Saat ini hampir semua bisnis yang dikelola secara profesional telah memanfaatkan mesin kasir sebagai perangkat bantu untuk mengelola transaksi penjualan, seperti bisnis toko retail, resto, jasa dan bisnis sebagainya.
Keberadaan mesin kasir ini umumnya digunakan untuk menghitung transaksi penjualan dan mencatat transaksi keuangan. Penggunaan mesin kasir juga memudahkan dalam menghitung dan menambahkan pajak pembelian, diskon, dan mencetak resi pembelian barang.
Ketika ditemukan pertama kali oleh James Ritty pada tahun 1879 penggunaan mesin kasir awalnya dimaksudkan untuk mencegah pencurian uang oleh karyawan. Seiring dengan perkembangan teknologi mesin kasir pun turut telah mengalami transformasi secara digital dan terintegrasi dengan software atau perangkat lunak komputer, sehingga lebih dikenal sebagai sistem POS atau software point of sales (POS).
Pengertian Point of Sales
Sistem point of sales adalah suatu aplikasi yang banyak digunakan oleh pemilik atau pengelola bisnis retail guna mempermudah kegiatan transaksi, sehingga proses penjualan dan pembelian dapat dilakukan dengan lebih mudah, cepat dan cermat.
Aplikasi ini sendiri biasanya terimplementasi pada suatu terminal atau mesin pembayaran sehingga sering disebut sebagai sistem cash register. Dibanding mesin kasir konvensional, penggunaan Software POS sebagai mesn kasir digital memiliki beberapa keunggulan.
Pertama, terkait fleksibilitas tempat. Mesin kasir konvensional memiliki bentuk fisik yang relatif besar sehingga harus ditempatkan secara permanen di lokasi tertentu karena tidak dapat dipindahkan. Sedangkan software kasir memiliki flesibilitas karena dapat diakses melalui berbagai perangkat digital sperti tablet ataupun telepon selular, sehingga dapat dipindahkan dengan mudah dan tidak membutuhkan tempat khusus untuk meletakkannya.
Kedua, terkait kelengkapan fitur dan fasilitas transaksi. Pada mesin kasir konvensional terbatas hanya untuk mencatat transaksi harian. Sedangkan pada software kasir fitur yang disediakan lebih lengkap karena didukung teknologi digital, sehingga mampu menyimpan informasi lebih banyak, semisal informasi stok barang, retur barang, transaksi harian, bulanan hingga tahunan.
Ketiga, tekait kompatibilitas. Pada mesin kasir konvensional tidak dapat terhubung dengan perangkat lain. Sedangkan software kasir dapat terkoneksi dengan perangkat lain, misalnya barcode scanner, sehingga karyawan tidak perlu melakukan input kode barang secara manual tapi cukup melakkan scan code barang maka data secara otomatis akan terinput ke dalam system komputer lebih cepat dan akurat.
Keuntungan menggunakan sistem point of sales
Dengan bantuan sistem point of sales, pengusaha dapat meningkatkan efisiensi proses transaksi serta mengelola inventaris, program promosi, mempermudah pencarian barang dan stok transfer.
Sistem point of sales juga dapat mengotomasi pembuatan laporan dagang sehingga data perusahaan akan lebih optimal, aman dan transparan, dimana semua transkasi dapat dicetak bukti pembayaran kepada pelanggan.
Tentunya dengan implementasi sistem point of sales akan dapat lebih mudah untuk mengelola bisnis retail melalui aplikasi yang terintegrasi dengan sistem lain seperti sistem akuntansi, sistem marketing automation, dan sistem manajemen inventaris barang. Dengan menggunakan software ini maka untuk setiap transaksi akan dicatat dan dipantau secara real-time dan transparan menggunakan jaringan internet.
Beberapa fitur penting software toko retail
Salah satu vendor penyedia software point of sales terbaik di Indonesia adalah Trigonal Software yang telah dipercaya oleh ratusan sektor retail di Indonesia.
Selain mudah dikustomisasi dan integrasi dengan software lainnya, sistem point of sales yang dikembangkan Trigonal Software juga memiliki banyak fitur yang penting dan sesuai dengan proses operasional pada toko retail.
Dalam perjalanan bisnisnya, Trigonal Software telah merilis beberapa versi point of sales, dan yang terbaru adalah IPOS 5 atau yang dikenal sebagai IPOS Ultimate. Beberapa fitur yang disediakan antara lain sebagai berikut:
Web based interface
Program ini memiliki kelebihan yaitu tampilan antar muka (interface) yang sangat mudah dipahami oleh pemilik bisnis retail sekalipun tidak paham sistem digital. Selain itu, setiap saat sang pemilik toko retail dapat memantau transaksi yang sedang berlangsung kapan pun dan dari mana pun karena sudah terkoneksi dengan jaringan internet.
Loyalty and reward
Tidak hanya memiliki tampilan interface laman web, kelebihan lain dari fitur program IPOS retail lainnya adalah dapat meningkatkan retensi dengan membuat loyalty dan reward yang telah sesuai dengan preferensi atau pembelian dari setiap pelanggan.
Multi price list
Program IPOS juga memiliki fitur menarik lainnya yaitu Multi price list. Melalui fitur ini sang pemilik toko dapat memperbaharui harga sewaktu-waktu. Selain itu dengan fitur ini akan memungkinkan pemilik toko memberikan harga jual yang berbeda untuk setiap cabang atau lokasi toko.
Sales history
Dengan adanya fitur ini maka sang pemilik toko retail tidak perlu repot-repot lagi untuk mencatat riwayat transaksi dan penjualan. Sistem yang sudah terintegrasi ini akan mengotomatiskan data bisnis dan juga meminimalisir faktor akibat keteledoran atau human error. Selain itu pemilik toko juga dapat dengan mudah menganalisis tren dan memprediksi arus kas bisnis retail mereka secara akurat.
Return sales
Sedangkan fitur Return sales berfungsi untuk mengelola pengembalian atau pembatalan transaksi yang telah terjadi. Melalui fitur Return sales ini maka setiap ada pengembalian barang oleh pelanggan akan direkam oleh sistem tanpa menimbulkan kesalahan pada back-end.
Pada prinsipnya penggunaan program IPOS akan memudahkan pengelolaan bisnis retail, karena semua aktifitas bisnis dapat dilakukan dengan mudah dan otomatis secara digital melalui jaringan internet.
Dengan menggunakan program IPOS ini maka pengguna akan dapat memaksimalkan transaksi pembayaran secara transparan, bahkan dapat dipantau dari mana saja dan kapan saja, termasuk ketika pengusaha sedang bepergian ke luar negeri. (*)
