Mengenal Lebih Dalam tentang Knowledge Transfer

Knowledge transfer adalah metode yang praktis untuk mentransfer pengetahuan dari satu bagian bisnis ke bagian lain. Knowledge transfer merupakan teori dan praktik yang  diterapkan pada sistem bisnis dan budaya perusahaan. tidak hanya itu, knowledge transfer juga lebih dari sekadar komunikasi yaitu melibatkan tugas, proses, alat, dokumen, dan lain lain.

Menurut De Luca dan Cano Rubio (2019) menunjukkan bahwa salah satu masalah yang paling relevan dalam Knowledge Transfer terkait dengan definisi dan control variabel utama mampu memberikan efektifitas dan efisiensi pada seluruh proses di sistem bisnis.

Knowledge Trasnfer ini merupakan suatu kegiatan untuk membantu merampingkan pengetahuan yang memastikan bahwa setiap orang di tim di suatu perusahaan mempunyai informasi yang dibutuhkan demi bisa menjaga suatu perusahaan sehingga kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

Jadi,  pemaksimalan efektivitas dan efisiensi dalam proses Knowledge Transfer ini berasal dari isi pengetahuan untuk di transfer atau di sampaikan (kompleksitas, kualitas dan kuantitas informasi yang ditransfer dalam transferred perusahaan), dan kecepatan proses Knowledge transfer (waktu di mana dapat direalisasikan).

Knowledge transfer tentunnya adalah hal yang sangat penting dan mendasar untuk menjalankan bisnis  karena dapat meningkatkan inovasi, kolaborasi, dan pemahaman dalam bisnis.

Jika dibandingkan cuma mengandalkan fakta dan data untuk berbagi informasi antar divisi, tentunnya lebih bisa membuat gambaran yang jelas dan mudah dari konsep bisnis yang rumit.

Oleh karena itu, di saat anda mentransfer pengetahuan dari individu ke individu lainnya, Anda harus menggunakan berbagai pendekatan dan alat, untuk mengenai pendekatan bisa melakukan pendekatan sebagai berikut ini:

*Mendatangkan ahli atau konsultan ke seminar
*Mencari solusi untuk memecahkan masalah
*Merancang proyek baru
*Mempelajari keterampilan baru lewat seminar atau online
*Brainstorming ide

Untuk mengenai alat bisa memakai alat ini sebagai berikut:

*Visual dan video
*Perpustakaan dokumen
*Portal pengetahuan
*CRM system
*Laporan
*Tim yang berdedikasi

Untuk transfer pengetahuan dasar ada dua yaitu tacit dan explicit dan penjelasanya sebagai berikut:

      * Tacit knowledge adalah Pengetahuan yang terdapat di dalam otak manusia dengan pengalaman dan pemahaman orang tersebut. Biasanya Pengetahuan ini di dapat dari pengalaman dan sulit di ungkapan ke orang lain.

      * Explicit Knowledge adalah Pengetahuan telah dikumpulkan dan sudah diterjemahkan ke dalam suatu bentuk dokumentasi sehingga orang lain lebih mudah memahami. Biasanya pengetahuan ini cenderung mudah untuk di ungkapkan karena kebanyakan bersifat teori.

Hirotaka Takeuchi dan Ikujiro Nonaka membagikan 4 model transfer knowledge yaitu

* Tacit knowledge ke explicit knowledge (Externalization)= pengetahuan yang tersimpan dalam otak seseorang dibuat menjadi explicit agar dapat dipelajari orang lain

* Tacit knowledge ke tacit knowledge (Socialization) = Transfer knowledge dari satu individu ke individu lainnya dalam bentuk tacit knowledge.

* Explicit knowledge ke explicit knowledge (Combination)= Mengorganisasi kumpulan explicit knowledge ke dalam satu bentuk media yang lebih sistematis, melalui proses penambahan knowledge baru, kombinasi dan kategorisasi pengetahuan yang telah terkumpul.

* Explicit knowledge ke tacit knowledge (Internalization)= proses ini berlangsung mirip seperti aktivitas belajar, berlangsung dengan menangkap ide-ide.

Pelaksanaan knowledge transfer tentunnya telah memberikan pengaruh yang signifikan terhadap organisasi terlebih dalam hal pengetahuan. Implementasi yang efektif dari transfer pengetahuan yang berasal dari individu atau karyawan, orang sukses akan meningkatkan nilai pengetahuan dimiliki selain memberikan solusi yang lebih baik terhadap kinerja bisnis atau organisasi.

Pelaksanaan knowledge transfer yang bisa dilakukan pada perusahaan yaitu dengan cara mengadakan pelatihan kepada karyawan, pelatihan promosi jabatan dan pelatihan rotasi jabatan. karena pengetahuan merupakan aset jangka Panjang sehingga beberapa Organisasi pun bisa mendatangkan orang orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman untuk mengadakan pelatihan karyawan mereka dan saling bertukar dan membagikan ilmu pengetahuan baru yang didapat.

Penerapan transfer knowledge ke dalam bisnis tentunnya memberikan banyak manfaat dan pengaruh yang signifikan yaitu: meningkatkan budaya perusahaan, meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan, proses bisnis yang lebih cepat, meningkatkan efisiensi, penggunaan teknologi yang proper dan sumber daya bisnis yang lebih baik.

Kalau sedang mencari cara untuk meningkatkan efisiensi pada perusahaan, menginspirasi inovasi, dan mengurangi miskomunikasi yang berakibat menghambat bisnis, tentunnya harus  membangun rencana transfer knowledge yang matang.

Didalam Transfer Knowledge ada yang namanya Groupware, Groupware adalah perangkat lunak komputer yang di buat dengan tujuan untuk membantu orang terlibat dalam suatu tugas agar lebih mudah untuk mencapai tujuan bersama.

Beberapa contoh aplikasi Groupware yang digunakan dalam Transfer Knowledge adalah sebagai berikut :

* Email=  cara berkirim surat melalui jaringan internet menggunakan laptop dan smartphone juga berfungsi untuk mengirim file teks, gambar, audio ataupun video.

* Chat room= sebuah teknologi yang di gunakan untuk bertukar pesan lewat aplikasi seperti WhatsApp di dunia maya.

* Video communication= teknologi yang digunakan untuk berkomunikasi lewat sambungan video dengan satu orang bahkan lebih seperti Zoom dan Google Meet
Groupware dapat dibagi menjadi tiga kategori (tergantung pada tingkat kolaborasi):

* Komunikasi= dapat dianggap sebagai pertukaran informasi yang tidak terstruktur. Contoh: Sebuah panggilan telepon atau diskusi chat IM

* Conferencing=  mengacu pada kerja interaktif menuju tujuan bersama. Brainstorming atau voting adalah contohnya: brainstorming atau voting

* Koordinasi= mengacu pada pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama.
Knowledge Transfer (KT)  ini juga di gunakan untuk

* Meningkatkan dan memperlancar pertumbuhan bisnis

* Meningkatkan efektivitas dan produktivitas pada suatu bisnis

* Memperbesar Pendapatan dan Profit,
Di mana semuanya ini berperan penting untuk menunjang:  Kesinambungan (Sustainable), Kinerja (Performance) dan Inovasi (Innovation).