Dalam rangka pengembangan sumber daya manusia di dalam suatu perusahaan sebagai “intellectual asset” yang menjadi salah satu kunci dalam mendukung produktivitas dan keunggulan perusahaan. Dimana pengembangan SDM stratejik merupakan bagian dari tuntutan setiap organisasi untuk menyelaraskan program manajemen trainee dengan strategi organisasi.
Kegiatan trainee melalui pelatihan dan pendidikan merupakan salah satu kunci dalam meningkatkan kualitas suatu SDM (Sumber Daya Manusia) di dalam suatu perusahaan. Pelatihan dan pendidikan adalah suatu metode yang diterapkan di dalam manajemen trainee kepada karyawan maupun manajer yang sekiranya membutuhkan pelatihan dan pendidikan dengan menambah pengetahuan dan meningkatkan keterampilan bekerja, yang nantinya diharapkan bisa kompeten dan profesional di dalam bidangnya sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja maupun kualitas karyawan dan perusahaannya..
Adapun penjelasan lebih jauh terkait tujuan dilakukannya kegiatan trainee adalah meningkatkan pengetahuan karyawan seperti budaya kerja di perusahaan mapaun kondisi perusahaan hingga pesaing di luar, meningkatkan atau mengupdate kemampuan karyawan dengan situasi di dunia bisnis saat ini. Kemampuan lulusan baru terkadang kurang sesuai dengan kondisi saat ini karena apa yang dipelajari di kelas sudah tidak relevan lagi dengan kondisi di lapangan. Memberikan keterampilan baru agar mereka dapat menangani tugas di bidang yang akan mereka tangani, termasuk masalah operasional.
Perusahaan memiliki standar dan metode operasi sendiri, sehingga pengetahuan ini harus diberikan kepada karyawan baru agar dapat beradaptasi dengan perusahaan di masa yang akan datang. Lalu trainee juga dapat meningkatkan kemampuan yang sudah dimiliki sesuai bidangnya sehingga dapat sesuai dengan tuntutan. Membantu karyawan untuk beradaptasi dengan lingkungan dan tuntutan perusahaan juga merupakan hal yang penting.
Proses pelatihan juga memberikan motivasi dan praktek langsung serta cara lain untuk mengenal semua peraturan yang ada di perusahaan. Memberikan orientasi untuk meningkatkan pemahaman karyawan tentang organisasi dan posisinya di perusahaan, serta memahami bakat dan minat setiap orang, sehingga memudahkan manajer untuk menempatkannya berdasarkan kemampuan, bakat, dan minatnya. Dengan cara ini, Anda dapat menemukan orang yang tepat di tempat yang tepat.. Menambah keterampilan lebih dalam bagi karyawan lama agar bisa memberikan keputusan terbaik bisa dilakukan perusahaan pada karyawan yang ingin dipromosikan pada jabatan lain yang lebih tinggi sehingga bisa beradaptasi dengan wewenang barunya.
Manfaat yang timbul dari manajemen trainee ini juga berdampak pada karyawan maupun perusahaan itu sendiri. Bagi pihak karyawan, mereka akan mendapat pengetahuan dan keterampilan meningkat dan sesuai dengan kebutuhan sehingga karyawan akan lebih percaya diri melakukan tugasnya. Mempersingkat waktu untuk belajar dan beradaptasi sehingga tujuan tercapai lebih cepat dan teroganisisr juga merupakan manfaat dari kegiatan trainee. Berbeda halnya jika tak ada pelatihan maka karyawan akan belajar secara perlahan karena tidak ada target atau tujuan pembelajaran.
Sedangkan, bagi perusahaan akan berdampak dalam meningkatkan produktivitas perusahaan. Karyawan yang lebih terampil akan meningkatkan produktivitas mereka. Karyawan yang terampil termasuk dalam modal perusahaan. Lalu poin berikutnya adalah menekan biaya operasional. Karyawan yang terampil dapat mengurangi kesalahan dan menyelesaikan tugas lebih cepat, sehingga mengurangi biaya operasi yang tidak perlu. Ilmu manajemen semacam ini meningkatkan kualitas kerja, sehingga mempengaruhi pertumbuhan penjualan dan keuntungan perusahaan.
Lalu, apa langkah pertama yang paling penting untuk dapat memulai pelatihan dan pengembangan ?
Dengan cara mengidentifikasikan pelatihan apa yang benar-benar dibutuhkan dan apakah pelatihan tersebut dapat secara langsung ataupun tidak langsung berkontribusi terhadap pencapai tujuan organisasi. Proses mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan inilah yang biasanya disebut dengan Analisis Kebutuhan Pelatihan dimana merupakan sistematis untuk memahami kebutuhan dan persyaratan pelatihan. Dengan melakukan analisis kebutuhan pelatihan, manajemen dapat menggunakan sumber daya pelatihan dengan lebih baik dan tepat.
Pada dasarnya, terdapat 3 jenis utama Analisis Kebutuhan Pelatihan atau (Training Needs Analysis/TNA) berdasarkan tingkatannya. Ketiga jenis Analisis Kebutuhan Pelatihan ini diantaranya adalah Individual Analysis (Analisis Individu), Task Analysis atau Work Analysis (Analisis Tugas atau Analisis Pekerjaan) dan Organizational Analysis (Analisis Organisasi).
