Administrasi yang Sepele Tapi Berkesan

Dalam kegiatan-kegiatan sosial kemasyarakatan, tentunya masing-masing kita pernah dong ikut terlibat menjadi panitianya bersama warga yang lainnya. 

Salah satu faktor penting dalam kepanitiaan adalah dukungan administrasi yang baik, istilah administrasi sangat erat hubungannya dengan kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan, atau biasanya administrasi diidentikkan dengan tugas-tugas kesekretariatan (tulis menulis, surat menyurat, dan sebagainya).

Seperti contoh administrasi kegiatan qurban yang baru-baru ini kita melaksanakannya, panitia pasti memiliki databse, baik berupa data sohibul qurban, data tonase daging qurban maupun data penerima dagingnya, database tersebut termasuk bagian dari administrasi kegiatan qurban di suatu masjid/musholla yang rutin tiap tahunnya. 

Tujuannya tidak lain untuk memudahkan panitia dalam mengelola dan mendistribusikan daging kepada kaum/warganya. Memang tidak ada ketentuanan administrasi yang baku, semuanya dikembalikan kepada kebijakan kepanitiaan yang melaksanakannya.

Saat ini, sudah banyak masjid dan musholla yang menempelkan daftar sohibul qurban di papan pengumuman atau lokasi strategis di sekitar masjid/musholla. Tiap ada tambahan sohibul qurban, maka panitia akan menulis namanya pada daftar yang ditempel tersebut.

Tujuannya sebagai media sosialisasi kepada warga sekaligus sebagai (strategi) promosi untuk menarik perhatian warganya, dengan harapan jumlah sohibul qurban meningkat tiap tahunnya.

Setelah pelaksanaan qurban, administrasi lain yang dibuat oleh sebagian panitia (atas nama pengurus masjid/musholla) adalah ucapan terimakasih dan laporan kegiatan qurban yang disampaikan secara tertulis kepada para sohibul qurban dan donatur. 

Surat berisi ucapan terimakasih dan memberikan apresiasi kepada para sohibul qurban atas partisipasinya yang telah mempercayakan penitipan hewan qurbannya kepada panitia, dilampiri laporan kegiatan qurban berisi serangkaian kegiatan qurban yang meliputi pelaksanaan qurban, daftar sohibul qurban, rekapan distribusi daging (jumlah penerima & tonase tiap-tiap penerima).

Ucapan terimakasih dan laporan kegiatan qurban secara tertulis yang disampaikan kepada para sohibul qurban dan donatur merupakan administrasi yang sepele dan jarang diterapkan, biasanya setelah kegiatan qurban selesai ada rapat pembubaran panitia dengan mengundang sohibul qurban, setelahnya selesai tugas-tugas kepanitiaan.

Meskipun sepele, tapi administrasi ini penting untuk diterapkan, tujuannya masih sama yakni sebagai (strategi) promosi untuk menarik perhatian (kesan) dan tingkat kepercayaan warganya, dengan harapan jumlah sohibul qurban meningkat tiap tahunnya.