Narahubung, Jangan Sampai Sulit Dihubungi

Sebagai guru saya sering mengikuti beberapa kegiatan di luar jam sekolah seperti seminar, lomba dan lain sebagainya. Begitupun dengan mengikutsertakan murid-murid saya dalam kegiatan serupa. Biasanya saya mendapatkan informasi mengenai berbagai kegiatan tersebut dari surat undangan yang dikirimkan ke sekolah, media sosial atau informasi secara lisan dari mulut ke mulut.
Berikutnya saya mengambil beberapa langkah persiapan jika ingin mengikuti kegiatan tersebut seperti mencari informasi lebih lanjut dan persiapan diri/ latihan.
Tetapi yang paling utama adalah langkah untuk mendapatkan infromasi yang lebih  mengenai kegiatan tersebut agar tak salah langkah serta guna mendapatkan hasil terbaik.
Bagaimana caranya?
Pertama adalah dengan membaca informasi kegiatan baik itu melalui surat resmi, flyer/banner atau informasi lisan. Mengetahui jenis kegiatan agar tak salah mengikuti.
Kedua adalah yang menjadi kunci lancarnya kegiatan yang akan diikuti, yaitu mencari informasi tambahan dan lebih lanjut mengenai kegiatan tersebut. Bagaimana caranya? Tentu saja kita akan mencari penyedia informasi penyelenggara kegiatan.
Biasanya pihak penyelenggara mencantumkan penyedia informasi yang lebih dikenal dengan sebutan narahubung atau contact person.
Di sana jelas terpampang nama dan nomor kontak si narahubung. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pemberian informasi.
Lalu, apakah peran narahubung sangat penting? Jawabannya iya. Narahubung dapat menjadi ujung tombak keberhasilan sebuah kegiatan. Penyelenggara harus memastikan dengan baik ketersediaan narahubung dalam sebuah informasi yang diberikan kepada publik.
Narahubung di era yang modern ini telah mengalami perubahan yang beragam. Jika dulu si narahubung hanya mencantumkan nomor telepon ataupun aplikasi short message service (SMS), sekarang dapat menggunakan aplikasi Whatsapp (WA) atau Telegram sehingga lebih mudah untuk diakses.
Adanya narahubung juga bisa memberikan beberapa manfaat antara lain membantu seseorang untuk mendapatkan informasi dan mencegah beredarnya informasi yang tidak valid.
Sementara itu, informasi dari seorang narahubung biasanya memuat nama, nomor kontak atau bahkan surel (surat elektronik) agar dapat dihubungi secara daring maupun luring (tatap muka).
Ada hal yang sangat penting sebelum bagi pihak penyelenggara kegiatan sebelum menebarkan informasi narahubung, yaitu memastikan bahwa si narahubung siap melaksanakan tugasnya.
Berikut adalah beberapa tips menjadi seorang narahubung yang mampu memuaskan orang yang menghubungi serta mensukseskan acara/kegiatannya.

a. Siap mental dan mampu mengelola emosi (kesabaran).
Seorang narahubung harus memiliki mental yang kuat saat nomor kontaknya dihubungi oleh orang-orang yang tak bertanggungjawab. Mereka yang sengaja menyalahgunakan nomor kontak seperti melakukan penipuan dan lainnya.
Selain itu seorang narahubung harus memiliki hati yang sabar dalam menghadapi penghubung yang barangkali akan menanyakan hal-hal yang sudah dijelaskan pada lembar pengumuman, petunjuk teknis dan lainnya.

b. Memiliki interaksi sosial yang baik.
Seorang narahubung harus memiliki interaksi sosial yang baik, utamanya dalam hal berkomunikasi, menerima dan memberi masukan ide atau saran.

c. Mempunyai pengetahuan khususnya yang berkaitan dengan acara yang diinformasikan.
Narahubung haruslah orang yang lebih banyak mengetahui segala informasi kegiatan, karena padanyalah pusat informasi yang benar.

d. Memiliki kemampuan komunikasi dan teknologi.
Dalam hal teknologi, seorang narahubung harus memiliki ilmu yang mumpuni. Contohnya termasuk dalam pengelolaan media sosial dan mengoperasikan aplikasi yang diperlukan dan tepat guna.

e. Menyiapkan waktu kapan saja.
Yang terakhir adalah yang paling penting, yaitu ketersediaan waktu untuk dapat dihubungi kapan saja. Jika narahubung tidak siap dihubungi setiap saat, sebaiknya diinformasikan terlebih dahulu dengan mencantumkan jam layanan informasi.

Untuk memudahkan kerja seorang narahubung, saat ini telah banyak teknologi canggih yang bermunculan. Berbagai fitur bermunculan seperti FAQ (Frequently Asked Questions). Fitur ini memiliki daftar pertanyaan yang sering ditanyakan. Hal ini dapat meringankan tugas seorang narahubung dan juga memberikan kemudahan peserta/publik dalam mengakses informasi terkait acara/kegiatan.

Lalu, siapakah yang layak menjadi seorang narahubung dalam sebuah kegiatan? Apakah narahubung sama dengan pelayan pelanggan atau customer service?
Menjadi seorang narahubung harus memiliki kecerdasan berkomunikasi baik lisan maupun tulisan. Selain itu juga kemampuan yang mumpuni dalam mengolah media sosial dan teknologi. Yang paling utama adalah memiliki kepribadian atau personality yang baik, menarik, dan tentunya ramah karena narahubunglah yang akan berkomunikasi langsung dengan peserta, pelanggan atau orang yang memerlukan informasi.
Jadi jangan sampai penanya atau calon peserta merasa gelisah karena si narahubung tak bisa dihubungi. Seperti pengalaman saya terakhir ketika mencoba menghubungi narahubung di sebuah lomba, namun hampir dua hari tidak mendapatkan informasi apapun darinya. Tidak ada alasan yang tepat darinya.
Karena kesal, saya lalu mendatangi lokasi lomba yang lumayan jauh hanya untuk menanyakan beberapa hal saja.
Ternyata pihak penyelenggara memilih orang yang tidak tepat untuk dijadikan narahubung. Sayang sekali.