5 Kesalahan Mengelola Inventaris yang Mungkin Anda Lakukan

Inventaris merupakan salah satu komponen paling penting dalam bisnis ritel dan grosir. Laba dan rugi yang Anda hasilkan tergantung pada pengelolaan inventaris Anda.

Manajemen inventaris yang buruk dapat menghambat penjualan, memperburuk pengalaman pelanggan, dan menahan modal. Namun, seperti apa manajemen inventaris yang buruk itu? Berikut ini adalah beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan inventaris yang mungkin Anda lakukan.

1. Jarang Menghitung Stok

Ketika Anda hanya melakukan penghitungan stok selama setahun sekali, maka ada berbagai risiko yang menanti Anda, di antaranya seperti penyusutan dan perbedaan jumlah stok antara yang tercatat dalam sistem komputer dan yang ada di toko atau gudang Anda sebenarnya.

Melakukan penghitungan stok satu tahun sekali juga sangat merepotkan. Anda harus benar-benar menutup gerai Anda untuk melakukan penghitungan fisik secara total dan ini membutuhkan waktu yang lama (tergantung pada jumlah barang yang Anda miliki). Anda akan kesulitan dalam membuat laporan inventaris yang akurat dikarenakan banyaknya perbedaan jumlah yang tidak diketahui penyebabnya.

Cara paling efektif untuk mengelola sekaligus mengoptimalkan manajemen inventaris adalah dengan melakukan perhitungan stok secara berkala. Anda tidak harus melakukan perhitungan fisik (physical count) secara berkala, karena ini adalah tugas yang merepotkan. Anda bisa  menghitung stok dengan lebih praktis melalui penghitungan siklus atau cycle count.

Penghitungan siklus hanya mengharuskan Anda untuk menghitung sebagian kecil dari persediaan Anda yang ada di lokasi tertentu di toko atau gudang Anda. Ini bisa dilakukan secara bertahap, misalnya setiap bulan, hingga seluruh persediaan Anda dapat terhitung dan tercatat dengan baik.

2. Menyimpan Terlalu Banyak Stok

Stok yang lebih banyak berarti ada lebih banyak barang untuk dijual yang kemudian akan memengaruhi peningkatan penjualan, begitu kan? Tetapi ternyata ini adalah cara berpikir yang salah.

Menyimpan stok melebihi dari jumlah yang semestinya Anda jual hanya akan merugikan bisnis Anda. Ketika permintaan konsumen sedang surut, barang-barang Anda menjadi terbengkalai dan pada akhirnya kedaluwarsa atau rusak.

Semakin banyak jumlah inventaris Anda, maka semakin luas tempat penyimpanan yang dibutuhkan dan semakin banyak staf yang diperlukan untuk mengelolanya. Anda juga harus mengeluarkan banyak biaya di awal dan belum tentu modal Anda akan kembali pada Anda dengan cepat.

Jika Anda ingin menyimpan stok dalam jumlah yang tepat - tidak kurang dan tidak lebih - untuk memenuhi permintaan konsumen, maka Anda harus bisa memprediksi permintaan mereka. Ketahui berapa banyak stok yang harus tersedia di toko atau gudang Anda dengan melakukan analisis ABC dan meninjau laporan inventaris Anda.

3. Mengelola Inventaris Secara Manual

Mengelola inventaris secara manual adalah kegiatan yang semestinya sudah tidak dilakukan oleh bisnis mana pun lagi, karena ini sangat memakan waktu, tenaga, dan biaya. Mencatat data inventaris di kertas atau spreadsheet seperti Excel sangat rentan terhadap kesalahan, kerusakan, dan kehilangan.

Bila Anda memiliki stok dalam jumlah besar, apalagi beberapa gudang dan toko yang terletak di lokasi yang berbeda, Anda semestinya sudah mengotomatiskan manajemen inventaris Anda. 

Dengan bantuan solusi otomatis, Anda dapat melacak tingkat persediaan, menghitung jumlah stok, menghasilkan laporan mendalam yang akurat untuk membantu memprediksi kebutuhan inventaris, dan mengelola data pemasok Anda hanya melalui satu sistem.

4. Memiliki Ruang Penyimpanan Stok yang Tidak Terorganisir

Menaruh persediaan secara asal-asalan hanya akan menjauhkan Anda dari efisiensi. Tempat penyimpanan stok yang tidak terkelola dengan baik bisa memperlambat proses pengambilan dan pengemasan barang yang pada akhirnya menunda pengiriman barang. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk merapikan ruang penyimpanan stok Anda.

Pisahkan barang-barang berdasarkan rasio turnover atau perputarannya. Taruh barang-barang yang paling cepat laku di tempat yang memudahkan petugas untuk mengambilnya. Jangan lupa untuk menaruh label di setiap rak untuk mempermudah staf menemukan barang. Anda bisa mengintegrasikan software manajemen inventaris Anda dengan pemindai barcode untuk semakin mempercepat pencarian barang.

Agar menghemat ruang, Anda bisa menggunakan rak vertikal ketimbang horizontal. Anda bisa menggunakan alat forklift untuk mengambil barang yang diletakkan di rak paling atas.

5. Tidak Memberikan Training kepada Karyawan

Bahkan sekalipun Anda telah mengotomatiskan pengelolaan inventaris Anda, semuanya akan menjadi percuma jika Anda memiliki karyawan yang tidak kompeten dalam mengelola inventaris.

Inventaris adalah aset bisnis yang harus dijaga dengan baik agar bisnis tidak mengalami kerugian. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengajari karyawan Anda cara mengelola inventaris dengan benar. Pastikan mereka bisa beradaptasi dengan sistem manajemen inventaris yang Anda gunakan.

Selain melatih karyawan, Anda juga perlu menunjuk seseorang sebagai penanggung jawab inventaris. Orang ini tidak hanya bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran dalam pengelolaan inventaris, tetapi juga menemukan strategi penanganan inventaris yang paling sesuai untuk bisnis Anda, sebab apa yang baik bagi bisnis lain belum tentu baik bagi bisnis Anda.

Bagaimana dengan pengelolaan stok di toko atau gudang Anda? Apakah Anda masih mengelola stok Anda secara manual? Jangan ragu untuk meninggalkan komentar Anda di bawah.