PT. Indoraj Arsip Multiguna atau yang bisa disingkat IAM merupakan perusahaan di bidang arsip yang menyuguhkan jasa pengelolaan dan manajemen arsip, selain itu perusahaan ini juga memiliki layanan lain seperti Konsultasi & Training, Layanan Kearsipan (Assesment), Layanan Sertifikasi & Training, Alih Media / Digitalisasi Arsip, Penyelamatan Informasi Arsip, Pemusnahan Arsip, Penyimpanan dan Perawatan Arsip, Pemesanan Box Arsip dan Intelligence Record Management System.
Untuk kegiatan magang yang dilakukan di PT. Indoraj Arsip Multiguna, kami sebagai mahasiswa Universitas Negeri Malang dengan program studi Ilmu Perpustakaan mengambil perusahaan tersebut karena sesuai dan sejalur dengan peminatan yang kami ambil yaitu manajemen record. Selama tiga bulan lebih kami akan mengelola arsip dan melakukan manajemen arsip dalam proyek yang sudah ditentukan oleh PT. Indoraj Arsip Multiguna untuk kami.
Berikut beberapa pekerjaan yang kami lakukan saat melaksanakan magang bersama PT. Indoraj Arsip Multiguna, diantaranya:
1. Melakukan Pemilahan Berkas
Saat kami pertama kali masuk dalam proyek, kegiatan yang pertama kali dilakukan adalah pemilahan berkas. Tentu kami tidak memilah berkas dengan sembarangan. Ada beberapa kriteria yang masuk dalam pemilahan arsip, yaitu non arsip dan arsip. Untuk non arsip sendiri kriterianya seperti tidak memiliki legalitas, berkas merupakan file copy an, ataupun kertas kosong atau memiliki coretan pulpen di dalamnya. Berkas arsip merupakan kumpulan file yang memiliki legalitas dan file tersebut asli. Berkas-berkas tersebut kami kategorikan berdasarkan tahun dan dimasukkan ke dalam map kuning khusus yang diberikan untuk memudahkan langkah selanjutnya. Seperti itu lah kami memilah berkas selama kurang lebih satu setengah bulan.
2. Klasifikasi Berkas
Bulan selanjutnya, kami melakukan klasifikasi pada map kuning tadi. Kami diberikan file berisi list klasifikasi agar mudah untuk memberikan klasifikasi pada berkas sesuai dengan proyek dan perihal yang ada pada berkas. Menurut kami ini merupakan tahapan yang sedikit susah karena untuk menentukan klasifikasi kami harus teliti atau pun terkadang masih terdapat berkas yang tidak jelas pada map kuning sehingga kami sedikit kesulitan pada tahap ini. Walaupun demikian kami melakukannya sekitar satu bulan.
3. Input Data Berkas
