Pentingnya Perencanaan Dalam Upaya Pencapaian Tujuan Yang Efektif Dan Efisien

          Baik buruknya sebuah perencanaan sangat ditentukan oleh seberapa jauh perencanaan tersebut dapat dilaksanakan dalam praktik. Suatu perencanaan dikatakan baik dan berkualitas bilamana rencana yang telah disusun tersebut dapat terlaksana dan berjalan dengan baik walaupun secara teknis dan akademis tidak terlalu istimewa. Sedangkan suatu perencanaan dikatakan kurang baik bahkan buruk bilamana rencana tersebut tidak dapat dilaksanakan dalam praktik, walaupun secara teknis dan akademis sangat menonjol. 

          Perencanaan merupakan fungsi pertama dari fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan bagaikan lokomotif pada kereta api yang menggandeng fungsi-fungsi manajemen lainnya dalam mencapai tujuan organisasi. Dengan demikian, perencanaan merupakan dasar dari fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan melekat pada fungsi pengorganisasian, penyusunan personalia, penggerakan dan pengawasan. Jadi fungsi perencanaan sangat menentukan terhadap pencapaian tujuan organisasi. 

          Keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya ditentukan oleh ketepatan dalam membuat perencanaan. Sebelum melaksanakan aktivitas organisasi, terlebih dahulu manajer memutuskan tentang apa yang harus dilaksanakan, bagaimana melakukannya, kapan dilakukan dan siapa yang melakukannya. Dari pertanyaan-pertanyaan tersebut maka perencanaan itu merupakan penentuan sasaran yang ingin dicapai, metode, waktu yang tepat dan orang yang bertanggungjawab untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Dengan demikian, perencanaan adalah suatu kegiatan dalam pengambilan keputusan dalam menetukan sasaran, metode, waktu, dan orang yang tepat yang dilakukan manajer dalam suatu organisasi

           Perencanaan adalah sebuah patokan untuk mempermudah tercapainya suatu tujuan, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.

          Menurut Alder   dan   Rustiadi (2008) menyatakan bahwa perencanaan adalah, "Suatu  proses  menentukan  apa   yang ingin  dicapai  dimasa  yang  akan  datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya".

          Perencanaan  adalah suatu  proses  yang  menguraikan tujuan dari organisasi, serta menentukan strategi yang akan digunakan     untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan merupakan proses-proses  yang  penting  dari  semua fungsi manajemern sebab tanpa perencanaan (Planning) fungsi pengorganisasian, pengontrolan maupun  pengarahan  tidak  akan  dapat berjalan .

          Perencanaan  didefinisikan  sebagai  satu proses   pencapaian   tujuan   yang   akan dicapai dan strategi untuk mencapainya. Hasil  dari  perencanaan  adalah  rencana yaitu   satu   dokumen   yang   membuat pernyataan  tentang  tujuan  yang  akan dicapai dan  cara yang  digunakan  untuk mencapai tujuan tersebut. Jadi membuat rencana atau menjalankan fungsi perencanaan  menjadi  fungsi  utama  dari setiap   manajer   pada   semua   tingkatan organisasi sesuai kewenangan dan cakupan pekerjaannya. Perencanaan penting karena    semua kegiatan dan tindakan manjerial didasarkan dan atau disesuaikan dengan rencana yang sudah ditetapkan sehingga tiap rencana dan semua rencana-rencana turunan  membantu  pencapaian  tujuan organisasi.    

Keuntungan perencanaan adalah :

1.Memberi arah

2.Meningkatkan koordinasi

3.Mengurangi ketidakpastian

4.Meningkatkan kontrol

5.Memperbaiki manajemen waktu

           Perencanaan  berhubungan  erat  dengan fungsi-fungsi  manajemen  lain  terutama dengan pengendalian. Keduanya dianggap sebagai dua sisi dari satu mata uang.Perencanaan   dilakukan   melalui tahap-tahap yang meliputi :

1.Tetapkan tujuan

2.Formulasi rencana strategi

3.Kembangkan    rencana    operasional dan

4.Implementasi dan evaluasi rencana 

          Kegagalan perencanaan, menurut Ginanjar  Kartasasmita  tidak  disebabkan perencanaan itu sendiri, tetapi bersumber pada beberapa hal berikut ini:

1.Penyusunan  perencanaan  yang  tidak tepat  mungkin  disebabkan  informasi yang   kurang   lengkap,   metodologi yang belum dikuasai, atau perencanaan  sejak  awal  yang  tidak realistis sehingga tidak dapat terlaksana.

2.Perencanaannya baik, tetapi pelaksanaannya tidak seperti seharusnya.

3.Perencanaan   mengikuti   paradigma yang   ternyata   tidak   sesuai   dengan kondisi    dan    perkembangan    serta tidak     dapat     mengatasi     masalah mendasar negara berkembang.

4.Perencanaan diartikan sebagai pengaturan  total  kehidupan  manusia hingga hal yang paling kecil.

          Sistem perencanaan     yang berhasil diterapkan  negara  yang  telah  terbukti kemajuannya, seperti Jepang dan negara-negara industri baru, merupakan sistem   perencanaan   yang   mendorong berkembangnya  mekanisme  pasar  dan peran  serta  masyarakat.  Dalam  sistem itu,    perencanaan    dilakukan    dengan menentukan  sasaran  secara  garis  besar, baik  di  bidang  sosial  maupun  ekonomi, dan pelaku utamanya adalah masyarakat dan usaha swasta.

Tentang efektif dan efisien

          Secara  umum  efektif  dan  efisien dapat dijelaskan sebagai berikut: 

Efektif adalah suatu usaha untuk mendapatkan tujuan, hasil  dan  target yang  diharapkan  sesuai dengan   waktu   yang   telah   ditetapkan baik    personal    ataupun    perusahaan. Pekerjaan yang efektif biasanya berhubungan dengan perencanaan, jadwal     dan     eksekusi     supaya     bisa memberikan    keputusan    yang    tepat. Pekerjaan  dikatakan  efektif  jika  tujuan yang  telah  ditetapkan  sebelumnya  telah berhasil,  sehingga  dalam  hal  ini  efektif ukurannya    hasil.    Sedangkan,    

Efisien adalah    suatu    usaha    mengharuskanuntuk  menyelesaikan  pekerjaan  dengan tidak    menguras    waktu,    cepat    dan memuaskan.  Sehingga  efisien  berkaitan erat ketepatan waktu yang mengharuskan  seorang  bekerja  dengan maksimal   tanpa   harus   mengeluarkan biaya atau cost yang berlebihan