Format taking order yang dilakukan adalah :
Pengiriman = H+1 orderan
Contohnya ketika toko meng-order barang hari ini, maka sales akan kirimkan besok.
Setelah salesman melakukan taking order dan mendapatkan orderan berupa grosir atau retell, salesman akan input orderan tersebut dalam aplikasi bernama SFA (Sales Force Automation). Sales force automation adalah sebuah sistem untuk mengelola proses penjualan lebih efisien, efektif, dan lebih cepat. Aplikasi SFA ini mampu mengotomatiskan alur penjualan berluang seperti mengelola prospek, perkiraan penjualan dan memantau kinerja tim. SFA akan otomatis mengindikasikan ke admin bagian kantor (admin sales) yang kemudian mengunduh data dari web SFA tersebut. Data yang sudah terunduh akan memiliki tampilan berupa format TXT. Format tersebut kemudia akan di proses ke komputer admin oleh aplikasi 'Scylla' dengan user admin masing-masing (beda admin akan beda user).
Kemudian aplikasi Scylla akan memproses dan mencetak faktur dari orderan yang sudah dilakukan. Contohnya ketika toko meng-order wafer, maka faktur harus sesuai dengan orderan tersebut. Faktur akan di cetak pada printer dotmatrix Epson tipe LQ/2190.
Gambar: 2.3 printer dotmatrix Epson tipe LQ/2190
2. Tahap kedua (Routing)
Setelah faktur di cetak, tahap selanjutnya adalah routing. Routing adalah proses mengambil jadwal (schedule) dan memetakan rute yang tepat untuk pengemudi pengiriman atau profesional layanan. Perencanaan rute digunakan untuk mengoptimalkan rute, sedangkan penjadwalan digunakan untuk mengoptimalkan beban kerja dan ketersediaan tenaga kerja. Pada PT. Pinus Merah Abadi, satu driver itu memiliki tiga sales. Kemudian data yang mereka dapatkan dikumpulkan di aplikasi Scylla supaya tercetak BSTF. BSTF (Bukti Serah Terima Faktur) adalah kumpulan faktur-faktur atau kalkulasi dari satu driver yang akan dikirim dari beberapa sales. Contohnya dari 30 toko memiliki rekap sama dengan BSTF. Mengapa demikian? Agar driver tau berapa nominal barang yang dia terima, berapa nilai rupiah yang harus di setor ke kasir yang datanya hanya bisa di lihat di BSTF.
