Tumpukan Dokumen di Meja Kerja, Pertanda Sibuk atau Malas?

Mahathir Mohamad memang sudah tidak lagi menjadi Perdana Menteri (PM) Malaysia. Tapi dari foto di atas yang dimuat Kompas (28/2/2020), ada yang menarik, betapa banyaknya surat atau dokumen lain yang menumpuk di meja kerjanya.

Tapi tulisan ini tidak berkaitan dengan Mahathir Mohamad, selain menjadikan foto tersebut sebagai kalimat pembuka saja. Ternyata manajemen di era internet sekarang ini masih belum bisa mewujudkan kegiatan yang paperless.

Pernah melihat meja kerja pejabat yang tumpukan dokumennya sampai menutupi tubuh si pejabat yang duduk di belakang meja? Atau sebaliknya pernahkah melihat meja kerja pejabat yang bersih, kosong tanpa tumpukan surat?

Oke, kita mulai dari meja kerja yang kosong. Bisa jadi itu terjadi di kantor yang betul-betul telah menerapkan sistem paperless. Surat menyurat dibuat, dikirim, ditindaklanjuti, termasuk ditandatangani, semuanya secara elektronik.

Tapi harus diakui di instansi pemerintah dan perusahaan milik negara, sampai sekarang surat menyurat resmi ke atau dari pihak luar, masih pakai kertas. Sedangkan surat yang bersifat internal, ada yang menggunakan aplikasi e-office.

Artinya jika meja kerjanya bersih, mungkin karena si pejabat mampu membaca surat-surat masuk secara cepat, lalu membubuhkan disposisi untuk staf yang harus menindaklanjutinya. 

Jadi surat tersebut langsung terdistribusikan oleh sekretaris ke masing-masing staf yang namanya tercantum di lembar disposisi dari setiap surat.

Adapun untuk surat keluar yang dikonsep oleh para staf, si pejabat juga cepat membaca, bila ada kesalahan, dikembalikan ke staf yang membuat untuk dibetulkan. 

Jika suratnya sudah betul, akan ditandatangani oleh si pejabat, atau diparaf dan diteruskan untuk ditandatangani oleh pejabat yang lebih tinggi. 

Kuncinya ada pada kedisiplinan si pejabat untuk menuntaskan membaca semua surat, dengan tidak menunda-nunda pekerjaan. Memang akibatnya si pejabat bisa pulang malam, namun lega setelah pekerjaan tuntas.

Kemungkinan berikutnya bisa juga karena volume pekerjaan yang rendah, sehingga si pejabat bisa santai. Tapi bagi pejabat yang kreatif, waktu yang kosong akan dimanfaatkan untuk menggali ide baru buat perbaikan kinerja di kantor.