Studi Kasus: Efisiensi dan Efektifitas Sistem Pembelian di PT Aerofood ACS Surabaya

Dalam upaya meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas produk, perusahaan-perusahaan di Indonesia semakin fokus pada pengelolaan alur pembelian barang dan PT. Aerofood ACS salah satunya. Proses ini tidak hanya melibatkan pemilihan pemasok, tetapi juga melibatkan sejumlah langkah penting yang memastikan bahwa kebutuhan perusahaan dapat terpenuhi dengan optimal.

Proses pembelian barang dimulai dengan identifikasi kebutuhan dari suatu departemen. Permintaan ini kemudian diajukan dalam bentuk dokumen resmi yang dikenal sebagai Purchase Requisition (PR). Didalam PR sendiri terdapat barang yang akan dibeli beserta harganya, lalu ada Form Verifikasi Budget yang berisi tentang sisa jatah dana yang dimiliki oleh departemen tersebut, dan terakhir formulir analisa kebutuhan pengadaan barang yang berisi tentang : jenis barang, kondisi barang saat ini, spesifikasi barang, tujuan dan manfaat yang diperoleh jika membeli barang tersebut, dan terakhir analisis resiko. Langkah ini memastikan bahwa setiap pengadaan barang didasarkan pada kebutuhan yang jelas dan terukur.

Alur Pembelian Barang, Sumber : Jhalu

Pembuatan Purchase Order (PO) menjadi langkah krusial, di mana dokumen resmi ini berfungsi sebagai kontrak antara perusahaan dan pemasok. Setelah barang diterima, tim penerimaan akan memeriksa dan memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan. Proses ini tidak hanya memastikan akurasi, tetapi juga menjaga kualitas produk yang akan digunakan.

Setelah semua barang diterima dan diperiksa, perusahaan melanjutkan dengan proses pembayaran kepada pemasok sesuai dengan syarat yang telah disepakati. Proses ini menandai selesainya alur pembelian dan menjadi bagian penting dalam menjaga hubungan baik dengan pemasok.

Proses evaluasi kinerja pemasok juga menjadi bagian integral dari alur ini, memberikan umpan balik yang penting untuk pengambilan keputusan di masa depan. Dengan demikian, perusahaan tidak hanya fokus pada pembelian, tetapi juga berupaya membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok.