Mengelola Risiko dengan Bijak: Berbagi Pengalaman Persiapan Study Tour

Persiapan yang matang akan sangat menentukan bagaimana situasi di dalam perjalanan dan diharapkan mampu menurunkan potensi risiko yang bisa saja terjadi di mana pun dan kapan pun.

Study tour tidak hanya seputar jalan-jalan dan senang-senang semata. Banyak pengalaman berharga yang bisa dipetik oleh siswa saat melakukan perjalanan luar biasa ini.  

Salah satu siswa menyatakan sangat senang dan menganggapnya sebagai pengalaman yang luar biasa saat mengikuti study tour yang dilaksanakan sekolah kami pada 17-25 April 2024 yang lalu.

Sebanyak 160 siswa mengikuti kegiatan yang bertajuk Education Field Trip ini. Semuanya berjalan dengan lancar tanpa kekurangan satu apa pun. Pengalaman peserta pun saya yakin bertambah. 

Setidaknya, mereka benar-benar pernah merasakan secara nyata menghirup aroma segar kebanggaan saat mereka menginjakkan kaki pada beberapa perguruan tinggi  yang selalu menjadi salah satu incaran saat tahap studi lanjut yaitu Universitas Gadjah Mada, Universitas Brawijaya, Akademi Militer, dan Politeknik Keuangan Negara STAN. 

Pengalaman ini hampir tidak mungkin didapatkan oleh semua siswa kecuali dengan mengikuti kegiatan study tour ini.

Namun, sayang sekali, kegiatan yang hampir tiap tahun diadakan di setiap sekolah ini kini bak telur di ujung tanduk. 

Banyak pro dan kontra yang muncul akibat kecelakaan yang menimpa SMK Lingga Kencana Depok pada Sabtu, 11 Mei 2024. Indonesia berduka atas peristiwa nahas ini; putra bangsa gugur saat perjalanan melaksanakan study tour.

Berharap di masa yang akan datang tidak akan ada lagi peristiwa serupa yang menimpa, izinkan saya membagikan pengalaman bagaimana sekolah kami mempersiapkan diri dalam melaksanakan study tour beberapa waktu yang lalu sehingga terlaksana dengan aman, nyaman, transparan, penuh kebahagiaan dan full pengalaman.

Terencana Matang

Sumber Gambar: Ledy Arum I Politeknik Keuangan Negara STAN

Kegiatan study tour dengan tajuk Education Field Trip adalah agenda tahunan yang tercantum sebagai salah satu program kerja OSIS di sekolah kami. 

Kegiatan ini benar-benar murni berasal dari siswa, oleh siswa, dan untuk siswa. Siswa lah yang merencanakan kegiatan ini jauh-jauh hari sejak mereka pertama kali menjabat sebagai OSIS pada awal November 2023.

Jadi, kegiatan study tour di sekolah kami bukanlah kegiatan spontan, namun benar-benar kegiatan yang telah direncanakan jauh-jauh hari sebelum keberangkatan. 

Dimulai dengan rapat internal OSIS, pemilihan panitia (siswa), dan penetapan lokasi yang akan dikunjungi saat study tour dilaksanakan, semuanya benar-benar mereka lakukan secara mandiri. 

Bahkan rekening bank yang digunakan sebagai media pembayaran juga dibuat oleh siswa atas nama panitia (siswa) study tour, dan mereka sendiri yang melakukan pembayaran kepada pihak vendor.

Para guru, dalam hal ini wakil kepala sekolah bidang kesiswaan dan pembina OSIS, bertindak sebagai pendamping dan pengevaluasi berbagai kesepakatan ataupun kegiatan yang berkaitan dengan study tour ini. 

Berikutnya, hasil kesepakatan yang telah disempurnakan melalui berbagai evaluasi dinarasikan sebagai informasi yang sifatnya pemberitahuan kegiatan (study tour) serta ajakan bagi seluruh siswa untuk mengikuti kegiatan.

Kegiatan ini bersifat opsional; siswa bebas untuk mengikuti atau tidak mengikuti kegiatan ini. Tidak ada paksaan dari siapa pun dan tidak berkaitan dengan nilai akademis apa pun.

Point utamanya adalah kegiatan ini bukan kegiatan yang tiba-tiba, tapi kegiatan terencana dan terukur dengan segala potensi kebermanfaatan dan resiko yang senantiasa diperhitungkan dan terupdate sesuai dengan rentang waktu.

Pilah Pilih Vendor

Sumber Gambar: Ledy Arum I Akademi Militer

Pemilihan vendor merupakan tahapan krusial yang dilakukan sebelum pemberitahuan kegiatan study tour kepada seluruh siswa. Kenyamanan, keamanan, dan pemaknaan dari study tour ini sangat bergantung pada pemilihan vendor yang tepat. 

Salah pilih vendor bisa menyebabkan ketidaknyamanan selama perjalanan. Perlu digarisbawahi bahwa pemilihan vendor ini sepenuhnya dilakukan oleh siswa melalui musyawarah mufakat atau voting. 

Tidak ada intervensi dari guru, bahkan kepala sekolah. Dengan ini, diharapkan siswa akan benar-benar cermat dalam memilih dan mampu bertanggung jawab atas pilihan mereka sendiri.

Pemilihan vendor diawali dengan presentasi masing-masing vendor yang mengajukan diri sebagai penyedia jasa study tour di hadapan panitia (siswa) dan guru (Waka Kesiswaan dan Pembina OSIS). 

Proses ini dilaksanakan pada periode Oktober 2023 - Januari 2024. Beberapa indikator yang digunakan siswa untuk memilih vendor adalah kesanggupan memfasilitasi kunjungan ke tempat tujuan, keadaan armada, penginapan, track record, dan jejaring vendor. Hal ini benar-benar dilaksanakan dengan seleksi yang ketat demi kenyamanan dan keamanan saat perjalanan.

Sebagai contoh, kesanggupan vendor untuk memfasilitasi kunjungan ke tempat tujuan harus ditanyakan dengan sangat serius. Jangan sampai perjalanan yang dilakukan menjadi sia-sia, seperti tujuan ke Akademi Militer yang hanya dilewati tanpa ada kunjungan yang bermakna. 

Jejaring vendor juga penting karena dapat meminimalisir risiko saat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Jejaring ini bak pemain cadangan; jika terjadi masalah, seperti bus rusak atau mogok, vendor dengan jejaring yang baik akan mudah menggantinya dengan bus lain. 

Jika vendor tidak memiliki jejaring yang baik, maka mogok di jalan bisa menyebabkan penundaan yang lama hanya karena menunggu perbaikan bus.

Setelah pemilihan vendor, kami secara langsung memeriksa kondisi bus yang akan digunakan. Saya bersama dengan wakil kepala sekolah bidang kesiswaan dan perwakilan panitia study tour hadir secara langsung untuk memeriksa secara rinci kondisi bus yang akan digunakan.

Biodata Lengkap Peserta

Sumber Gambar: Ledy Arum I Universitas Brawijaya

Tidak terbayang jika tiba-tiba ada siswa yang kehilangan kesadaran dan kita tidak tahu penyebabnya apa serta tidak mengetahui nomor kontak orang tuanya. Keadaan ini sangat berisiko dan menghambat penanganan saat terjadi situasi darurat. 

Di dalam perjalanan selama kurang lebih sembilan hari yang kami lakukan, potensi kambuhnya penyakit bawaan yang diderita oleh siswa sangatlah besar. 

Contohnya adalah penyakit asma, epilepsi, jantung, dan berbagai penyakit kambuhan lainnya yang bisa berisiko fatal. Dengan biodata lengkap, setidaknya kita mampu memetakan potensi risiko dan penanganannya. 

Apabila tiba-tiba kambuh, maka akan segera dapat ditangani dengan baik, melalui pemberian obat yang tepat serta komunikasi yang baik dengan orang tua siswa.

Maka sebelum keberangkatan, panitia siswa membagikan borang biodata lengkap yang harus diisi oleh setiap peserta, yang juga mencantumkan riwayat penyakit yang diderita serta nomor kontak yang bisa dihubungi saat terjadi situasi darurat yang tidak diinginkan.

Agar tidak terjadi kesalahan dalam penanganan, biasanya siswa dengan penyakit bawaan diminta secara mandiri membawa obat yang biasa dikonsumsi saat kambuh. Ini meminimalisir malapraktik yang berisiko terhadap keadaan siswa yang kambuh.

Pengalaman Berharga

Sumber Gambar: Ledy Arum I Universitas Gadjah Mada

Perjalanan ini adalah perjalanan yang luar biasa. Mengenalkan dunia luar sekaligus memberikan pengalaman nyata tentang studi lanjut kepada para siswa. 

Saya pikir tidak ada masalah ketika study tour tetap menjadi agenda tahunan di masing-masing sekolah. Namun, perjalanan ini jangan sampai kehilangan arti sebagai pembelajaran bermakna di luar kelas.

Dengan perjalanan ini, para siswa diharapkan mampu membuka pola pikir bahwa dunia ini luas dengan berbagai keindahan tempat dan berbagai pilihan profesi dengan program studi beragam yang bisa dijadikan pilihan saat waktunya tiba kelak. 

Jangan menjadikan kegiatan ini sebagai ajang bersenang-senang semata tanpa adanya pembelajaran apapun. Tanggung jawab kita adalah mengawal kegiatan ini dari awal sampai akhir, dari proses perencanaan hingga kembali ke sekolah. Jangan terlalu ikut campur terlalu dalam ataupun malah tidak peduli sama sekali.

Inilah pengalaman sekolah kami saat pelaksanaan study tour kemarin. Dengan perencanaan yang sempurna, diharapkan potensi risiko yang ada dapat diminimalisir sehingga study tour ini menjadi pembelajaran yang benar-benar bermakna di luar kelas, memberikan pengalaman yang luar biasa kepada siswa. 

Siapa tahu pengalaman ini bisa menjadi contoh bagi sekolah-sekolah yang akan melaksanakan study tour di masa yang akan datang.