Copas dalam konteks penggunaan komputer kita kenal sejak sekitar tahun 1974-an (Wikipedia.org). Awalnya orang memakai fasilitas ini untuk memudahkan pekerjaannya, antara lain untuk mengutip sebuah definisi, ide atau bahkan gambar dan data yang dipakai dalam sebuah penulisan, atau proses menulis kertas kerja, tugas penelitian, atau tugas kampus. Dalam hal ini menurut saya termuat dua pengertian, yaitu copas secara teknis, dan copas dalam arti fungsional.
Pada saat seseorang menyusun sebuah kertas kerja atau naskah, kedua fungsi copas ini sangat mungkin dilakukan. Bahkan apabila yang bersangkutan melakukan copas terhadap rancangan (draft) dari satu tulisan ke tulisan milik dia sendiri. Sebagai misal: orang memakai tekhnik copas untuk memindahkan dokumen dari yang berstatus draft, menjadi fnal. Itu bisa jadi sah-sah saja.
Kadang kita juga perlu menyampaikan komunikasi resmi secara internal melalui email. Maka kita draft dulu kalimatnya, dan sesudah merasa mantap, kita pindahkan sebagai isi teks di email. Hasilnya? Tentu sempurna dan mengurangi kesalahan ketik yang tidak perlu.
***
Tapi, bukan dunia kalau semua sempurna. Ini kejadian di kantor saya. Suatu pagi menjadi heboh gara-gara semua orang menerima email dari seorang petinggi di kantor kami. Apa pasal, sang petinggi salah meng-kopas dokumen , dan tak sengaja mengirimkanya melalui email ke semua staff di kantor.
Dokumen itu sebenarnya hanya untuk kalangan terbatas, karena menyangkut kerahasiaan tentang isu sensitif. Tanpa bisa dihindarkan lagi, sekali mengeklik “kirim”, maka email akan sampai ke alamat masing-masing dalam hitungan detik. Akibatnya bocorlah sebuah rahasia lama yang seharusnya tidak perlu terjadi. Semua jadi tahu siapa kualitas sebenarnya sang petinggi ini. Ya memang, berbuat salah itu manusiawi dan malu itu bukan tabu kan? Tapi …
Ada lagi pejabat lain. Maksud hati(nya) mau pamer pemikiran bijaksana, alamakjan dia ketahuan sekadar melakukan copas. Yang disayangkan oleh para staff adalah karena ia mengklaim pemikiran itu sebagai idenya sendiri. Ini terjadi karena saat melakukan copas, beliau mungkin tidak membaca dengan tuntas atau teliti isi dokumennya, padahal di dalam teks tertulis ada sebuah sapaan pribadi penulis aslinya kepada orang lain lagi – yang celakanya lupa dihapus atau diganti oleh pejabat tadi.
***
Berikut ini beberapa tips yang bisa saya sarankan untuk sebuah kebiasaan kerja yang baik:
1. Buatlah catatan yang teliti dan lengkap. Dalam cara apa pun Anda membuat catatan, Pastikan Anda membedakan dengan saksama antara kalimat, frase dan gagasan yang Anda dapatkan dari materi sumber dan frase dan gagasan Anda sendiri. Ketika mengkopi penggalan artikel dari sumber verbatim(penulisan laporan dengan mengutip kata per kata), misalnya. pastikan Anda mencantumkannya di antara tanda kutip. Pastikan juga bahwa semua teks yang Anda copas itu terkutip dengan persis dari sumbernya.
Cara ini akan menghemat waktu Anda dan menghindarkan diri dari kekesalan yang tidak perlu karena sejak awal Anda sudah melakukan langkah cara mengutip yang benar. Bila Anda tidak melakukan hal ini, pembaca atau siapa pun termasuk diri Anda akan menjadi bingung dengan apa yang Anda tulis, mungkin karena isinya jadi tidak nyambung, campur aduk, dan tidak terjamin akurasi datanya.
2. Simpanlah semua catatan Anda sampai proyel penulisan itu selesai dengan tuntas. Hal ini perlu agar suatu ketika ada yang mempertanyakan keras kerja Anda, semua bisa Anda rujuk ke catatan tersebut dengan tepat. Bila ada kekurangan maka Anda bisa dengan cepat memperbaikinya sesuai umpan balik yang ada.
3. Bekerjalah dengan cermat dalam membuat draft dan melakukan pengecekan dengan teliti, agar semua kata dan kalimat yang diambil dari sumber-sumber Anda selalu dibedakan dengan mencantumkannya di dalam tanda kutip, bila perlu dicantumkan sebagai catatan kaki atau dalam tanda kurung.
4.Pada prinsipnya, Anda harus selalu bisa membedakan antara ide dan kalimat Anda sendiri dan ide serta kalimat dari orang lain atau sumber lain. Ini untuk mengingatkan bahwa Anda sedang mengutip data orang lain atau menulis data atau ide sendiri. Kecerobohan Anda, meskipun tidak disengaja bisa mengundang tuduhan plagiarisme.
5. Hal tersulit yang perlu Anda lakukan terkait dengan kebutuhan copas, adalah melakukan proses pekerjaan dengan baik dan hati-hati. Mencantumkan kutipan dari sumber lain justru memakan waktu. Hindarilah bekerja dengan tergesa-gesa karena mengejar tenggat. Artinya, bekerja cepat memang penting, tapi tidak berarti boleh “grusa-grusu” dan asal selesai.
6. Yang perlu diingat, bekerjalah dengan rapi. Artinya pisahkan file untuk menyimpan catatan-catatan sumber data dari pihak lain, dengan materi yang Anda siapkan sendiri. Kebiasaan ini lebih krusial bila draft atau dokumen yang Anda kerjakan itu besar kemungkinannya akan diedarkan dari satu tangan ke tangan yang lain, melewati beberapa tahap persetujuan dari pejabat (pihak) lain yang lebih tinggi otoritasnya. Bila terjadi apa-apa, atau ada perubahan yang sudah tercampur aduk dengan pendapat banyak pihak, maka Anda masih memiliki bahan lengkap untuk menelusuri jejak dokumen aslinya.
Salam Kompasiana.
Catatan penafian: Bila ada tampilan tata letak atau teks yang kacau di sini, saya mengakui ini karena kurangnya ketrampilan saya meng-copas. Teks di sini adalah hasil copas dari draft offline ke dashboard saya. Entah bagaimana prosesnya, tampilan buat pembaca tidak sesuai dengan layout yang tampak rapi di dashboard. Maafkan saya. :-)
@IndriaSalim
