Antara Karyawan Cerdas, Izin Cuti Tenang, dan Shadow Partner dalam Dunia Kerja

Ada kisah menarik saat saya masih menjadi Area Manager di Jawa Timur. Mayoritas staff di kantor adalah wanita berusia muda yang berstatus single ataupun baru menikah.

Seiring waktu muncul tantangan kerja yang harus siap saya hadapi. Tantangan tersebut adalah cuti kerja untuk urusan pribadi atau keluarga seperti cuti menikah ataupun cuti melahirkan. 

Tantangan terasa berat dimana nyatanya cuti yang diajukan seakan silih berganti mengingat usia staff masih muda dan mengharapkan segera menikah dan memiliki momongan. 

Saya menempatkan diri dalam 2 posisi. Posisi pertama sebagai rekan kerja, saya sadar bahwa cuti adalah hak setiap karyawan. Kurang bijak rasanya saya menahan atau menolak cuti mereka karena jika saya diposisi mereka pun pasti berharap pengajuan cuti diterima. 

Disisi lain, saya menempatkan diri sebagai atasan mewakili manajemen. Ada kekhawatiran bahwa selama karyawan apakah akan menghambat performa perusahaan mengingat posisi mereka cukup penting seperti HRD, QC, Kasir ataupun Admin. 

Cuti nikah ataupun melahirkan tentu diajukan jangka waktu panjang sehingga jika terlalu lama tugas diabaikan tanpa ada back up. Ini akan menjadi masalah besar. Apalagi di tengah kondisi Covid19, manajemen berusaha tidak menambah cost termasuk gaji karyawan baru.

"Tenang pak. Tidak perlu rekrut karyawan baru buat back up tugas saya. Saya sudah punya shadow partners".

Saya teringat respon staff di kantor saat saya bertanya siapa yang akan menggantikan dirinya selama cuti melahirkan. Responnya sungguh luar biasa, ada istilah shadow partners yang baru kali ini saya rasakan secara langsung. 

Seorang Karyawan Yang Ingin Cuti Liburan Dengan Tenang. Sumber Hipwee.com

Beberapa staff wanita di kantor sudah menyadari bahwa dirinya pasti suatu saat akan mengajukan cuti untuk kepentingan pribadi dalam jangka waktu yang cukup panjang. 

Mereka berharap cuti yang diajukan tidak akan diganggu oleh urusan kerjaan atau istilah sederhana mereka ingin cuti tenang dan damai dari urusan kerjaan. 

Berlandaskan kepentingan ini, mereka membuat kesepakatan untuk saling back up seandainya ada salah satu dari mereka mengajukan cuti. Saya mengajukan jempol cara cerdas yang mereka terapkan. 

Pada saat waktu senggang, karyawan saling mengajari dan menginfokan jobdesc yang mereka kerjakan. Tujuannya ketika suatu ketika dirinya tidak masuk kerja karena sakit, ada keperluan mendadak ataupun cuti jangka panjang. Urusan kerja tidak akan mengganggu waktunya karena sudah ada yang bisa memback up. Tim inilah yang mereka sebut shadow partners. 

Contoh kasus saat staff purchasing mengajukan cuti melahirkan selama 2 bulan. Mengingat cuti diajukan di tengah pandemi dan manajemen tengah menekan cost. Shadow partners yang digagas staff saya ternyata efektif dan membantu. 

Beberapa staff saling membantu membagi tugas. Staff gudang membantu mengontak vendor atau supplier langganan, staff QC membantu pengecekan bahan baku apakah sesuai dengan yang dipesan, kepala produksi membantu mencari vendor dan melobi harga apabila membutuhkan vendor baru dan untuk penginputan dibantu oleh staff HRD. 

Apakah mereka merasa terbebani oleh pembagian jobdesc? 

Saya sempat meminta para staff lain yang mendapatkan limpahan tugas menyampaikan keluhan apabila merasa terbebani. Jawaban mereka ternyata, tidak terbebani. 

Alasannya sederhana, mereka sudah belajar dan mengetahui jobdesc tiap partner dari jauh-jauh hari dan sudah menjadi kesepakatan bersama. Ini kerja sama tim yang belum saya temukan di cabang lain. Mereka membantu tanpa merasa terbebani.

Saya melihat ada beberapa tips mengapa shadow partners di tempat kerja saya tercipta dengan baik dan efektif. 

Pertama, Satu Visi Sama. Visi mereka adalah ingin merasakan cuti yang benar-benar cuti tanpa diganggu urusan kerja. Ketika mereka memiliki visi yang sama maka mereka siap membantu rekan kerja yang akan cuti dengan konsekuensi akan ada upaya serupa apabila dirinya mengajukan cuti. 

Mengapa ada karyawan yang keberatan apabila diberikan pengalihan tugas karyawan yang cuti? Salah satu alasan klasik karena ketika dirinya cuti belum tentu yang dulu dibantu mau memback up tugas dirinya. Ibarat ingin ditolong tapi enggan menolong. 

Staff di kantor untungnya memiliki rasa kebersamaan yang kuat jadi mereka sadar betul bahwa ketika ada yang menolong dirinya dalam hal pekerjaan maka ia pun tidak akan sungkan menolong rekan kerja yang juga mengalami kesusahan. 

Kedua, Komunikasi dan Sharing Kerjaan. Ada sisi positif ketika antar rekan kerja saling sharing dan berkomunikasi terkait kerjaan. Kasus cuti staff purchasing di kantor saya yang bisa diback up oleh staff lain adalah contoh sederhana. 

Rekan kerja lain memperhatikan dirinya ketika tengah mencari supplier/vendor melalui internet, melakukan negosiasi harga ataupun penginputan data. Ketika mendapatkan pelimpahan tugas, rekan kerja lain mencoba memflashback apa yang dikerjakan oleh rekannya tersebut. 

Tentu saja ini dengan adanya komunikasi dan sharing kerjaan menciptakan kemudahan tersendiri bagi rekan yang dilimpahkan tugas. Mereka tidak stres atau bingung harus melakukan apa ketika diminta membantu mengerjakan tugas rekan yang sedang cuti. 

Ketiga, Empati dan Tahu Terima Kasih. Cara ini terkesan sederhana namun memberikan dampak yang luar biasa. 

Ketika tidak ada rasa empati antar sesama karyawan maka akan susah menciptakan shadow partners yang siap membantu kapanpun. Ini karena mereka lebih mementingkan ego pribadi dibandingkan ingin membantu orang lain. 

Disisi lain tahu berterima kasih ketika telah dibantu juga harus diciptakan. Misalkan ketika saya mengajukan cuti karena ingin liburan keluar kota. Rekan saya bersedia membantu kerjaan selama cuti. 

Ketika saya balik kerja, saya membawakan souvenir ataupun makanan khas dari tempat saya berlibur khusus untuk rekan-rekan yang membantu kerjaan selama cuti sebagai ucapan terima kasih. 

Kadangkala masih ada keraguan antar sesama rekan kerja untuk membantu rekannya yang tengah cuti karena tidak ada ucapan terima kasih ketika sudah dibantu. Alhasil ketika dirinya mengajukan cuti lagi, nyaris rekan kerja lain enggan untuk membantu dengan ikhlas. 

Hal yang bisa kita tanam di pikiran kita, bila tidak ada rekan kerja yang mau memback up tugas di kantor. Mungkin cuti saya tidak akan tenang dan setiap saat akan diganggu oleh urusan kerja. 

Saya pernah merasakan tidak enaknya cuti diganggu oleh orang kantor yang menanyakan uruaan kerja. Padahal saya berharap cuti dengan pikiran yang tenang. 

Ternyata saya menyadari bahwa saya belum memiliki shadow partners yang bersedia dan mampu memback up kerjaan seperti yang diterapkan oleh staff di Pasuruan. 

***

Saya merasa perusahaan tidak perlu takut apabila ada karyawan yang mengambil hak cutinya selagi si karyawan secara cerdas memiliki strategi sendiri agar kerjaannya tidak terbengkalai. 

Cara staff di Pasuruan yang menerapkan shadow partners dalam circle pertemanan kerja sangat bagus dan patut dijadikan referensi untuk dicontoh. 

Nyatanya ketika staff cuti 2 bulan untuk melahirkan. Saya tidak perlu merasa ketar-ketir dan memiliki pikiran bahwa si karyawan akan menyabotase perusahaan karena hak cutinya. Cuti adalah hak karyawan dan sepatutnya kita tidak menahan hak karyawan tersebut. 

Semoga Bermanfaat

--HIM--