Penghapusan Arsip Pada Instansi, Perlukah?

Pemalang, 15 Juni. Produk akhir dari suatu layanan, mau tidak mau, suka tidak suka, harus ditata dan diarsipkan. Namun bila akhirnya arsip sudah menjulang memenuhi ruang penyimpanan, saat itulah harus diputuskan, perlukah dihapus atau dibiarkan.

Penghapusan arsip keimigrasian adalah proses menghancurkan arsip fisik yang sudah tidak memiliki nilai guna dan tidak terkait masalah hukum. Proses ini dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip dan persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Tujuan dari penghapusan arsip keimigrasian adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan kearsipan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham). Penghapusan arsip keimigrasian dilaksanakan secara simbolis dengan pembakaran arsip di hadapan saksi-saksi dari ANRI, Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemenkumham RI, Divisi Keimigrasian Kanwil Kemenkumham, dan Divisi Pelayanan Hukum Kanwil Kemenkumham.

Contoh arsip keimigrasian yang dapat dimusnahkan adalah berkas permohonan paspor, visa, izin tinggal, dan lain-lain yang sudah melewati jangka simpan arsip. Pun demikian, arsip tersebut tidak bisa serta merta dihapuskan walaupun kondisinya sudah menggunung di tempat penyimpanan. Ada masa retensi yang harus dipatuhi agar kegiatan penghapusan arsip tidak menyalahi aturan. 

Masa retensi arsip imigrasi adalah jangka waktu penyimpanan arsip yang berkaitan dengan kegiatan keimigrasian, seperti permohonan paspor WNI, izin tinggal WNA, dan lain-lain. Masa retensi arsip imigrasi ditentukan berdasarkan nilai kegunaan arsip tersebut, baik untuk administrasi, hukum, maupun sejarah. Masa retensi arsip imigrasi dapat berbeda-beda tergantung pada jenis arsipnya. Misalnya, berkas permohonan paspor WNI memiliki masa retensi sampai tiga tahun, sedangkan permohonan izin tinggal WNA bisa disimpan sampai lima tahun. Setelah masa retensi berakhir, arsip imigrasi dapat dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan sesuai dengan rekomendasi dari Arsip Nasional Republik Indonesia.

Karena masa retensi inilah, tidak semua Kantor Imigrasi dapat melaksanakan penghapusan arsip setiap saat yang diinginkan. Jadi apabila ada Kantor Imigrasi yang mampu melaksanakan pemusnahan arsip secara rutin dan berturut, maka Kantor Imigrasi tersebut perlu diapresiasi. 

Seperti halnya Kantor Wilayah Kemenkumham Jawa Tengah yang memberi penghargaan kepada beberapa UPT dibawahnya pada tanggal 13 Juni kemarin. Kantor Imigrasi Pemalang terpilih untuk mendapatkan penghargaan karena telah melakukan penghapusan arsip secara rutin dari tahun 2020 s.d. 2022. Penghargaan tersebut diterima langsung oleh Kepala Kantor Imigrasi Pemalang, Arvin Gumilang. 

penyerahan penghargaan penghapusan arsip secara rutin. sumber: dok imigrasi

sumber: dok imigrasi

Jadi kembali lagi ke pertayaan utama sesuai tajuk artikel ini. Perlukah arsip dihapuskan pada suatu instansi? 

Jawabannya adalah perlu, asal sesuai dengan aturan yang berlaku.