3. Berikanlah kepada sang pembicara perhatian anda yang tidak terbagi-bagi, dan buatlah catatan yang diperlukan. Anda harus kelihatan dan bertindak sebagai seorang yang menaruh minat. Jangan membaca surat dll. selagi orang lain berbicara kepada anda. Dengarkanlah untuk mengerti, bukan untuk menentang. Hindarilah segala macam pelanturan (distractions) dan/atau lawanlah godaan untuk terwujudnya pelanturan.
4. Ciptakanlah suatu suasana untuk mendengarkan secara positif. Tunjukkanlah kepada lawan bicara anda bahwa anda mau mendengarkan. Buatlah dia agar tidak tegang (Put the talker at ease). Bantulah dia juga agar merasa bebas untuk berbicara. Seringkali hal ini disebut “being open” atau “permissive environment”. Anda harus bersifat rileks dan membuat lawan bicara anda juga bersikap demikian.
5. Dengarkanlah segala hal yang dikomunikasikan; fakta, perasaan-perasaan, emosi-emosi dan kesan-kesan. Jika mau bereaksi, maka anda harus bereaksi terhadap pesan yang disampaikan oleh pihak lawan bicara, bukan terhadap pribadinya. Mintalah umpan balik (feed back) untuk mengecek pemahaman anda.
6. Singkirkanlah kebingungan atau pelanturan. Jangan mencoret-coret kertas, mengetuk- ngetuk dengan pensil atau mencampur adukkan kertas selagi orang berbicara kepada anda. Apakah anda akan lebih mempunyai keheningan yang diperlukan apabila anda menutup pintu ruangan?
7. Perhatikanlah pandangan lawan bicara anda. Cobalah untuk menempatkan diri anda pada posisi orang lain itu (empati) sehingga anda dapat melihat hal-hal dari sudut pandangannya.
8. Janganlah tindakan-tindakan fisik anda membuat sang pembicara menjadi jera. Memandang jauh lewat jendela, memalingkan muka, atau memperlihatkan “tampang nggak setuju” anda tentunya akan menyebabkan dia merubah pembicaraannya atau mengakhirinya dengan tiba-tiba.
9. Sabarlah. Sediakanlah waktu yang cukup. Jangan interupsi. Jangan mendekati pintu atau pergi, seandainya pertemuan dilakukan dalam ruang kantor.
10. Jagalah perangai anda. Seorang yang sedang marah akan salah dalam menangkap arti kata-kata. Jagalah diri anda agar anda tidak cepat-cepat memberi penilaian.
11. Lemah lembutlah terhadap argumen dan kritik. Jangan membuat orang lain menjadi defensif dan menjadi marah. Jangan berargumentasi karena sekalipun anda menang, anda tetap kalah.
12. Bertanyalah kepada lawan bicara anda. Hal ini mendorong dia dan menunjukkan kepadanya bahwa anda sedang mendengarkan. Dengan demikian sang pembicara akan mampu mengembangkan posisinya lebih lanjut.
13. Seandainya terdapat kesalahpahaman, paksalah diri anda untuk menempati posisinya (berbela rasa dan berempati). Dengarkanlah dia secara obyektif. Nyatakanlah kembali dan pertahankanlah posisi yang anda tidak setujui tadi. Ini tidaklah berarti bahwa anda mengubah pikiran anda, tetapi dengan cara begini anda akan menjelaskan kesalahpahaman. Juga anda akan mempertimbangkan informasi yang barangkali sebelumnya anda telah hindari dalam mempertahankan posisi anda sendiri.
