Implementasi Sistem Infomasi dalam Pengarsipan Dokumen dan Pelayanan kartu AK-1 Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kab.Bantul

Bantul, 17 Desember 2024 -- Pengarsipan dokumen dan pelayanan publik adalah dua aspek yang saling mendukung dalam meningkatkan efisiensi administrasi di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Disnakertrans) Kabupaten Bantul. Dalam program magang yang saya ikuti, fokus saya adalah membantu proses pengarsipan dokumen menggunakan Microsoft Excel dan mendukung pelayanan Kartu AK-1 atau yang dikenal sebagai Kartu Kuning di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Disnakertrans) Kabupaten Bantul.

Pengarsipan Dokumen di Disnakertrans Bantul

Pengarsipan Dokumen adalah proses sistematis untuk mengelola, menyimpan, dan memelihara dokumen sehingga dapat diakses kembali dengan mudah dan cepat saat dibutuhkan. Pengarsipan bertujuan untuk menjaga keutuhan, keamanan, dan keteraturan dokumen, baik dalam bentuk fisik maupun digital.

Dalam melakukan kegiatan pengarsipan dokumen di Disnakertrans kab.Bantul, Dokumen yang diarsipkan adalah dokumen padat karya yang dilakukan secara manual dan digital dengan menggunakan Microsoft excel.

Apa Itu Kartu AK-1 dan Mengapa Penting?

Kartu AK-1 atau Kartu Kuning merupakan dokumen penting yang dikeluarkan oleh Disnakertrans sebagai bukti pendaftaran tenaga kerja yang sedang mencari pekerjaan. Kartu ini sering kali menjadi syarat administrasi bagi pelamar kerja, baik di instansi pemerintah maupun swasta.

Dalam dunia kerja yang kompetitif, memiliki Kartu AK-1 akan mempermudah pencari kerja dalam mengakses informasi peluang kerja beserta program pelatihan dari pemerintah. Proses pembuatan kartu ini melibatkan pengumpulan data diri dan riwayat pendidikan yang memerlukan ketelitian yang tinggi.

Kolaborasi Mahasiswa Alma Ata dan Disnakertrans Bantul

Mahasiswa Alma Ata yang terlibat dalam program magang di Disnakertrans, Kabupaten Bantul memberikan kontribusi positif dalam pengarsipan dokumen dan pelayanan pembuatan Kartu AK-1. Mahasiswa Alma Ata memiliki peran penting, diantaranya:

Membantu dalam proses pengasripan dokumen dengan cara dikelompokkan berdasarkan proyek, lokasi, dan periode pelaksanaan program padat karya, Data dimasukkan secara sistematis untuk memastikan kemudahan pencarian dan pelaporan.

Membantu proses administrasi dalam pembuatan Kartu AK-1, mahasiswa Alma Ata bertugas membantu petugas Disnakertrans dalam kegiatan administrasi, seperti penginputan data pemohon ke dalam sistem dan pengecekan kelengkapan berkas. Kehadiran mahasiswa membantu mempercepat proses pelayanan dan mengurangi antrean panjang, sehingga pelayanan menjadi lebih efisien.

Menyediakan Informasi dan Edukasi Mahasiswa membantu memberikan informasi kepada masyarakat mengenai persyaratan dan prosedur pembuatan Kartu AK-1. Melalui pemahaman yang baik tentang prosedur administratif, mahasiswa mampu membimbing pencari kerja untuk melengkapi dokumen yang diperlukan, seperti fotokopi ijazah, KTP, pas foto, dan dokumen pendukung lainnya.

Selain membantu proses administrasi, mahasiswa juga memberikan edukasi mengenai manfaat Kartu AK-1 dan tips menghadapi tantangan dunia kerja. Dengan bekal ilmu yang diperoleh di bangku kuliah, mahasiswa Alma Ata mampu menunjukkan kontribusi nyata dalam meningkatkan efisiensi pelayanan publik di Disnakertrans, Kabupaten Bantul.

Manfaat Kegiatan Bagi Mahasiswa dan Masyarakat

Kontribusi mahasiswa  Universitas Alma Ata dalam pelayanan publik ini memberikan banyak manfaat, baik bagi mahasiswa maupun masyarakat. Bagi mahasiswa, kegiatan ini menjadi ajang belajar sekaligus kesempatan menerapkan ilmu pengetahuan dalam konteks nyata. Mereka belajar mengenai birokrasi, pelayanan publik, serta memahami kebutuhan masyarakat secara langsung.

Sementara itu, masyarakat yang datang ke Disnakertrans mendapatkan layanan yang lebih cepat dan informatif. Keterlibatan mahasiswa dapat membantu mengurangi antrean dan mempercepat proses pengurusan kartu, yang bisa meningkatkan kepuasan masyarakat terhadap layanan pemerintah.

Dukungan dan Harapan ke Depan

Kegiatan ini mendapat apresiasi dari pihak Disnakertrans Bantul. "Kepala Disnakertrans Kabupaten Bantul, Ibu Istirul Widilastuti, menyatakan bahwa partisipasi mahasiswa sangat membantu dalam memberikan pelayanan yang lebih baik."

"Kami sangat mengapresiasi dukungan dari mahasiswa Universitas Alma Ata. Dengan adanya kolaborasi ini, pengarsipan dokumen dan pelayanan Kartu AK-1 menjadi lebih cepat, efisien, dan ramah bagi masyarakat," ujar beliau.

Diharapkan, kerjasama ini dapat terus berlanjut dan dikembangkan ke bidang pelayanan lainnya. Mahasiswa diharapkan tidak hanya menjadi penggerak perubahan di kampus, tetapi juga di tengah masyarakat.

Pengalaman Berharga untuk Masa Depan

Selain membantu pelayanan di Disnakertrans, program magang ini juga memberikan wawasan mendalam kepada mahasiswa tentang tata kelola pemerintahan dan dinamika pelayanan publik. Mahasiswa belajar pentingnya etika, komunikasi efektif, dan kerjasama tim di lingkungan kerja profesional. Pengalaman ini tidak hanya memperdalam keterampilan teknis, tetapi juga membentuk karakter mahasiswa sebagai calon profesional yang siap menghadapi tantangan di dunia kerja. 

Sinergi antara Pendidikan dan Pemerintahan

Kolaborasi antara Universitas Alma Ata dan Disnakertrans Bantul merupakan contoh nyata sinergi positif antara dunia pendidikan dan instansi pemerintah. Mahasiswa dapat mengaplikasikan ilmu yang dipelajari di kampus dalam praktik nyata, sementara instansi pemerintah mendapatkan manfaat dari semangat, ide, dan inovasi generasi muda.

"Magang di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kab.Bantul.saya merasa bangga bisa berkontribusi dalam upaya meningkatkan pengalaman dan keterampilan saya didalam dunia kerja yang nyata. semoga apa yang telah saya lakukan dalam kegiatan magang ini dapat memberikan manfaat bagi disnakertrans kab.Bantul dan juga Masyarakat," tutup Iwan Yusuf.

Harapan dari Iwan Yusuf dengan adanya program ini, kegiatan Pengasripan digital dan pelayanan Kartu AK-1 di Kabupaten Bantul dapat semakin optimal, dan memudahkan dalam mengakses dokumen yang diperlukan juga bagi masyarakat dalam mengakses dokumen yang diperlukan untuk mencari pekerjaan. Semoga kerjasama ini terus berlanjut dan menjadi inspirasi bagi universitas dan instansi lainnya dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di Indonesia. 

Program magang seperti yang saat ini dilakukan menjadi jembatan yang dapat memperkuat sinergi antara dunia pendidikan dan industri. Iwan Yusuf merasa bangga dan optimis bahwa dengan melakukan kolaborasi kegiatan ini, maka generasi muda Indonesia dapat menghadapi tantangan karir di era digital melalui kepercayaan diri dan keterampilan yang mumpuni di dunia pekerjaan.