Sistem pembayaran tunai saat ini menjadi PR bagi pengusaha, di mana banyak sekali kecurangan yang bisa dilakukan oleh karyawan melalui celah ini. Pasalnya, banyak karyawan yang kurang jujur, saat menerima pembayaran tunai tidak dicatatkan, sehingga dana yang diterima tidak masuk ke perusahaan melainkan masuk ke kantong karyawan itu sendiri.
Contohnya saja di bisnis ritel, kasir wajib memberikan struk kepada pembeli, supaya tidak ada celah penggelapan dana melalui meja kasir. Struk berfungsi untuk mencatat transaksi, sekaligus menjadi bukti pembayaran pelanggan dan bukti uang masuk ke perusahaan. Jika struk tidak tercetak, otomatis dana yang dibayarkan oleh pelanggan tidak bisa ditelusuri.
Hal ini bisa juga terjadi pada bisnis lain misalnya travel umrah. Jika bisnis ritel uangnya tidak begitu besar, lain cerita dengan travel. Satu produk paket umrah saja harganya di atas 20 juta rupiah. Setiap hari travel ada transaksi paket, belum lagi yang daftarnya kolektif. Tentu ada banyak transaksi yang memerlukan perhatian khususnya soal pembayarannya.
Transaksi puluhan juta, jika masih menggunakan pembayaran tunai, rawan sekali terjadi penggelapan. Bagaimana bisa terjadi? Mari kita uraikan satu per satu.
PEMBAYARAN TUNAI DI TRAVEL UMRAH RAWAN TIDAK TERCATATÂ
Katakanlah ada seorang calon jamaah yang mendaftar umrah, kemudian membayar DP. Setelah itu, pelanggan tersebut membayar secara mengangsur selama beberapa kali. Jika travel umrah masih menerapkan pencatatan transaksi dan pembayaran secara manual, bisa saja terjadi penyelewengan dana. Transaksi cash rawan tidak tercatat, apalagi jika travel belum memiliki sistem digital travel umrah khusus untuk manajemen travel.
Apalagi travel tersebut sudah memiliki banyak pelanggan, dengan metode pembayaran yang sama seperti contoh di atas. Pembayaran cash yang dicatat secara manual, bisa saja diklaim "hilang" dananya. Iya kalau hanya satu atau dua transaksi, bagaimana jika ada banyak transaksi yang seperti ini?
Travel yang volume penjualannya sudah tinggi, omsetnya bisa milyaran. Maka, "kehilangan uang" beberapa puluh juta tidak akan terasa besar. Namun, kerugian kecil semacam ini bukanlah hal yang semestinya dibiarkan terjadi. Pemilik bisnis yang terbiasa membiarkan kecurangan kecil terjadi, adalah awal dari kehancuran bisnis.
CARA MENGATASI MASALAH PEMBAYARAN PADA TRAVEL UMRAH
Ada yang bisa dilakukan oleh owner travel umrah yang ingin membenahi sistem transaksi dan pembayaran di travelnya, yaitu mulai menerapkan pembayaran digital atau pembayaran cashless di perusahaannya. Penggunaan Virtual Account misalnya, bisa menjadi solusi agar bisa mencatatkan pembayaran di sistem, sehingga tindakan curang seperti tidak mencatat transaksi pembayaran dari jamaah ke travel bisa dihindari.
Penggunaan pembayaran cashless saat ini sudah cukup marak. Untuk bisnis ritel yang transaksinya kecil saja sudah menerapkan, apalagi yang jumlah transaksinya besar seperti travel umrah. Sangat perlu untuk menggunakan sistem digital travel umrah yang mendukung penerapan sistem pembayaran cashless.
Saat ini ada sistem manajemen travel umrah yang dilengkapi dengan pembayaran digital, sehingga pencatatannya bisa tersentralisasi dalam satu sistem saja. Owner tidak perlu lagi pusing dengan masalah pencatatan pembayaran dari jamaah, karena sistemnya sudah terintegrasi antara transaksi, pembayaran, dan keuangan, maka bisa dipantau dengan mudah dalam satu dashboard saja.
Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem manajemen travel umrah, pebisnis travel umrah juga perlu memilih mana sistem yang sudah all in one dalam menyediakan solusi-solusi bagi permasalahan travel. Sehingga pengelolaan travel bisa lebih mudah, rapi dan efisien.Â
KEUNTUNGAN PEMBAYARAN CASHLESS DAN PENCATATANNYA DI SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Bicara soal keuntungan, tentu banyak yang bisa diraih jika travel mau bertransformasi digital. Bukan hanya dalam hal administratif saja, namun juga soal pembayaran usahakan juga sudah menggunakan pembayaran digital atau cashless.
Pertama, pemilik travel dapat menelusuri jejak pembayaran yang dilakukan oleh para pelanggannya karena sistem pembayaran cashless membuat semua pencatatan transaksi bisa lebih rapi. Apalagi jika sudah menggunakan Virtual Account (VA), pembayaran akan terkonfirmasi otomatis tanpa perlu meminta bukti pembayaran dari jamaah.
Jika travel sudah menggunakan sistem digital yang mendukung VA sebagai metode pembayarannya, maka semakin sedikit celah pembayaran yang tidak tercatat. Kerugian travel dari sisi ini pun bisa diminimalisir.
Kedua, pembayaran cashless sangat praktis dan memudahkan tim travel. Bayangkan jika setiap pembayaran menggunakan uang tunai, alangkah panjang waktu yang dibutuhkan oleh staff travel untuk menghitung, menyimpan, dan menyetorkan uang tersebut ke bank. Pembayaran digital adalah inovasi yang membuat kinerja travel kian efisien.
Ketiga, memudahkan jamaah yang akan melakukan pembayaran. Bukan hanya travel yang dimudahkan oleh pembayaran cashless, jamaah juga demikian. Saat ini umumnya orang tidak menyimpan uang secara cash. Jika travel sendiri belum menerapkan pembayaran digital, alangkah susahnya jamaah yang akan membayar paket umrah harus menarik uang terlebih dahulu di ATM atau bank, lalu membayarkannya pada travel.
Keempat, pencatatan dan laporan keuangan yang lebih rapi. Jika travel sudah menggunakan software travel umrah yang menyediakan pembayaran cashless dan terintegrasi dengan sistem keuangan travel umrah, maka pembuatan laporan transaksi dan laporan keuangan pun bisa lebih mudah dan cepat.Â
Kelima, efisiensi operasional travel. Semakin efisien suatu bisnis beroperasi, maka biaya operasionalnya pun makin rendah, sehingga keuntungan meningkat. Di bisnis travel, penggunaan sistem pembayaran digital, dapat menyingkat proses bisnis, sehingga yang awalnya harus ditangani beberapa orang, kini cukup satu orang saja bisa menangani banyak pekerjaan.Â
Karena beberapa pekerjaan berulang dapat diotomatisasi seperti menerima pembayaran, menghitung uang, menerima bukti transfer, konfirmasi pembayaran, pencatatan, dan pembuatan laporan bisa dibuat lebih singkat dengan hadirnya pembayaran digital.
SAATNYA BERALIH KE PEMBAYARAN CASHLESS DAN SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Dengan beberapa pertimbangan di atas, sudah saatnya travel menggunakan sistem pembayaran digital, dan beralih ke sistem digital travel umrah yang mendukung sistem pembayaran cashless. Travel yang bertahan di manajemen travel konvensional, tentu akan tertinggal dengan travel yang fleksibel mengikuti perkembangan teknologi di era digital seperti saat ini.
Oleh karena itu sangat penting bagi owner maupun pengelola travel yang terbuka menerima perubahan, mau beradaptasi dengan teknologi, serta fleksibel dalam menjalankan operasional travelnya. Jika masih pakai cara lama, jangan harap travel dapat berkembang. Bisa jadi, bisnis travel tiba-tiba kolaps, karena mengabaikan kerugian kecil akibat transaksi tunai tadi, serta tidak mau bertransformasi ke sistem digital.
Jangan sampai travel Anda mengalaminya. Jadi, sudahkah Anda menggunakan sistem digital travel umrah untuk memperbaiki manajemen travel umrah Anda? (KI)
