Menangani Mentalitas Silo, Perusak Laten Produktivitas Perusahaan

Mentalitas Silo dalam Kamus Bisnis didefinisikan sebagai pola pikir yang muncul ketika departemen atau sektor tertentu yang tidak ingin berbagi informasi dengan orang lain atau tim lain di perusahaan yang sama.

Mentalitas jenis ini akan mengurangi efisiensi dalam keseluruhan operasi, menurunkan semangat kerja, dan dapat berkontribusi pada matinya budaya perusahaan yang produktif.

Silo adalah istilah bisnis yang telah beredar dan dibahas di banyak meja ruang dewan selama 30 tahun terakhir. Tidak seperti banyak istilah manajemen lainnya, ini adalah salah satu masalah yang tidak hilang selama bertahun-tahun. Mental silo dipandang sebagai masalah yang berkembang bagi sebagian besar organisasi di semua skala bisnis dan organisasi.

Adalah tugas para pemimpin eksekutif dan manajemen untuk mempersiapkan dan melengkapi tim mereka dengan pola pikir yang tepat untuk mendobrak penghalang organisasi yang merusak ini. Pola pikir silo tidak muncul tiba-tiba, budaya silo terbentuk dari tim kepemimpinan yang berkonflik.

Banyak eksekutif mungkin melihat organisasi mereka baik-baik saja dan mengabaikan inefisiensi departemen dan kurangnya solusi lintas fungsi dengan karyawan yang belum matang atau kurangnya pelatihan dasar. 

Kondisi mentalitas silo sebenarnya akan menyebabkan kerugian jangka panjang bagi organisasi secara keseluruhan dengan menciptakan kebencian dan sinisme di dalam tim.

Sebagian besar karyawan menjadi frustrasi dengan departemen mereka dan organisasi secara keseluruhan ketika mereka telah mengidentifikasi masalah, tetapi tidak dapat berbuat apa-apa. 

Merupakan tanggung jawab tim kepemimpinan untuk menyadari hal ini dan bangkit di atas untuk menciptakan solusi jangka panjang yang efektif yang terukur, dapat dijalankan, dan realistis.

Berikut adalah 5 cara untuk mendobrak budaya silo pada bisnis, perusahaan, bahkan organisasi kita.

1. Membangun Visi Bersama dan Terpadu

Seperti yang ditulis oleh Patrick Lencioni dalam bukunya Silos, Politics and Turf Wars; "Silo jelas sangat menghancurkan organisasi. Mereka menyia-nyiakan sumber daya, membunuh produktivitas, dan membahayakan pencapaian tujuan." 

Dia melanjutkan, dengan menyarankan para pemimpin untuk meruntuhkan silo dengan melacak masalah perilaku karyawan masa lalu dan mengatasi masalah kontekstual yang ada di jantung organisasi.

Bagi banyak organisasi, ini berarti bahwa tidak hanya semua karyawan perusahaan perlu mendayung ke arah yang sama, tetapi tim eksekutif harus terlibat dan berada di garis depan mengemudikan perahu. Sangat penting bahwa tim kepemimpinan menyetujui visi bersama dan terpadu untuk organisasi.

Harus ada tingkat keterlibatan eksekutif yang besar dan pemahaman inti tentang tujuan jangka panjang perusahaan, tujuan departemen, dan inisiatif utama dalam tim kepemimpinan sebelum meneruskannya ke tim. 

Tim kepemimpinan yang bersatu akan mendorong kepercayaan, menciptakan pemberdayaan, dan memisahkan para manajer dari mentalitas "departemen gue" ke dalam mentalitas "organisasi kita".

2. Bekerja dengan Tujuan Bersama.

sumber : zapier.com

Setelah tim kepemimpinan menyetujui visi terpadu organisasi yang menyeluruh, penting bagi tim ini untuk menentukan akar masalah mendasar yang mungkin menyebabkan efek riak silo. 

Sering kali ada beberapa tujuan dan sasaran taktis yang diidentifikasi, tetapi terserah kepada tim Kepemimpinan untuk tetap menjalankan tugas dan menentukan fokus kualitatif tunggal yang dibagi di antara mereka sebagai prioritas utama.

Setelah "gajah dalam ruangan" telah diidentifikasi, penting bahwa semua eksekutif dan semua anggota manajemen bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama itu. Penting juga bahwa semua karyawan menyadari tujuan ini dan memahami bagaimana mereka dapat membuat dampak secara individu.

Dalam buku Virginia Anderson dan Lauren Johnson, Systems Thinking Basics, mereka mendefinisikan pemikiran sistem sebagai pandangan holistik dan gambaran besar dari keseluruhan. Ini mengenali interkoneksi antara bagian-bagian dari suatu sistem dan mensintesisnya menjadi pandangan yang bersatu. 

Dengan fokus terpadu, harus diterapkan di seluruh tim untuk mendorong kolaborasi, kerja tim, dan pada akhirnya pencapaian tujuan bersama.

3. Memotivasi dan Memberi Insentif.

Langkah selanjutnya dalam menghilangkan silo mencakup eksekusi dan implementasi. Motivasi dapat bervariasi antar tim, dan yang terpenting antar individu. 

Apa yang benar-benar mendefinisikan seorang manajer sukses, yang mampu mengidentifikasi komponen kunci apa yang memotivasi setiap karyawan mereka dan bagaimana mengomunikasikannya secara efektif kepada khalayak luas. 

Setelah tujuan bersama telah diidentifikasi, setiap anggota tim manajemen harus memberikan insentif yang sesuai kepada karyawan mereka.

Jika tujuan bersama Anda adalah untuk mengubah reputasi perusahaan Anda, maka salah satu tujuan Anda mungkin untuk meningkatkan kualitas produk Anda. 

Jika tujuannya adalah untuk meningkatkan kualitas produk maka insentif karyawan Anda harus dibangun untuk memaksimalkan hasil yang diinginkan ini.

Misalnya, seseorang dalam pengembangan produk mungkin menerima insentif untuk mengurangi bug (software bug) dengan tenggat waktu tertentu; sementara perwakilan layanan pelanggan mungkin menerima insentif untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Insentif akan sangat membantu dalam memotivasi karyawan; namun, tidak hanya itu yang dibutuhkan. Manajer perlu mengingat bahwa motivasi mencakup berbagai taktik termasuk kepentingan bersama, investasi individu dalam pertumbuhan, suara bersama, dan kata-kata dorongan positif.

Semua taktik dan motivasi dirancang untuk menghindari sikap "itu bukan pekerjaan saya" dan mendorong masukan, kerja tim, dan yang paling penting meningkatkan produktivitas.

4. Jalankan dan Susunlah Pengukuran Kinerja.

Sama seperti tujuan yang ditetapkan, penting bahwa setelah tujuan ini ditentukan, itu juga diukur secara akurat. 

Tim kepemimpinan harus menetapkan kerangka waktu untuk menyelesaikan tujuan bersama, tolok ukur keberhasilan, dan mendelegasikan tugas dan tujuan tertentu kepada anggota tim manajemen lainnya.

Pertemuan yang dijadwalkan secara teratur dengan maksud untuk meminta pertanggungjawaban setiap karyawan terhadap tugas yang diberikan harus diadakan. Tidak jarang bahwa sejumlah besar inersia diperlukan untuk menjaga momentum tetap berjalan.

Jangan lupa bahwa tim berkembang dari penguatan rutin dan konstan. Kerja tim dan kerja sama yang konstan harus ada agar 3 langkah di atas dapat berjalan dengan baik.

5. Berkolaborasi dan Berkreasi.

Kutipan terkenal oleh Francis Bacon "pengetahuan adalah kekuatan" memiliki peran yang sangat penting dalam organisasi modern. 

Ada beberapa faktor kunci dalam menciptakan tim yang berkembang dan produktif; pengetahuan, kolaborasi, kreativitas, dan kepercayaan diri. Tanpa keempat faktor dasar ini, tim mana pun ditakdirkan untuk gagal.

Untuk mendorong tim Anda menunjukkan keempat sifat ini, disarankan agar manajemen mengizinkan dan mendorong interaksi lintas departemen. Pertukaran pengetahuan dan kolaborasi yang pasti akan terjadi antar tim benar-benar tak ternilai harganya.

Untuk memaksimalkan kolaborasi, pengetahuan, kreativitas, dan kepercayaan diri, disarankan agar manajemen bekerja untuk mengurangi pertemuan panjang dan sering yang tidak perlu, membangun ruang pertemuan kecil dan dapat diakses, menerapkan sistem pelatihan/pendidikan lintas departemen, dan mendorong umpan balik konstruktif dari departemen luar.

Meruntuhkan silo bukanlah tugas yang mudah bagi organisasi mana pun. Namun, menghindari masalah ini akan lebih merugikan karyawan dan pada akhirnya kesehatan organisasi secara keseluruhan.

Lima langkah yang diuraikan dalam artikel ini dirancang untuk membantu memfasilitasi visi terpadu dan menetapkan langkah-langkah realistis untuk menyediakan anggota tim dengan tujuan dan sarana yang jelas untuk mencapai tujuan bersama akhir.

Tidak ada yang lebih kuat dalam organisasi mana pun selain memiliki semua karyawan yang mendayung dengan keras ke arah yang sama.

Sumber : Harvard Business Review, Forbes, dan artikel yang relevan