Microsoft Excel yang Kerap Jadi Momok Menakutkan bagi Guru SD

Suka atau tidak, dalam kehidupan sehari-hari kita harus berkutat dengan program aplikasi lembar kerja Microsoft Excel (Ms. Excel).

Program dari Windows ini banyak digunakan terutama di perkantoran. Tidak saja di perkantoran, Ms. Excel juga banyak digunakan di lembaga pendidikan terutama sekolah. 

Ada banyak kegiatan di sekolah yang membutuhkan aplikasi ini. Mulai dari perekaman siswa dalam rapor, nilai harian, data guru dan siswa, SKP bagu guru PNS, dan lain sebagainya. 

Berbagai kegiatan tersebut tidak lagi dilakukan secara manual tetapi harus menggunakan Ms. Excel. Biasanya, pihak Dinas Pendidikan memiliki file Ms. Excel khusus untuk mengerjalan berbagai kegiatan tersebut agar laporan bisa seragam dan struktur. 

Tidak hanya itu, penggunaan Ms. Excel juga dilakukan untuk memudahkan pengecekan keadaan yang sesungguhnya dari sekolah tersebut.

Sayangnya, tidak semua Sumber Daya Manusia (SDM) di sebuah sekolah mampu mengoperasikan Ms. Excel dengan baik. Ini tak lepas dari kompetensi di sebuah sekolah yang tidak memberi syarat menguasai Excel. 

Memang, beberapa sekolah -- terutama swasta -- kini kerap memberi syarat tersebut bagi calon guru yang akan melamar. Namun, sebagian besar sekolah masih memiliki SDM guru yang belum mampu mengoperasikan Ms. Excel dengan baik.

Atas dasar itu, Ms. Excel kerap menjadi momok yang menakutkan bagi sebagian besar guru -- terutama guru senior -- yang belum bisa menggunakan aplikasi ini. 

Mereka kerap was-was, pusing tujuh keliling, dan cemas ketika ada kegiatan yang harus menggunakan Ms. Excel. Terlebih, jika kegiatan tersebut memiliki jangka waktu yang amat mepet semisal memasukkan nilai rapor.

Rasa cemas dan was-was mereka bisa dimaklumi. Selama menempuh jenjang pendidikan formal, mereka belum pernah mendapatkan pelajaran mengenai aplikasi ini. 

Berbeda dengan guru junior seperti saya yang sejak SMP sudah mendapat pelajaran ini dalam mapel TIK. Paling tidak, saya dan beberapa guru junor masih paham jika harus memasukkan nilai, menggunakan rumus rerata dan jumlah, mendata menggunakan vlookup atau hlookup, dan sebagainya. Meski, harus saya akui kemampuan Ms. Excel saya tidak terlalu mahir karena jika sudah berhubungan dengan macro saya juga pusing.

Meski guru junior kebanyakan mahir menggunakan Excel, mereka juga kerap kesulitan dalam mencetak dokumen. Lantaran, pelajaran mengatur dan mencetak dokumen ini jarang sekali diajarkan pada saat pelajaran TIK bab Excel. Yang sering diajarkan ya mengenai rumus vlooukup, hlookup, rata-rata, membuat tabel dan grafik, serta dasar macro. Padahal, mencetak dokumen Ms. Excel bisa jadi hal yang sulit dilakukan terutama jika tidak terbiasa dengan pengaturan margin dan ukuran kertas.

Beberapa guru, baik senior maupun junior kerap kesulitan saat ingin mencetak dokumen ini. Biasanya, dokumen yang akan dicetak terpotong menjadi beberapa lembar. Padahal, dokumen tersebut seharusnya bisa dicetak dalam satu halaman saja. 

Mereka kadang frustasi ketika sudah menghabiskan banyak kertas tetapi tak juga mendapatkan cetakan yang diinginkan. Kalau sudah begini, tenaga TU atau guru junior yang paham pun jadi tumpuan.

Sayangnya, berbeda dengan tingkatan SMP atau SMA yang memiliki cukup banyak tenaga TU, tidak demikian dengan tingkatan SD. 

Jumlah tenaga TU terbatas, paling-paling maksimal hanya 2 orang sedangkan banyak pekerjaan lain yang harus mereka lakukan. 

Tentu, pekerjaan yang menggunakan Ms. Excel ini kerap jadi beban tambahan bagi mereka. 

Makanya, guru senior kerap was-was ketika ada pekerjaan yang membutuhkan Ms. Excel tetapi tenaga TU masih sibuk dengan pekerjaan lainnya.

Ilustrasi kesulitan menggunakan Microsoft Excel (Dokumentasi pribadi)

Meski Ms. Excel kerap digunakan dalam berbagai kegiatan, nyatanya pelatihan atau bimbingan teknis akan hal ini jarang sekali dilakukan. Padahal, beberapa pelatihan yang kerap dilakukan oleh guru senior juga sering mengupas masalah pembuatan media pembelajaran dengan flash atau media lain. Namun, mengapa pelatihan menggunakan Ms. Excel jarang sekali dilakukan? Toh aplikasi ini lebih sering digunakan.

Untuk itulah, workshop dasar dalam penggunakan Ms. Excel sangat perlu digalakkan terutama bagi para guru SD. 

Terlebih, saat ini kegiatan lebih banyak dilakukan di rumah saja yang sangat mustahil untuk bertemu dengan tenaga TU atau guru junior yang mumpuni. 

Tidak hanya itu, beberapa guru senior meski terhalang oleh usia yang memasuki purna, masih ada yang semangat belajar Ms. Excel. Saya sendiri memiliki beberapa rekan guru senior yang begitu rajin bertanya seputar aplikasi rapor yang mereka kerjakan.

Saya salut dengan mereka yang berusaha keras untuk bisa mengoperasikan Ms. Excel sebisa mereka dulu. Mereka kerap bertanya pada saya jika menemui masalah pada aplikasi yang mereka kerjakan. Mereka juga menuliskan berbagai rumus atau cara pengerjakan Ms. Excel pada buku khusus sebagai panduan. 

Semangat mereka ini sering saya kagumi dan sebenarnya harus mendapat apresiasi dari pemerintah untuk memberikan pelatihan dasar penggunakan Ms. Excel melalui zoom.

Pelatihan tersebut tidak perlu memuat materi yang sulit. Rumus yang bikin ngilu semisal vlookup dan kawan-kawannya tak perlu dilakukan. 

Paling tidak, mereka bisa diajarkan bagaimana membuat tabel, membuat rata-rata nilai, memeringkat nilai siswa, melihat berapa siswa yang belum tuntas, dan pastinya mencetak dokumen. 

Jika ingin memberikan materi mengenai Macro Excel, barangkali materi tentang membuka sheet yang di-protect dalam aplikasi rapor bisa diberikan. Materi ini perlu diberikan agar mereka tidak panik ketika sheet mereka tak bisa dibuka dan harus dilakukan beberapa perlakuan dulu.

Pelatihan ini bisa dilakukan secara berkala tidak sekali dua kali karena Excel adalah kegiatan yang membutuhkan praktik. Bisa juga, pelatihan semacam ini dilakukan bersamaan dengan kegiatan Kelompok Kerja Guru (KKG) yang diadakan bulanan. Tidak perlu lama-lama, beberapa menit asal berkelanjutan akan cukup membantu.

Satu hal lain yang bisa dilakukan adalah pembuatan buku panduan penggunaan Excel bagi pendidik dan tenaga kependidikan. 

Urgensi buku ini cukup penting karena buku panduan Ms. Excel yang ada selama ini terlampau jauh dari praktik yang kerap dibutuhkan bagi guru. Terutama, petunjuk menggunakan Ms. Excel untuk mengisi rapor yang kerap jadi masalah bersama.

Jadi, ketika penguasaan dasar yang kerap digunakan dalam Ms. Excel bisa dikuasai, maka para guru tak perlu risau lagi dalam mengaplikasikannya. 

Mereka juga tak perlu bertatap muka dengan rekan TU atau guru junior terlebih dengan pandemi yang sangat membatasi kegiatan berkumpul bersama.