Mengatur Pendelegasian Tugas dalam Kerja

Masalah pendelegasian tugas atau wewenang kepada bawahan bisa dikatakan susah-susah gampang. Kadang jika sampai keliru, akan ada bawahan yang mendapat tugas tidak proporsional jika dibandingkan dengan bawahan lainnya. 

Akibatnya tidak hanya protes yang bisa muncul dari bawahan. Mereka yang mendapat kerja lebih inipun bisa mendapatkan kejenuhan kerja karena melebihi daya batas kemampuan mereka sendiri. 

Dengan pendelegasian tugas yang tepat baik itu kepada bawahan maupun rekan kerja, masalah target kerja yang diinginkan pun akan bisa teratasi. Apalagi itu menyangkut jumlah kerja yang banyak dan harus dilakukan dalam jangka waktu terbatas. 

Lantas, seperti apakah pembagian tugas yang bisa dibilang proporsional? Karena untuk bisa mendapatkan kata proporsional dalam pembagian tugas, ada beberapa hal yang bisa diperhatikan. 

Di antaranya, berikan tugas yang mampu dikerjakan oleh penerima delegasi. Tugas yang terlalu berat akan membuat penerima tugas menjadi kesulitan atau merasa terbebani. Jangan terlalu banyak melimpahkan tugas

Selain itu, delegasikan tugas dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami, termasuk batas waktu serta kapan tugas harus selesai. 

Untuk memudahkan bawahan, berikan contoh pada saat mendelegasikan tugas jika memungkinkan. Karena memberi contoh adalah cara yang paling efektif.

Lakukan re-confirm atau konfirmasi kembali untuk mengetahui apakah penerima tugas paham dengan apa yang kita tugaskan atau apa yang kita maksudkan. Dan jika memungkinkan, lakukan evaluasi berkala dan tanyakan apakah ada masalah dengan tugas yang dikerjakannya.

Selain itu, beri peluang bagi penerima tugas untuk bertanya atau mengemukakan ide dalam pengerjaan tugas. Siapa tahu penerima tugas punya cara yang lebih efektif untuk menyelesaikan tugasnya. 

Dan yang terakhir, berikan kepercayaan yang akan membuat penerima tugas menjadi berharga dan bersemangat. Jadi di kemudian hari, ia tidak akan merasa 'kapok' untuk menerima tugas kembali.

Jauh sebelum tugas tersebut diberikan, sebetulnya ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemberian tugas. Dan dasar pemberian tugas tersebut, bukanlah berdasarkan persamaan jumlah tugas yang diberikan kepada setiap orangnya. 

Yang perlu dipertimbangkan saat akan mendelegasikan tugas antara lain adalah membuat daftar pekerjaan atau tugas yang akan diberikan. Lakukan inventarisir tugas terlebih dahulu. Mana yang harus dikerjakan sendiri dan mana yang bisa dikerjakan orang lain.

Kenali juga kemampuan dan karakter penerima tugas, kekuatan dan kelemahannya apa. Dari sini bisa dilihat, mana sosok yang bisa memanggul tugas tertentu dan juga jumlahnya. 

Tentunya pembagian tugas ini tidak bisa dipukul rata begitu saja. Karena, pastinya akan ada orang-orang tertentu yang memang kurang memiliki stamina, kecepatan, atau ketepatan yang kurang sehingga akan berbeda pula proporsi tugas yang diembannya. 

Buat juga kemungkinan untuk melakukan evaluasi atau pelaporan progress saat pencapaian tugas. Selain itu, anggap delegasi tugas adalah bagian dari proses pengembangan staff atau bawahan.