Simak Bagaimana Konsep Virtual Office Berjalan?

Beberapa dari kita mungkin masih belum mengerti atau paham tentang virtual office. Sebenarnya apa sih virtual office itu dan bagaimana cara kantor ini berjalan sehingga banyak digunakan oleh masyarakatkan khususnya pemilik usaha kecil dan menengah.

Well, untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara kerja virtual office itu seperti apa, simak ilustrasi di bawah ini.

Ahmad memiliki sebuah usaha di bidang desain dan juga periklananonline. Sayangnya karena masalah modal yang tidak terlalu besar dia tidak mampu memiliki kantor sendiri. Sebenarnya dia mau menggunakan rumahnya sendiri untuk kantor, tapi seiring dengan berjalannya waktu dia urusan rumah dan kantor malah jadi campur adik.

Lebih lanjut, dia juga mulai merekrut banyak orang untuk bekerja sama demi menciptakanstart-up digital yang mumpuni. Nah, untuk mewujudkan keinginan itu, Ahmad mau tidak mau harus mengumpulkan pegawainya dan intens melakukan komunikasi dan diskusi. Sayangnya lagi-lagi masalah tempat membuat dia susah mengembangkan usahanya.

Nah, dari ilustrasi di atas kita bisa membuat sebuah kesimpulan bahwa yang Ahmad butuhkan saat ini adalah ruangan untuk bekerja dan mengumpulkan anak buahnya. Dengan dana yang pas-pasan, Ahmad mau tidak mau harus memaksimalkan apa yang dia punya untuk mengembangkan usaha agar tidak mandek di tengah jalan.

Satu hal yang bisa dilakukan oleh Ahmad adalah mencari virtual officeyang bisa dijadikan markas untuk dia dan para pegawainya. Mengapa harus virtual office? Simak penjelasannya di bawah ini.

1. Menyediakan Ruangan dengan Berbagai Kebutuhan

Virtual office bekerja dengan menyediakan ruangan yang bisa digunakan untuk bekerja dan berbisnis. Pengelola akan menyediakan berbagai jenis ruangan sesuai dengan kebutuhan dari penyewa. Misal Ahmad memiliki setidaknya 10 pegawai termasuk dirinya sendiri. Dia bisa menyewa satu ruangan virtual office yang memiliki 10 kursi dan beberapa meja.

Pengelola dari kantor virtual juga menyediakan ruangan yang bisa digunakan untuk rapat. Misal disediakan LCD, proyektor, hingga mesin fotokopi untuk menggandakan dokumen sebelum rapat diadakan.

2. Menyediakan Fasilitas Kerja

Selain fasilitas kerja berupa ruangan untuk rapat, virtual office juga menyediakan beberapa fasilitas lain untuk mendukung pekerjaan atau kerja. Mereka menyediakan akses internet yang cukup cepat untuk komunikasi dan mencari data. Segala hal terkait pekerjaan akan disediakan untuk membuat penyewa jadi betah sehingga serasa kantor sendiri.

3. Sebagai Domisili Resmi

Salah satu alasan menggunakan virtual office adalah adanya keterangan domisili yang jelas dan resmi. Surat keterangan domisili ini sangat berguna untuk kepengurusan usaha. Jadi, Ahmad bisa menggunakan alamat dari virtual office ini sebagai alamat surat-menyuratnya yang resmi.

Pengelola akan melakukan distribusi surat atau dokumen langsung ke perusahaan yang menyewa ruangan mereka. Kalau ada telepon, mereka juga akan langsung mentransfernya dengan tepat. Menggunakan virtual office seperti memiliki lobi tersendiri sehingga segala jenis komunikasi bisa diatur dengan baik dan benar.

4. Kontrak Perjanjian Jelas

Virtual office berjalan dengan kontrak. Artinya Ahmad bisa mengontrak di sana dengan durasi yang dia inginkan. Misal membuat kontrak 3, 6, atau 12 bulan sekali. Kalau dalam periode kontak itu Ahmad merasa bosan dia bisa berpindah tempat ke virtual office yang sesuai dengan preferensinya. Ahmad bisa memiliki alamat baru untuk perusahaannya serta nomor telepon baru untuk berkomunikasi.

Inilah cara kerja virtual office yang dewasa ini banyak bermunculan di kota besar Indonesia. Dengan cara kerja ini, pemilik usaha kecil dan menengah yang tidak punya kantor bisa memanfaatkan jasanya dengan baik.