Kali pertama sejak 20 tahun berdiri, Credit Union Stella Maris mengadakan lokakarya Organization Development (OD). OD menghasilkan manual prosedur dari sejumlah manual operasional untuk tata kelola CU yang ideal.
Credit Union Stella Maris (CUSM) mengalami pertumbuhan yang cukup ideal. Sampai 31 Juli 2015, jumlah anggota 7.400 orang dengan total asset Rp 77 miliar. Seluruh pengurus, pengawas dan manajemen CUSM bertekad mempertahankan dan terus meningkatkan apa yang sudah dicapai. Bahkan CUSM sudah memprogramkan mengikuti penilaian Acces Branding tahun 2017. Penilaian Acces juga menjadi alat bagi CUSM untuk mengukur kinerjanya.
Untuk mempersiapkan Acces tahun 2017 maka tata kelola CU yang sehat harus terus menerus diupayakan. Pendukung tata kelola yang sehat adalah adanya system yang diformulasikan dalam Manual Operasional (MO) dan Manual Prosedur (MP) sebagai panduan kerja bagi manajemen. Sayangnya CUSM belum memilikii MO dan MP yang terstruktur dengan baik. Ada sejumlah MO dan MP tetapi belum lengkap dan masih ada yang tumpang tindih.
Untuk mendapat MO dan MP yang baik, maka CUSM selama tiga hari (31/7-2/8) mengadakan lokakarya Organization Development (OD). Inilah lokakarya OD pertama sejak CU ini berdiri 20 tahun (1995-2015). “Harus kami akui MO dan MP di CU ini masih terbatas dan belum terdokumentasi denga baik sebagai petunjuk teknis operasional CU,”urai Hermanus Abeh, Ketua Pengurus CUSM dalam sambutan pembukaan lokakarya OD.
Lokakarya OD ini mempunyai tiga tujuan, yakni (1). agar peserta memiliki persepsi yang jelas tentang manual operasional dan manual prosedur sebagai rangkaian system tata kelola CU Stella Maris; (2). mampu memahami istilah, instrument dan symbol-simbol yang terkait dengan manual prosedur; (3). memiliki wawasan tentang prosedur kerja manajemen dalam memberikan pelayanan terbaik kepada para anggota.
Lokakarya yang difasilitasi Serapina Serafin, Manajer Organisasi Puskopdit BKCU Kalimantan tersebut diikuti seluruh pengurus, pengawas, manajemen dan penasihat serta penasihat. Pada hari pertama fasilitator menguraikan tentang fungsi vital MO dan MP dalam sebuah credit union. Selanjutnya peserta diajak diskusi pemetaan MO dan masing-masing MP-nya.
Ada empat MO, yakni (1). Organisasi, (2). Keuangan, (3).Kredit, dan (4).Diklat. MO Administrasi mempunyai 35 MP, antara lain MP surat/dokumen masuk-keluar; MP pengadaan inventaris, MP pengajuan klaim JALINAN, MP Penerimaan anggota baru, MP Rapat-rapat, MP Rekrutmen, MP Penerimaan Gaji, MP Promosi/Publikasi, MP Pembuatan Laporan Kegiatan, MP Suksesi Pengurus dan Pengawas, MP Pengembangan TI dan MP Pelaksanaan RAT.
MO Keuangan ada 13 MP, antara lain MP Penerimaan setoran tunai, Transaksi Non Tunai, Hutang Piutang antar TP, kasbon, Pembuatan Laporan keuangan, melakukan pemeriksaan/audit, Penerimaan Gaji, Pengiriman Transfer, pengarsipan Dokumen Keuangan, pemberian Insentif/Honor.
MO kredit mempunyai 9 MP, antara lain Pengajuan Pinjaman, Pencairan Pinjaman, Penagihan, Pengikatan Barang Jaminan, Penyitaan Barang Jaminan, Charge Off dan Write Off, Penanganan Kredit Lalai dan Pelaporan Kredit.
MO pendidikan dan pelatihan memiliki 6 MP, yakni Perencanaan Diklat, Pelaksanaan Diklat, Pelaporan, mengikuti Diklat Eksternal, Mengikuti Diklat Internal, Permintaan Fasilitator/Panitia/Tim/Komite Diklat. Jumlah manual prosedur tersebut bisa bertambah sesuai kebutuhan CU masing-masing.
Menurut Herkulanus Cale, Ketua Panitia yang juga Bendahara CUSM, dengan terlaksananya lokakarya OD tersebut diharapkan membantu pengurus dan manajemen CUSM dalam mendokumentasikan manual prosedur sehingga CUSM memiliki kebijakan dasar yang wajib ada.
“Tujuannya untuk memastikan pengelolaan CU sesuai tata kelola yang sehat seperti disyaratkan dalam Acces Branding. Manajemen diharapkan dapat bekerja lebih baik lagi sehingga layanan prima, seperti terungkap dalam motto CU Stella Maris, “LARIS: Layanan Prima Idaman Semua”, dapat terwujud,”jelas Cale.***
