Dalam perspektif pendidikan nasional, program bimbingan dan konseling adalah bagian yang tidak dapat dipisahkan dari sistem pendidikan yang ada di sekolah, program ini bertujuan untuk membantu siswa agar dapat mengembangkan diri secara optimal dan memperoleh kemandirian. Keberhasilan layanan bimbingan dan konseling tentunya memerlukan dukungan dari seluruh pihak yang ada disekolah dan yang berhubungan dengan siswa, terutama dukungan dari stakeholder yang ada.
Optimalisasi pada program pelayanan bimbingan dan konseling perlu dilakukan sehingga pelayanan bimbingan dan konseling dapat benar-benar memberikan kontribusi dan manfaat terhadap penetapan visi, misi, dan tujuan dari sekolah dan madrasah yang bersangkutan. Sudah selayaknya program layanan ini didukung oleh organisasi dan administrasi pelayanan yang baik guna tercapainya peningkatan mutu pelayanan bimbingan dan konseling.
Organisasi adalah sistem kerjasama antar kelompok orang untuk mencapai tujuan bersama, sedangkan administrasi adalah usaha dan kegiatan yg meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. Pengorganisasian dalam bimbingan dan konseling yang di maksudkan adalah suatu bentuk kegiatan yang mengatur kerja, prosedur kerja, dan pola kerja atau mekanisme kerja kegiatan bimbingan dan konseling. dan administrasi dalam program bimbingan dan konseling yang dimaksudkan adalah sebagai kegiatan pengaturan alur kerja pelayanan bimbingan dan konseling sehingga kegiatan tersebut tetap lancar, efisien, dan efektif.
Pengorganisasian pelayanan bimbingan dan konseling pada setiap satuan pendidikan tidak selalu sama. Disesuaikan dengan kondisi dan keadaan satuan pendidikan yang bersangkutan. Kondisi sekolah yang tidak memiliki guru pembimbing jelas berbeda struktur dengan sekolah yang memiliki guru pembimbing, sekolah yang hanya memiliki satu guru pembimbing jelas berbeda dengan sekolah yang memiliki struktur organisasi yang profesional. Nah, disinilah perlu di tuntut kreatifitas dan inovasi guru pembimbing untuk mendayagunakan Sumber daya yang sedikit untuk mencapai keberhasilan program.
Pengorganisasian pada setiap satuan pendidikan hendaknya memperhatikan hal-hal berikut:
- Menyeluruh yaitu mencakup semua unsur penting yang terlibat di dalam sebuah satuan pendidikan yang ditujukan bagi optimalnya bimbingan dan konseling.
- Sederhan, yaitu dalam pengambilan keputusan atau kebijaksanaan, jarak antara pengambil kebijakan dengan pelaksananya tidak terlampau jauh. keputusan dapat dengan cepat diambil tetapi dengan pertimbangan yang cermat, dan pelaksanaan layanan atau kegiatan bimbingan dan konseling terhindar dari urusan birokrasi yang tidak perlu.
- Luwes dan terbuka dengan demikian mudah menerima masukan dan upaya pengembangan yang berguna bagi pelaksanaan dan tugas-tugas organisasi, yang semuanya itu merujuk pada kepentingan seluruh peserta didik.
- Menjamin berlangsungnya kerja sama sehingga semua unsur dapat saling menunjang dan semua upaya serta sumber dapat dikoordinasikan demi lancarnya dan berhasilnya pelayanan bimbingan dan konseling untuk kepentingan peserta didik.
- Menjamin terlaksananya pengawasan, penilaian dan upaya tindak lanjut sehingga perencanaan pelaksanaan dan penilaian program bimbingan dan konseling yang berkualitas dapat terus dilakukan.
Supaya pengorganisasian dalam kegiatan bimbingan dan konseling dapat mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan bimbingan dan penyuluhan di sekolah, maka perlu beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya:
a) Semua personil sekolah (kepala sekolah, wakil kepala sekolah, koordinator bimbingan dan konseling, Guru pembimbing, Guru mata pelajaran, wali kelas dan staf administrasi)
b) Mekanisme kerja, pola kerja, atau prosedur kerja bimbingan dan konseling harus tunggal sehingga siswa tidak bingung karena adanya berbagai bentuk layanan bimbingan dan konseling yang serupa atau memiliki kemiripan dan di laksanakan oleh petugas yang berbeda
c) Tugas, tanggung jawab dan wewenang dari setiap petugas yang terlibat dalam pelaksanaan bimbingan dan konseling di sekolah harus di rinci dengan jelas, sehingga setiap petugas bimbingan dapat memahami dan mengerti kewajiban dan tanggung jawab masing-masing
Kegiatan administrasi pada bimbingan dan konseling dapat berupa pencatatan data murid, penyimpanannya, pelaporan, dan pengalih tanganan masalah murid kepada tenaga yang lebih ahli atau relevan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyelenggarakan administrasi bimbingan dan konseling, antara lain:
- Mengingat kegiatan bimbingan dan konseling dilakukan oleh guru kelas maka sebaiknya pekerjaan administrasi tersebut tidak terlalu menyita waktu mereka. Catatan-catatan yang dikerjakan haruslah bersifat sederhana.
- Catatan-catatan pribadi yang dibuat harus dijaga kerahasiaannya.
- Semua catatan yang dikumpulkan hendaknya dimaksudkan untuk keperluan layanan bimbingan dan konseling.
- Setiap catatan tentang murid hendaknya mudah ditemukan.
