Bijak Mengelola Waktu Dengan Matriks Prioritas

Ilustrasi Gambar : www.businessknowhow.com

Kemungkinan besar, dunia kampus akan sangat mengejutkan bagi sebagian besar mahasiswa, terutama bagi Anda mahasiswa baru. Anda akan memiliki fleksibilitas dan kemandirian yang tinggi untuk mengatur jadwal Anda sendiri. 

Sampai SMA, waktu Anda mungkin sangat terstruktur dan terorganisir, segala sesuatu yang harus Anda lakukan sangat jelas. Meskipun di masa ini, orang tua terkesan sering menyebalkan dengan selalu berpesan "jangan lupa melakukan ini dan itu", namun harus diakui, bahwa ini membuat Anda tetap berorientasi pada banyak tugas yang ada.

Sebagian dari Anda mungkin terlena menikmati kebebasan baru di dunia kampus sehingga sulit menemukan bagaimana mengelola waktu agar segala sesuatu berjalan sesuai dengan yang Anda harapkan. Tiba-tiba Anda bisa jadi stres, waktu senggang Anda akan dipenuhi dengan tuntutan yang saling berbenturan satu dengan yang lainnya. 

Terlebih di masa pandemi Covid-19 seperti saat ini, dimana aktifitas perkuliahan dialihkan di rumah secara online, belajar dari rumah terasa jauh lebih melelahkan ketimbang belajar di kampus. Tulisan ini akan menolong Anda untuk dapat mengatur waktu dengan baik dengan tetap menikmati indahnya dunia mahasiswa.

Apa kata Alkitab soal manggunakan waktu? Dalam Mazmur 90 : 12, Musa berdoa demikian, "Ajarlah kami menghitung hari-hari kami sedemikian, hingga kami beroleh hati yang bijaksana". Doa ini dinaikkan di tengah suatu periode sulit dalam sejarah bangsa Israel. 

Saat itu umat Allah baru mengalami pendisiplinan dari Tuhan. Musa tergerak untuk berbicara kepada Allah, menyatakan betapa singkat serta rapuhnya hidup manusia dibandingkan dengan Allah yang kekal. 

Dalam tulisan mazmurnya ini, Musa banyak merenungkan tentang makna perjalanan hari-hari hidup manusia, khususnya hari-hari perjalanan hidupnya sendiri. Apakah waktu yang Tuhan anugerahkan kepadanya telah diisi dengan hal-hal yang bermanfaat atau justru sebaliknya, hal-hal yang sia-sia.

Musa adalah seorang pemimpin yang hebat, ia adalah pemimpin yang membawa bangsa Israel keluar dari perbudakan di tanah Mesir. Dari Mazmur ini, kita mengerti bahwa Ia adalah seorang pemimpin yang tidak melupakan Tuhan. 

Memimpin sebuah bangsa yang tegar tengkuk selama 40 tahun perjalanan, Ia tidak lupa berdoa, memohon pengertian yang benar dari Tuhan agar hari-hari yang dilaluinya diisi dengan hal-hal yang sesuai kehendak Allah. Ia sadar penuh, akan ada juga masa dimana dia akan berhenti dan Tuhan akan memanggilnya pulang.

Oleh sebab itu, hidup yang dijalaninya di bumi seharusnya dapat dipertanggungjawabkan dengan baik dan menjadi masa persiapan menjelang kehidupan kekal kelak. 

Melalui teladan Musa ini, perlu kita renungkan, apakah kita telah menggunakan waktu-waktu kita seperti yang Tuhan kehendaki? Sama seperti doa yang Musa naikkan, Tuhan mau kita juga memiliki hati yang bijaksana di dalam menghitung hari-hari, karena jangan-jangan tanpa disadari kesibukan yang kita jalani hanyalah berupa hal-hal yang tidak dikehendaki Tuhan.

Dalam Efesus 5 : 15-16 Paulus menulis, "Karena itu, perhatikanlah dengan saksama, bagaimana kamu hidup, janganlah seperti orang bebal, tetapi seperti orang arif, dan pergunakanlah waktu yang ada, karena hari-hari ini adalah jahat". 

Dalam terjemahan NIV, kalimat ini ditulis demikian, "Be very carefull, then, how you live -- not as unwise but as wise, making the most of every opportunity, becouse the days are evil". Paulus memberi gambaran tentang dua orang yang kontradiktif, orang bebal (unwise) dan orang arif (wise). 

Perbedaan keduanya terletak pada bagaimana mereka hidup dan mengelola waktu yang ada. Orang bodoh tidak punya strategi bagaimana mengatur waktu dan menghilangkan kesempatannya untuk hidup bagi Tuhan ditengah dunia yang penuh dosa (band. Kol 4 : 5). Nasehat Paulus ini mempertegas pentingnya manajemen waktu bagi kita.

Apakah itu manajemen waktu? Manajemen waktu bukanlah soal sekedar mengisi jadwal, atau membuat time schedule mingguan. Filosofi utamanya adalah bagaimana kita mempergunakan waktu yang kita miliki dengan sebaik-baiknya.

Dalam penerapannya, tentu kita harus bijak dan dengan hikmat Tuhan menentukan mana yang menjadi skala prioritas ditengah banyaknya hal-hal yang kita rasa perlu untuk dilakukan. 

Dwight Eisenhower menolong kita dengan membuat Matriks Prioritas yang dikenal dengan istilah Eisenhower Decision Matrix. Matriks ini menolong kita untuk melakukan manajemen waktu dengan lebih baik, dengan memisahkan hal-hal yang kita lakukan ke dalam empat kategori seperti gambar berikut.

Kuadran I disebut Kuadran Penting dan Mendesak. Dalam kuadran ini, Anda hanya boleh memasukkan hal-hal yang sangat penting dan wajib Anda selesaikan segera, misalkan tugas yang harus dikumpulkan esok hari. 

Sebagai seorang mahasiswa, urusan kuliah tentu manjadi hal penting bagi Anda. Jika ada terlalu banyak pekerjaan penting untuk dimasukkan di kuadran ini, cobalah untuk mengurutkan mana yang perlu dikerjakan lebih dulu sesuai ukrutan waktu deadlinenya. 

Semua pekerjaan yang masuk di kuadran I harus menjadi skala prioritas untuk dikerjakan. Dengan menyelesaikan hal-hal yang masuk dalam kuadran I ini, pekerjaan lainnya akan lebih ringan untuk diselesaikan.

Kuadran II disebut Kuadran Penting namun Tidak Mendesak. Hal-hal yang perlu dimasukkan ke dalam kuadran ini adalah tugas dan pekerjaan yang penting dan dapat dicicil secara bertahap karena sifatnya tidak mendesak, mungkin saja tugas kuliah namun deadlinenya minggu depan. 

Walaupun tidak mendesak, namun Anda tetap harus menentukan target penyelesaian agar pekerjaan ini bisa berjalan sesuai rencana. Hal yang harus diwaspadai adalah budaya menunda-nunda waktu. Proses mencicil dalam pekerjaan yang tidak mendesak sangat penting agar Anda tidak keteteran ketika tenggat waktu sudah dekat.

Kuadran III disebut Kuadran Mendesak namun Tidak Penting. Kuadran ini berisi hal-hal yang tidak penting namun tetap harus dikerjakan. Contohnya adalah follow up jadwal rapat di kepengurusan atau kepanitiaan. 

Kelihatannya, hal ini sangat mendesak anda untuk melakukannya, padahal sebenarnya tidaklah terlalu penting harus anda yang melakukannya di saat itu. Yang perlu dipikirkan adalah apakah hal ini bisa dilakukan oleh teman lainnya? Baik sekali jika anda meminta teman anda untuk melakukannya. 

Namun, Jika tidak bisa diwakilkan, Anda bisa melakukannya jika memiliki waktu luang setelah menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan lain, serta waktu Anda masih memungkinkan.

Kuadran IV disebut Tidak Penting dan Tidak Mendesak. Sesuai namanya, hal-hal yang masuk disini adalah hal-hal yang tidak penting dan juga tidak mendesak untuk dilakukan, contohnya nonton seri drama korea atau sibuk dengan medsos hingga lupa waktu. 

Sayangnya, sering sekali kita terjebak berlama-lama ada di dalam kegiatan kuadran ini. Penting sekali bagi Anda untuk menentukan hal-hal yang ada di kuadran ini agar Anda tidak terjebak dan mengabaikan prioritas Anda.

Menyusun skala prioritas memang tidak semudah kelihatannya dan bagi Anda yang belum terbiasa pastinya menjadi tantangan sendiri. Apalagi ketika Anda sedang banyak sekali dihadapkan dengan pekerjaan dan deadline. Cobalah terapkan teknik manajemen waktu dengan 4 skala kuadran prioritas di atas untuk bisa mengatur prioritas pekerjaan Anda dengan lebih baik.

Setelah Anda mendapatkan skala prioritas, apa yang perlu dilakukan? Disinilah pentingnya kita membuat time schedule mingguan. Saya menyarankan untuk membuat tabel mingguan dengan breakdown waktu per 30 menit, dimulai pukul berapa anda bangun pagi dan Saat Teduh sampai pukul berapa Anda harus masuk kamar dan tidur malam. 

Tabel mingguan seperti ini banyak menolong saya untuk lebih terstruktur dan terorganisir. Isilah terlebih dulu jadwal mingguan anda dengan hal-hal atau kegiatan sesuai urutan prioritasnya. 

Jika masih terdapat waktu kosong, anda bisa memasukkan hobby dan yang lainnya supaya anda tetap segar sepanjang minggu. Yang penting untuk diingat adalah tetapkan harapan yang realistis dan atur jadwal Anda sesuai dengan kerangka waktu penyelesaian yang logis. Selamat mencoba.