Hutang piutang adalah hal yang lumrah dalam berbisnis, tapi pernah gak sih kamu ngerasain susahnya menagih piutang ke customer, mungkin hal itu yang sedang kamu alami sekarang karena kamu membaca artikel ini.
Bagaimana cara menagih piutang yang baik tanpa membuat customer marah atau bahkan lebih buruk membuat debitur berhenti menjadi customer kamu?
Faktor yang membuat piutang macet
Ada beberapa faktor yang menyebabkan piutang macet, ada faktor dari internal dan faktor external. Yang bisa kita lakukan adalah dengan meminimalisir faktor internal atau bahkan jangan sampai piutang tidak tertagih disebabkan karena faktor internal
Faktor Internal :
- Lemahnya sistem administrasi dan pengawasan piutang di perusahaan
- Lemahnya sistem informasi kredit di perusahaan
- Penyimpangan dalam pelaksanaan prosedur pemberian kredit. Contoh karyawan mendapat tips dari debitur agar piutang dibuat sedemikian rupa agar tidak terlihat.
Faktor External :
- Debitur lupa akan tanggal jatuh tempo
- Debitur mengalami penurunan ekonomi usaha, mengalami musibah
- Debitur belum memiliki dana untuk membayar piutang
- Debitur dengan sengaja mengabaikan piutang walaupun memiliki kemampuan membayar
- Debitur yang bandel dan sering menghindar jika ditagih piutang.
Berikut beberapa tahap dalam menagih piutang macet dari sisi faktor external
1. Telpon customer dengan baik dan tanyakan kabar
Sebelum menagih piutang awali dulu menanyakan kabar customer terlebih dahulu. Memang terkesan basa basi. Namun dengan menanyakan kabar mereka tentunya ini akan berdampak positif pada hubungan antara Anda dan customer.
2. Pastikan customer menerima tagihan
Tanyakan kepada customer apakah tagihan yang kamu kirimkan sudah mereka terima (walaupun kamu yakin mereka sudah menerima tagihan tersebut). Dan tanyakan apakah mereka sudah mengecek tagihan tersebut. Kalau sudah kamu bisa lanjutkan ke step berikutnya yaitu penagihan.
Namun jika jawaban klien belum menerima. Pastikan ke team kamu jika tagihan sudah terkirim. Jika sudah kamu jelaskan kepada customer kapan tagihan kiranya akan mereka terima. Sangat disarankan hal ini dilakukan 2 hari sebelum tagihan jatuh tempo. Fungsinya untuk menagih sekaligus mengingatkan.
3. Ingatkan pada customer saatnya melakukan pembayaran dan lakukan penagihan secara agresif
Kamu dapat mengingatkan kepada customer bahwa hari ini adalah tanggal jatuh tempo pembayaran hutang mereka. Takutnya customer lupa namun tidak sedikit juga yang pura-pura lupa lho.
Oleh karena itu tugas kamu mengingatkan mereka dan ingat harus tetap menggunakan kata-kata yang sopan ya. Main pintar saja lah, cukup dengan bahasa yang lemah lembut namun tegas.
Dan lakukan penagihan secara agresif jika mereka menghindar/menolak menerima telpon maupun menolak bertemu. Hubungi terus atau datangi langsung ke kantornya
Pokoknya pantang pulang sebelum menerima piutang.
4. Tawarkan solusi
Kamu juga harus bisa memberikan solusi kepada customer. Jika memang customer menghadapi situasi yang ‘mentok’, coba pikirkan kemungkinan-kemungkinan lain yang bisa ditempuh. Misalnya dengan meminta jaminan, menukar dengan sesuatu yang berharga yang angkanya tidak kurang dari piutang yang harus diterima. Cari jalan keluar yang baik.
