Mewujudkan Pengarsipan Secara Online dengan Google Drive

Semua sepakat bila layanan Google selama ini sudah sangat membantu dalam menyederhanakan pekerjaan di kantor dan salah satu layanan Google yang powerfull adalah Google Drive.

Layanan tersebut menyediakan tempat penyimpanan file secara online yang dapat diakses via Smartphone/Tablet/PC/Laptop. Bila Anda bekerja di bagian Tata Usaha, Pengarsipan dokumen atau sejenisnya, alangkah baiknya memanfaatkan Google Drive untuk menyimpan dokumen.

Dokumen-dokumen tersebut harus dikonversi dulu dalam bentuk file (soft copy) dengan melakukan Scanner (alat pemindai), hanya saja bila menggunakan scanner membutuhkan waktu yang lama sehingga tidak praktis, biasanya hal ini membuat orang malas mendigitalkan arsipnya.

Cara yang paling praktis adalah dengan menggunakan Smartphone Android yang memiiki resolusi kamera yang baik (paling bagus yang kameranya 12-16 Mega pixel atau diatasnya) dan Smartphone tersebut telah terinstall aplikasi Camera Scanner yang dapat di download di Play store. Kualitas Hasil scan dari aplikasi tersebut tidak terlalu jauh bedanya.

Jadi intinya kita melakukan pemotretan pada dokumen dengan menggunakan aplikasi tersebut. Cara ini pasti sangat mudah dan menyenangkan.

Dalam memanfaatkan Google Drive, Anda wajib mendownloadya di playstore. Setelah anda menginstal Google Drive secara default Anda mendapatkan kapasitas penyimpanan sebesar 15 GB dan jumlah kapasitas ini saya rasa cukup, tetapi apabila Anda merasa kurang dan ingin menambahkan jumlah kapasitas penyimpanan, maka Google menyediakan tarif tertentu yang tidak murah.

Tetapi sebenarnya Google Drive menyediakan kapasitas unlimited yang hanya ditujukan untuk para pelajar, mahasiswa yang kampusnya berkolaborasi dengan Google.

Untuk hal ini silahkan anda googling, siapa tahu ada pihak tertentu yang menjual akun Google Drive Unlimited yang murah tentunya.

Dengan menggunakan Smartphone Android dalam melakukan pemotretan dokumen maka hasil foto tersebut bisa langsung dikirim ke Google Drive.

Yang menjadi perhatian di sini adalah Anda harus bisa menempatkan file file di Google Drive secara teratur. Caranya adalah dengan membuat folder arsip, memberikan penamaan file yang mudah.

Hal ini harus dilakukan, agar file file yang telah tersimpan di Google Drive mudah dicari. Alangkah sayangnya apabila Anda asal menyimpan saja, sehingga ketika Anda ingin mencari file tertentu malah tidak ditemukan karena Anda tidak memperhatikan penamaan file dan pembuatan folder. 

Bila Anda betul-betul melakukan Pengarsipan secara online, maka Smartphone Anda menjadi Lemari Online yang portabel, Anda tidak usah berlelah-lelah mencari dokumen di lemari Anda, cukup menggunakan Smartphone yang terkoneksi dengan Google Drive.

Anda juga tidak terlalu khawatir jika ada dokumen yang hilang karena sudah tersimpan di server Google dan yang paling menyenangkan adalah dokumen yang berbentuk file dalam Google Drive tersebut bisa di share ke orang orang tertentu melalui WhatsApp, Facebook dan Twitter.

Selamat Mencoba Google Drive. Gunakanlah teknologi untuk memudahkan pekerjaan agar waktu kita banyak untuk orang-orang terkasih .