Tanpa mengurangi apresiasi saya pada teman lain yang masing-masing punya kontribusi, Susi dapat dikatakan sebagai kunci langgengnya grup ini.
Betapa tidak, posisi Susi adalah bendahara grup. Artinya lalu lintas keuangan semuanya dipegang Susi. Tentu saja, inegritas menjadi kunci bagi seorang bendahara.
Adapun sistem yang kami pakai, masing-masing anggota menyetor uang paling lambat seminggu sebelum perjalanan. Kemudian, setelah perjalanan berakhir, jika masih ada sisa uang akan dibagi rata ke semua anggota.
Kelebihan Susi adalah ketelitian, kerapian dan kecepatannya dalam penyelesaikan pembukuan. Ini yang membuat kami salut.
Sebagai contoh, sehari setelah berakhirnya perjalanan ke Solo, di grup WA "Traveling Group" sudah muncul laporan keuangan dari Susi, lengkap dengan foto dari semua dokumen pendukung.
Laporannya tentu hanya berupa rincian uang masuk dan uang keluar, serta sisa uang kalau masih ada. Tapi, menurut saya membuat laporan itu tidak gampang karena terlalu banyak pengeluaran kecil yang harus dicatat.
Kalau bill untuk menginap di hotel dan juga kuitansi penyewaan mini bus, merupakan pengeluaran besar yang relatif gampang mencatatnya.
Tapi, bayangkan banyaknya pembayaran kecil yang tidak pakai tanda terima, yang tetap perlu dicatat. Contohnya adalah tip sopir, uang parkir, uang pak ogah, dan sebagainya.
Tentu saja pengeluaran kecil tersebut harus langsung dicatat seketika. Bila dicatatnya sewaktu malam di kamar hotel, mungkin sudah lupa apa saja pengeluaran kecil yang telah dilakukan.Â
Adapun pembayaran yang mendapat struk, bisa saja dikumpulkan terlebih dahulu, baru dicatat sekaligus, termasuk catatan tulisan tangan dari penjual makanan pinggir jalan.
Semua dokumen yang jadi bukti pendukung pembukuan tersebut perlu diarsipkan dengan baik. Ada yang tercetak seperti struk ATM dan ongkos tol.
