Perancangan Website Arsip File Bid TIK Polda Jateng dengan Penerapan Metode CPM

Abstract

The development of an archival website for the Information and Communication Technology Unit (BID TIK) of the Central Java Regional Police (POLDA JATENG) aims to streamline document management processes by leveraging the Critical Path Method (CPM). This project focuses on designing a user-friendly and secure platform for archiving, retrieving, and organizing files systematically. 

By implementing CPM, the project identifies the most efficient sequence of activities, ensuring timely completion and optimal resource utilization. The methodology helps in pinpointing critical tasks and managing dependencies effectively, thus minimizing delays and improving project control. 

The resulting website enhances accessibility to archived files, facilitates quick and accurate information retrieval, and supports informed decision-making processes within the department. Additionally, it contributes to overall operational efficiency by reducing manual paperwork, improving data accuracy, and ensuring the secure handling of sensitive information. This initiative underscores the importance of integrating advanced project management techniques in IT infrastructure development to meet organizational needs and improve service delivery.

 

Keywords: IT, Central Java Regional Police, CPM.

 

Pengembangan situs web arsip untuk Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (BID TIK) Kepolisian Daerah Jawa Tengah (POLDA JATENG) bertujuan untuk merampingkan proses manajemen dokumen dengan memanfaatkan Metode Jalur Kritis (CPM). Proyek ini berfokus pada perancangan platform yang mudah digunakan dan aman untuk pengarsipan, pengambilan kembali, dan pengorganisasian file secara sistematis. 

Dengan menerapkan CPM, proyek ini mengidentifikasi urutan kegiatan yang paling efisien, memastikan penyelesaian tepat waktu dan optimalisasi sumber daya. Metodologi ini membantu dalam menentukan tugas-tugas kritis dan mengelola ketergantungan secara efektif, sehingga meminimalkan keterlambatan dan meningkatkan kontrol proyek.

 Situs web yang dihasilkan meningkatkan aksesibilitas terhadap file arsip, memfasilitasi pengambilan informasi yang cepat dan akurat, serta mendukung proses pengambilan keputusan yang tepat dalam departemen.

Selain itu, inisiatif ini berkontribusi pada efisiensi operasional secara keseluruhan dengan mengurangi pekerjaan manual, meningkatkan akurasi data, dan memastikan penanganan informasi sensitif secara aman. Inisiatif ini menekankan pentingnya integrasi teknik manajemen proyek yang maju dalam pengembangan infrastruktur TI untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan meningkatkan penyampaian layanan.

Kata Kunci: TI, Polda Jateng, CPM.

Pendahuluan

Polda Jawa Tengah sebagai salah satu instansi kepolisian terbesar di Indonesia memiliki peran penting dalam menjaga keamanan dan ketertiban masyarakat. Dalam menjalankan tugasnya, Polda Jawa Tengah memerlukan sistem informasi yang efektif dan efisien untuk mengelola dan mengatur berbagai kegiatan dan dokumen yang terkait dengan bidang teknik. 

Salah satu contoh sistem informasi yang sangat penting adalah website arsip file yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola berbagai dokumen dan data yang terkait dengan bidang teknik.

Website arsip file ini memiliki peran penting dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan dokumen dan data yang terkait dengan bidang teknik. Dengan adanya website arsip file, Polda Jawa Tengah dapat dengan mudah mengakses dan mengelola berbagai dokumen dan data yang terkait dengan bidang teknik, serta dapat meningkatkan keamanan dan ketertiban masyarakat dengan cara mengelola dan mengatur berbagai kegiatan dan dokumen yang terkait dengan bidang teknik.

Namun, dalam pengelolaan website arsip file, Polda Jawa Tengah masih mengalami beberapa masalah, seperti kurangnya sistem informasi yang efektif dan efisien, kurangnya kemampuan dalam mengelola dan mengatur berbagai kegiatan dan dokumen yang terkait dengan bidang teknik, serta kurangnya kemampuan dalam meningkatkan keamanan dan ketertiban masyarakat dengan cara mengelola dan mengatur berbagai kegiatan dan dokumen yang terkait dengan bidang teknik.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, Polda Jawa Tengah memerlukan sistem informasi yang lebih efektif dan efisien, serta memerlukan kemampuan dalam mengelola dan mengatur berbagai kegiatan dan dokumen yang terkait dengan bidang teknik. Oleh karena itu, dalam artikel ini, kita akan membahas tentang penggunaan metode CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique) dalam perancangan dan pengelolaan proyek website arsip file untuk bidang teknik polisi daerah Jawa Tengah.

Landasan Teori

Bagian ini berisi analisis dan diskusi. Judul bab ditulis menggunakan jenis huruf Times New Roman ukuran 12, bold, dengan menggunakan penomoran huruf alfabet kapital, dan dapat diberi nama dengan cara apa pun yang dianggap efektif.

Pengertian Manajemen

Manajemen Menurut George R. Terry, 1997 Dikenal sebagai Bapak Ilmu Manajemen, George R. Terry dalam bukunya Principle of Manajemen menyebutkan pengertian manajemen. Manajemen adalah sebuah proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 

Pengertian Manajemen Menurut Oey Liang Lee adalah ilmu dan seni untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi manusia dengan bantuan alat-alat sehingga dapat mencapai tujuan.  Sedangkan, pengertian Manajemen Menurut Mary Parker Foleot. Mary mendefinisikan manajemen sebagai sebuah seni untuk menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini bisa berarti tugas seorang manajer adalah mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi[1]. 

 

Pengertian Proyek TI

 

Proyek Merupakan gabungan dari berbagai sumberdaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara, untuk mencapai suatu sasaran tertentu[2]. Suatu kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasisumberdaya yang terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan[3].

 

Proyek adalah Aktivitas/kegiatan yang telah direncanakan untuk diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan dan didalamnya dialokasikan sumber daya dan budget-nya. Proyek TI: Adalah proyek yang berhubungan pengembangan suatu Teknologi informasi.

 

Pengertian Metode CPM

 

Metode CPM adalah cara yang digunakan untuk merencanakan dan mengawasi proyek, yang merupakan sistem yang paling umum digunakan dibandingkan dengan sistem lain yang menggunakan prinsip pembentukan jaringan. CPM dapat mengestimasi waktu yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan dan dapat menentukan prioritas kegiatan yang perlu mendapatkan pengawasan yang lebih intensif.

 Metode CPM juga dikenal dengan istilah Jalur Kritis, yang merujuk pada serangkaian kegiatan yang memerlukan perhatian khusus karena berdampak signifikan terhadap waktu penyelesaian proyek. Tujuan dari Jalur Kritis adalah untuk mengidentifikasi dengan cepat kegiatan-kegiatan yang memiliki dampak besar terhadap kemungkinan keterlambatan pelaksanaan proyek.

 

  Dalam sistem CPM ditentukan dua buah perkiraan waktu dan biaya untuk setiap aktivitas yang terdapat dalam jaringan. Kedua perkiraan ini adalah perkiraan normal dan perkiraan cepat. Perkiraan waktu normal merupakan perkiraan waktu yang paling mungkin. Biaya normal merupakan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan waktu normal. Perkiraan waktu cepat adalah waktu yang dibutuhkan suatu proyek jika biaya yang dikeluarkan tidak menjadi masalah dalam usaha untuk mempersingkat waktu bagi proyek tersebut. Jadi biaya mempercepat adalah biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan sautu pekerjaan yang dipercepat selesainya.

 

Hasil dan Pembahasan

 

Rancangan Kegiatan

 

Berikut merupakan rancangan/desain kegiatan

 

Tabel 1. Tabel Kegiatan

 

Activity On Node (AON)

 

Dari tabel 1 dapat diperoleh diagram AON seperti pada gambar 1 dibawah, penggunaan AON membantu meningkatkan pengelolaan proyek secara keseluruhan dengan memberikan pemahaman yang lebih baik, perencanaan yang lebih efisien, dan kemampuan pemantauan yang lebih baik.

 

Gambar 1. Gambar Activity on Node

 

dokpri

Activity On Arrow (AOA)

 

Kemudian dari AON dari gambar 1 tersebut direpresentasikan lagi ke dalam bentuk AOA untuk memudahkan dalam penentuan jalur (path).

 

Gambar 2. Gambar Activity on Arrow

 

dokpri

Garis Edar

 

Dari diagram jaringan pada gambar 2 sebelumnya, terdapat 4 garis edar (jalur) yang dapat diidentifikasi, seperti pada tabel 2 berikut ini.

 

Tabel 2. Tabel Garis Edar

dokpri

Dari tabel 2 sudah bisa langsung dihitung garis edar kritisnya. Garis edar kritis atau yang disebut juga dengan critical path adalah jalur yang memiliki durasi terpanjang dari semua jalur yang dimulai dari peristiwa awal hingga peristiwa akhir[4]. Berikut merupakan tabel dari penetuan garis edar kritis berdasarkan diagram jaringan pada gambar 2 dan tabel 2.

 

Tabel 3. Tabel Penentuan Garis Edar Kritis

dokpri

 

Dari Tabel 3 dapat disimpulkan bahwa jalur F merupakan jalur tercepat dalam menyelesikan proyek ini dan jalur A merupakan garis edar kritis dikarenakan merupakan jalur terlama dalam menyelesaikan proyek.

 

Forward Pass

 

Secara umum, ES dan EF untuk kejadian i -> j dihitung berdasarkan hubungan matematis berikut:

 

ESij = Maksimal (EFi))

 

EFij = EFij + tij

 

Keterangan:

 

i = nomor kejadian awal.

 

j = nomor kejadian tujuan.

 

t = jangka waktu (durasi) kegiatan

 

Hasil Forward Pass:

 

Gambar 3. Gambar Forward Pass

dokpri

Tabel 4. Tabel Forward Pass

dokpri

 

Backward Pass

 

Secara umum, LS dan LF untuk kejadian i => j dihitung berdasarkan hubungan matematis berikut:

 

LFij = Minimal (LSj)

 

LSij = LFij – tij

 

Minimal (LSj) adalah waktu mulai paling lambat minimal untuk setiap kejadian yang meninggalkan simpul j. Tujuannya adalah untuk Menetapkan waktu paling lambat untuk melihat berapa lama suatu kejadian dapat ditunda tanpa melebihi waktu penyelesaian proyek. Perhitungan dimulai dari akhir jaringan.

 

Hasil Backward Pass:

 

Gambar 4. Gambar Backward Pass

dokpri

Tabel 5. Tabel Backward Pass

 

dokpri

Slack

 

Slack atau kesenjangan berarti waktu penundaan suatu kejadian tanpa mengubah jangka waktu proyek secara keseluruhan. Atau waktu ekstra yang tersedia untuk menyelesaikan suatu kejadian. Slack juga berarti waktu Dimana tidak berada pada garis edar kritis (critical path), sebelum mencari slack Langkah awal yakni menentukan garis edar kritis dengan rumus ES = LS atau EF = LF. 

 

Dari hasil dari garis edar(jalur kritis) sebelumnya diperoleh jalur kritis sebagai berikut:

 

1-2-3-4-5-6-7-8-9-10-11

 

Dalam pendekatan matematis rumus yang dipakai untuk mencari slack yakni;

 

SIJ = LSIJ - ESIJ atau SIJ = LFIJ – EFIJ.

 

Keterangan:

 

i = nomor kejadian awal.

 

j = nomor kejadian tujuan.

 

t = jangka waktu (durasi) kegiatan.

 

Maka diperoleh hasil slack:

 

dokpri

Dari tabel diatas dapat diperoleh slack / waktu penundaan suatu kejadian selama 27 hari.

 

 

 

Penutup

 

Artikel ini membahas penerapan Metode Critical Path Method (CPM) dalam proyek pembuatan laporan kerja praktik hasil pembuatan website PIS FILE untuk pertukaran file di BID TIK POLDA JATENG. Berdasarkan analisis dan pembahasan yang telah dilakukan, beberapa kesimpulan dapat diambil sebagai berikut:

 

Efektivitas Metode CPM: Penerapan metode CPM dalam proyek ini terbukti efektif dalam perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian jalannya proyek. Dengan CPM, jalur kritis dapat diidentifikasi, memungkinkan tim proyek fokus pada aktivitas-aktivitas yang paling mempengaruhi waktu penyelesaian proyek, memastikan proyek selesai tepat waktu sesuai jadwal.

 

Estimasi Waktu Penyelesaian: Analisis CPM menunjukkan waktu tercepat untuk menyelesaikan proyek ini adalah 42 hari, yang berada pada jalur kritis. Jalur kritis mencakup urutan kegiatan tanpa slack, sehingga penundaan pada kegiatan ini akan mempengaruhi durasi total proyek. Jalur tercepat non-kritis memerlukan waktu 15 hari.

 

Waktu Kesenjangan (Slack Time): Proyek ini memiliki total slack time sebesar 27 hari. Waktu kesenjangan ini menunjukkan fleksibilitas dalam beberapa kegiatan yang tidak berada pada jalur kritis, memungkinkan penundaan tanpa mempengaruhi waktu penyelesaian total proyek. Ini memberikan ruang untuk penyesuaian dan mitigasi risiko selama pelaksanaan proyek.

 

Secara keseluruhan, penerapan Metode CPM dalam proyek ini memberikan kerangka kerja yang sistematis dan terstruktur untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana, membantu pengambilan keputusan dan pengalokasian sumber daya secara efektif untuk mencapai tujuan proyek.

 

 

 

Daftar Pustaka

 

Cleland, D. I., Cleland, D. L., & King, W. R. (1983). Systems analysis and project management (3rd ed.). McGraw-Hill.

 

Soeharto, I. (1995) Manajemen Proyek Dari Konseptual Hingga Operasional. Jakarta. Erlangga

 

Terry, G. R. (1997).Principles of management.

 

Ulfa, S., & Suhendar, E. (2021). Implementasi metode Critical Path Method pada proyek Synthesis Residence Kemang. Jurnal Optimasi Teknik Industri, 3(1), 1-6.

 

Yamit, Z. (2007). Manajemen produksi dan operasi (Ed. 2). Yogyakarta: Ekonisia Fakultas Ekonomi UII.