Sistem Menejemen Arsip | Document Management System (DMS)

A. LATAR BELAKANG

Pengelolaan arsip organisasi menjadi semakin kompleks untuk dilakukan seiring dengan lamanya organisasi berjalan, penambahan dan perubahan alur proses pada organisasi , serta banyaknya transaksidi organisasi sehingga penanganan arsip secara konvensional tidak lagi dapat memenuhi berbagai kepentingan organisasi.
Arsip asli yang sukar ditemukan kembali atau bahkan hilang, banyaknya salinan arsip yang terjadi pada organisasi, serta distribusi informasi yang lama di dalam maupun di luar organisasi menjadi gejala awal perlunya peningkatan sistem kearsipan dalam organisasi.
Seiring dengan perkembangan teknologi terutama teknologi informasi kompleksitas pengelolaan dokumen dapat dipermudah penerapan manajemen arsip elektronik dimana penggandaan , pencarian, distribusi dan pengamanan arsip dapat dilakukan secara terpadu dan aman. Arsip elektronik memudahkan pencarian informasi dan mencegah hilangnya dokumen asli karena arsip elektronis dapat dengan mudah didistribusikan ke pihak terkait dengan kepentingan dokumen atau arsip. Dalam berbagai peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan atau dokumen secara eksplisit dinyatakan tentang kewajiban kearsipan, yang meliputi: kewajiban membuat catatan atau arsip/dokumen, mengatur atau menata, menyimpan, memelihara, menyerahkan, menyelamatkan dan melayankan arsip/dokumen. Kewajiban-kewajiban tersebut sesungguhnya merupakan suatu rangkaian proses manajemen arsip.
Manajemen arsip dinamis merupakan bidang manajemen yang bertanggungjawab atas pengendalian secara efisien dan sistematis dalam penciptaan, pendistribusian, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip sehingga arsip dapat berfungsi secara optimal untuk mendukung proses manajemen organisasi, proses litigasi dan proteksi hukum serta sebagai bahan pertanggungjawaban/ akuntabilitas kepada pihak terkait (stakeholder) masa kini maupun yang akan datang.

A. DETIL .... TENTANG ARSIP ELEKTRONIK