Strategi Mengindentifikasi Manfaat Sistem Informasi dalam Bisnis

Strategi Mengidentifikasi Manfaat Sistem Informasi dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis modern, peran sistem informasi (SI) telah berkembang menjadi tulang punggung pengambilan keputusan strategis. Namun, terlepas dari kemajuan teknologi dan peningkatan investasi, identifikasi manfaat yang jelas dari implementasi SI masih menjadi tantangan besar. 

Artikel "Process and Reality in Information Systems Benefit Analysis" oleh Chuleeporn Changchit et al. (1998), menyoroti betapa kompleksnya proses ini, dengan model yang menggambarkan aktivitas yang iteratif dan sering kali tidak terstruktur. Dalam studi ini, 13 organisasi dan 24 proyek SI dianalisis untuk menggali bagaimana manajer mengidentifikasi manfaat yang diharapkan dari sistem yang mereka usulkan. Melalui wawancara terstruktur, penulis menunjukkan bahwa proses identifikasi manfaat tidak hanya dipengaruhi oleh faktor teknis, tetapi juga oleh intuisi, pengalaman, dan upaya persuasi.

Kegagalan dalam mengidentifikasi manfaat SI secara akurat dapat menyebabkan apa yang disebut sebagai "paradoks produktivitas". Paradoks ini mengacu pada kenyataan bahwa meskipun investasi dalam teknologi informasi meningkat secara signifikan sebesar 50% dari seluruh pengeluaran peralatan tahan lama di beberapa perusahaan menurut Loveman (1991) manfaat produktivitas sering kali sulit diukur atau tidak sesuai harapan. Kegagalan ini mungkin disebabkan oleh kurangnya evaluasi yang tepat dari potensi manfaat saat sistem diusulkan (Willcocks, 1992). Di sisi lain, studi ini memberikan wawasan bahwa upaya persuasi juga memainkan peran penting dalam memastikan komitmen organisasi terhadap proyek SI, meskipun ketidakpastian sering kali mengaburkan perkiraan manfaat yang sebenarnya.

Secara keseluruhan, artikel ini menyajikan model yang menjelaskan bagaimana organisasi dapat merangkul proses identifikasi manfaat, meskipun penuh dengan ketidakpastian dan iterasi. Ini menandakan perlunya pemahaman yang lebih dalam tentang praktik ini agar keputusan investasi teknologi informasi menjadi lebih efektif dan berdampak nyata pada kinerja organisasi.

Artikel "Process and Reality in Information Systems Benefit Analysis" menyoroti bahwa dalam proses identifikasi manfaat sistem informasi, faktor utama yang sering kali diabaikan adalah ketidakpastian dan subjektivitas. Berdasarkan wawancara dari 24 proyek yang dianalisis, 67% dari subjek menyatakan bahwa mereka memulai proses dengan identifikasi masalah. Aktivitas ini melibatkan diskusi dengan pengguna untuk memahami kebutuhan dan masalah yang ingin diselesaikan oleh sistem yang diusulkan. Misalnya, dalam industri manufaktur, pertemuan dengan pengguna adalah metode paling umum untuk mengidentifikasi kebutuhan, diikuti dengan evaluasi proses yang ada, yang dilakukan oleh 88% dari responden.

Namun, yang menarik dari studi ini adalah bagaimana intuisi dan pengalaman masa lalu memainkan peran besar dalam memperkirakan manfaat yang diharapkan. Sebagai contoh, salah satu responden menyatakan bahwa proses ini sering kali melibatkan "perkiraan intuitif", yang kemudian didukung oleh beberapa bentuk analisis kualitatif. Persentase yang cukup besar dari subjek, seperti yang dijelaskan oleh manajer sistem manufaktur dalam artikel ini, mengakui bahwa banyak dari keputusan mereka didasarkan pada pengalaman dan penilaian pribadi. Ketidakpastian ini kemudian mempengaruhi bagaimana manfaat dievaluasi dan dipresentasikan kepada manajemen senior.

Angka-angka yang disajikan dalam penelitian ini memberikan gambaran yang jelas tentang kompleksitas proses ini. Dengan biaya proyek yang berkisar dari USD 625.000 hingga USD 15.000.000, dan rata-rata mencapai USD 1,3 juta, perusahaan tidak dapat mengabaikan pentingnya perkiraan manfaat yang akurat. 

Namun, proses identifikasi manfaat sering kali mengandalkan penilaian subjektif dan persuasi, daripada data kuantitatif yang solid. Selain itu, hanya 71% dari subjek yang secara eksplisit menyatakan bahwa mereka membandingkan manfaat antara sistem yang ada dan sistem yang diusulkan, yang menunjukkan bahwa ada ruang besar untuk perbaikan dalam metodologi penilaian manfaat.

Artikel ini juga menyoroti bagaimana persuasi menjadi komponen penting dalam mengamankan komitmen organisasi terhadap proyek. Manajer IS yang diwawancarai dalam artikel ini menyebutkan bahwa diskusi dan pertemuan dengan pengguna serta presentasi kepada manajemen senior adalah cara utama untuk memastikan dukungan. 

Salah satu responden bahkan menyatakan bahwa "lebih dari sekadar mengidentifikasi manfaat, kami harus memastikan komitmen dari para pengguna", menandakan pentingnya keterlibatan pengguna dalam proses ini. Hal ini menunjukkan bahwa, dalam banyak kasus, keberhasilan proyek SI tidak hanya diukur dari manfaat yang diperkirakan tetapi juga dari seberapa baik manajer dapat membangun komitmen internal.