Event Organizer Pengertian dan Tahapanya - Solusi Sehat dari Allah SWT

“

Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer).

Proses Tahapan Pembuatan Event :

• 
  
• Mencari konsep yang kreatif.
  
• Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
  
• Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
  
• Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
  
• Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal.
  
• Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
  
• Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
  
• Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
  
• Melakukan kontrak kepada semua pihak
  
• Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
  
• Jika diperlukan melakukan konferensi pers
  
• Melakukan publikasi
  
• Merekruit sesuai dengan kebutuhan
  
• Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
  

Eksekusi Event Yang Significant :

• 
  
• Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll..
  
• Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll.
  
• Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
  
• Tepat waktu.
  
• Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
  
• Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
  
• Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
  
• Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
  
• Kecerdasan atau kesanggupan seseorang itu terbagi: 1% adalah inspirasi, dan 99% adalah cucuran keringat atau usaha keras.
  

Selain tahapan diatas, agar tahapan berjalan dengan target yang dininginkan dalam faktor kualitas dan kuantitas peserta makaperlunya web komunitas event organizer sebagai pendukung awal kegiatan.