seringkali terlupakan keberadaannya. Panitia sering lupa memberi supply konsumsi.

Perlengkapan juga tidak kalah penting yakni Laptop/Notebook, Pensil/Pena, buku catatan, Recorder digital, meski handphone dapat merekam, saya tidak menyarankan karena jika telpon masuk rekaman akan terhenti dan mengganggu. 

Handphone juga sering dileakakkan denkat kita sehigga bunyi ketukan pada keyboad menjadi dominan dan sangat mengganggu ketika didengar ulang, maka sebaiknya sipakan recorder digital khusus, letakkan dengan speaker dan pastikan powernya full. Juga Kabel ekstension, notulis itu seringkali dianggap antara ada dan tiada, karena listrik adalah kebutuhan utama, jadi sebaiknya disiapkan dari awal kabel ekstension memastikan ada colokan listrik buat notulis.

Selain itu, seorang notulis juga sebaiknya memiliki kapasitas Memahami gaya bahasa, narasumber dan peserta kegiatan, juga memiliki kemampuan  membuat Mind-map,  Menulis Singkatan dan Mengetik Cepat.

Dengan perkembangan kemajuan teknologi seperti sekarang, seorang notulis akan sangat terbantukan termasuk intepreter dari suara menjadi tulisan, tetapi notula bukan hanya berbentuk verbatim yang bagi sebagaian orang melelahkan untuk membacanya berlembar-lembar, masih dibutuhkan notulis yang piawai untuk menyajikan notula yang singkat,  sistematis dan informatif.  

Dalam masyarakat kita, bahkan di sebuah institusi penting notula ini belum membudaya, padahal dengan adanya notula akan sangat mempermudah analisis dan evaluasi lebih objektif.  Bahkan meskipun notula telah dibuat pun masih lebih suka bertanya dari pada membaca ulang, padahal notula adalah bukti sejarah konkret sebuah peristiwa penting bagi orang-orang tertentu.

Selamat week end Indonesia,salam pempek lenggang tunu dari Palembang.

Kompal Kompak (dok.Kompal)