13 Langkah Menyiapkan Bahan Presentasi yang Menarik

Presentasi menjadi aktivitas yang dilakukan oleh guru, dosen, widyaiswara, pelajar, mahasiswa, pekerja kantoran, trainer, motivator, dan sebagainya. Hal yang dipersentasikan beragam tergantung kepada tujuan dan materi presentasinya. Setiap presenter juga memiliki gaya masing-masing, ada cenderung serius, "datar", tenang, dan cenderung membosankan, tetapi ada pula yang "atraktif", dan menarik.

Di balik pentingnya kemampuan seorang presenter dalam melakukan presentasi, ada hal yang perlu diperhatikan, yaitu terkait dengan bahan presentasi. Tulisan ini akan membahas hal-hal yang perlu dipersiapkan atau dilakukan agar bahan presentasi yang kita buat menarik.

1.  Pilih Desain Atau Template Slide yang Relevan Dengan Bidang atau Materi yang Akan Disampaikan

MS Office telah menyiapkan template desain slide bahan tayang (Power Point) yang bisa dipilih untuk digunakan, tetapi kalau ingin ada variasi, kita bisa mengunduhnya dari web yang menyediakan template bahan tayang. Kalau komputer atau laptop kita online atau terhubung dengan internet, pada saat membuka MS Power Point, misalnya yang edisi tahun 2010, kita ditawarkan berbagai template tema slide bahan tayang yang bisa digunakan, mulai dari pendidikan, teknologi, bisnis, dan sebagainya yang bisa dipilih.

2. Cantumkan Identitas Presenter Seperlunya

Selain judul materi yang disampaikan, presenter juga mencantumkan identitas diri seperti nama, pekerjaan, dan unit kerja yang relevan. Hal itu membantu pada saat perkenalkan. Jangan terlalu panjang keterangan / profil yang disampaikan, yang justru terkesan membuatnya menjadi lebay. Perkenalan jangan sampai menghabiskan waktu belasan bahkan puluhan menit yang membuat audience menjadi bosan. Ingat, bahwa audience hadir di ruangan atau kelas untuk mendapatkan materi dari presenter, bukan mendengarkan profil panjang lebar dari sang presenter;

Baca Juga: Keterampilan Berbicara saat Presentasi!

3.  Slide show yang Sederhana, Tidak Terlalu Ramai

MS Power Point menyediakan menu dan fitur untuk menyusun bahan tayang yang menarik, termasuk menu untuk animasi bahan tayang. Walau demikian, jangan jangan sampai terlalu ramai. Saking ingin terlihat menarik, tampilan sebuah slide dibuat sampai "jumpalitan", disertai dengan suara yang ramai, tampilan kata-kata atau kalimat yang dibuat   jungkir balik, menari-nari, dan sebagainya. Tampilan seperti ini disamping membuat audience terganggu, juga terkesan norak. Perlu dicatat bahwa audience perlu materi yang dipahami bukan variety show dari slide show. Oleh karena itu, slide yang sederhana, jelas, dan mudah dibaca akan lebih disenangi oleh mereka.

4. Tuliskan Garis-garis Besar Materi yang Akan Disampaikan 

Setelah slide judul dan identitas diri, maka slide berikutnya adalah menyampaikan garis-garis besar materi yang akan disampaikan. Tujuannya agar audience tahu materi apa saja yang akan dipelajari oleh mereka. Bentuknya bisa dalam bentuk point-point atau dalam bentuk peta pikiran (mind map).

5.  Tuliskan Materi Secara Singkat, Padat, dan Jelas

Sesuai dengan namanya, yaitu power point, maka hal-hal yang tuliskan atau dicantumkan pada bahan tayang adalah point-point pentingnya saja, tidak perlu sampai terlalu detil. Selanjutnya presenter menjelaskan secara gamblang atau rinci point-point tersebut. Hal itu untuk membantu agar slide enak dilihat dan tidak terlalu rapat. Jumlah kata dalam sebuah slide berkisar antara 20 s.d. 30 kata, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan dengan catatan tulisan pada slide masih bisa dibaca dengan jelas.

6.  Perhatikan Jenis, Ukuran, dan Warna Huruf yang Digunakan 

Walau tersedia berbagai jenis huruf, presenter harus memperhatikan jenis huruf yang digunakan, dan perhatikan pula pada suasana apa bahan tayang itu akan digunakan. Untuk acara-acara yang serius seperti presentasi tugas, laporan, dan seminar gunakan huruf yang resmi, baik yang berkaki atau pun yang tidak berkaki.

Sedangkan pada situasi yang lebih santai, bisa menggunakan jenis huruf yang relatif lebih santai. Hindari pula jenis huruf latin bersambung, apalagi kalau tulisan dalam slide cukup banyak, karena akan menyulitkan untuk dibaca.

Ukuran huruf juga pelru perlu diperhatikan. Jangan sampai terlalu kecil dan sulit terbaca. Pada kondisi default, ukuran huruf judul sebesar 44 points dan sub judul 28 points. Walau demikian, ukurannya masih bisa diatur sesuai dengan kebutuhan, situasi, dan kondisi. Apalagi kalau peserta banyak dan lokasi layar jauh dari peserta yang paling belakang, ukuran huruf yang kecil tentunya akan menyulitkan mereka untuk membacanya.

7.  Gunakan Kombinasi Warna Huruf yang Kontras Dengan Latar

Agar bahan tayang menarik, hal yang bisa divariasikan adalah warna huruf. Slide template sudah mengatur komposisi warna huruf yang muncul pada sebuah slide, dan biasanya kontras atau masih jelas terbaca. Kita masih bisa mengaturnya sesuai dengan selera. Walau demikian, kita harus memperhatikan jangan sampai kombinasi warna terlalu ramai sehingga mengganggu mata. 

Idealnya jika latarnya warna cerah, maka tulisannya berwarna gelap. Misalnya, jika warna latarnya hitam, maka hurufnya putih. Begitupun sebaliknya. Jika warna latarnya gelap, maka warna tulisannya cerah. Misalnya warna latarnya hitam, maka warna tulisannya putih. Jangan sampai dua-duanya warna cerah atau dua-duanya warna gelap. Tujuannya agar dapat dilihat dan dibaca dengan jelas.

Hal yang perlu diperhatikan juga adalah tidak tertutup kemungkinan kualitas lensa infocus yang digunakan kurang bagus (biasanya cahaya lampunya berwarna kuning), sehingga tampilan bahan tayang menjadi tidak sesuai dengan aslinya. Akibatnya tampilan warna menjadi tidak jelas. 

Misalnya antara warna hitam, biru, merah menjadi tidak muncul sesuai aslinya, tetapi yang muncul semuanya warna hitam. Hal ini menjadi riskan jika warna yang digunakan antara latar dengan huruf sama-sama warna gelap seperti hitam dan merah, saat tampil dilayar tentunya akan sulit dibaca akibat layar infokus yang kualitasnya sudah kurang baik.

Oleh karena itu, untuk mengantisipasinya, saya sendiri tidak terlalu suka bermain dengan aneka warna karena khawatir lensa infokus saat presentasi sudah kurang bagus. Sesuai saja dengan default warna yang sudah ada bahan template slide. Karena tampila slide yang tidak sesuai dengan aslinya akibat lampu infokus yang sudah jelek dapat menganggu konsentrasi saat presentasi. Materi yang telah dipersiapkan dengan baik bisa buyar gara-gara hal tersebut.

8.  Berikan tanda khusus pada kalimat yang penting 

Pada saat presentasi biasanya ada kalimat atau pernyataan penting yang diberi penekanan atau penegasan. Oleh karena itu, supaya mencolok dan menarik perhatian audience, maka perlu diberikan tanda khusus, seperti cetak tebal, cetak miring, ukuran hurufnya diperbesar, menggunakan warna huruf yang berbeda, diberikan text box, dan sebagainya.

9.  Tampilan Tabel dan Grafik Masih Terbaca oleh Audience

Slide bahan tayang juga ada kalanya disertai oleh tabel atau grafik. Hal ini untuk melangkapi data atau informasi pada materi yang disampaikan. Ukuran tabel atau grafik yang disertakan alangkah baiknya jangan terlalu kecil supaya bisa dibaca, dan disajikan dengan warna yang berbeda. Walau demikian, yang paling utama dari sebuah tabel atau grafik bukan tampilan warna, tetapi angka-angkanya. Oleh karena itu, angka-angka harus jelas terlihat dan dibaca oleh audience.

10.  Sertakan Gambar atau Foto yang Relevan

Unutk memperjelas atau supaya lebih menarik, slide bahan tayang boleh disertai dengan gambar. Walau demikian, gambar atau foto yang disertakan harus relevan. Misalnya kalau sedang presentasi tentang kota Bandung, maka salah satu gambar yang bisa disertakan misalnya gambar Alun-alun Bandung, karena Alun-alun Bandung adalah satu ikon kota Bandung.

Keberadaan gambar atau foto juga jangan justru menganggu konsentrasi dan tidak ada relevansinya dengan materi yang disampaikan. Saya pernah melihat ada slide bahan tayang yang disertai dengan gambar format gif anak kecil atau boneka yang menari-nari. Hal itu sangat mengganggu dan justru memperlihatkan bahwa sang presenter kurang memahami relevansi keberadaan sebuah gambar.

11.  Pastikan Hyperlink Berfungsi dengan Baik

Jika sebuah bahan tayang juga dihubungkan (link) dengan link materi yang lain, melalui menu hyperlink, maka pastikan bahwa hal tersebut bisa tambil atau berfungsi dengan baik. File yang di-hyperlink biasanya file office, multimedia (suara atau video), atau link web di internet. Kalau filenya dipindahkan dari satu laptop ke laptop yang lain, hyperlink harus disetting ulang.

Oleh karena itu, sebelum prsentasi, cek dulu bahan tayang yang aka ditayangkan agar tidak terjadi masalah saat tampil. Masalah yang terjadi saat tampil bisa menyebabkan terbuangnya waktu dan terganggunya konsentrasi baik konsentrasi presenter maupun audience.

12.   Background Suara Relevan dan Tidak Mengganggu Penyampaian Materi

Agar terkesan lebih dinamis dan tidak membosankan, ada kalanya bahan tayang disertai dengan musik pengiring. Hal ini pada dasarnya cukup baik. Walau demikian, ada yang hal perlu diperhatikan, yaitu; pilihlah musik pengiring yang lembut atau ceria sesuai dengan kebutuhan, sebaiknya dalam bentuk instrumental, volume suaranya tidak terlalu bising,  karena bisa mengganggu dan seolah-olah "bersaing" dengan suara presenter.

13.  Sampaikan Ucapan Terima Kasih 

Slide ucapan terima kasih ditempatkan pada urutan terakhir. Secara etika, hal itu merupakan wujud apresiasi presenter kepada para audience yang telah setia mengikuti presentasi. Bentuknya bisa tulisan, TERIMA KASIH, THANK YOU, HATUR NUHUN (kalau presentasi di kalangan masyarakat sunda), atau dalam bentuk pantun seperti:

Di irian ada burung cenderawasih

Cukup sekian dan terima kasih

 

Kalau ada sumur diladang boleh kita menumpang mandi

Kalau ada umur yang panjang, boleh kita berjumpa lagi

Dalam sebuah presentasi, bahan tayang yang menarik akan menambah kepercayaan diri seorang presenter. Jika mau presentasi, sangat disarankan membuat bahan presentasi sendiri, jangan menyuruh orang lain. 

Baca Juga: Begini Caranya agar Presentasi Virtual Kamu Tidak Membosankan

Kalau pun menggunakan bahan tayang yang sudah baku atau yang telah dibuat oleh sebuah lembaga atau instansi, pelajari dengan baik bahan tayang tersebut, baca berkali-kali agar bisa dipahami dan terjiwai, karena berdasarkan pengalaman saya, perlu ada chemistry antara presenter dengan bahan tayang yang akan disampaikan. Audience akan mampu menilai mana presenter yang mengusai materi dan mana yang kurang menguasainya. Selamat membuat bahan tayang yang menarik dan memukau audience.

Ditulis oleh IDRIS APANDI (Widyaiswara Ahli Madya LPMP Jawa Barat)