Soal-soal Rapat Virtual dan Jawabannya

Diam, jangan berisik, Sumber: stroke.org

Selama rapat virtual (contoh menggunakan aplikasi zoom meeting), ketika seluruh peserta hadir dan ada satu dua yang mic rapat tidak dalam keadaan mute (unmute), maka suara yang timbul di sekitar peserta dengan mic unmute tersebut akan terekam di mic dan didengar oleh semua peserta.

Pusat perhatian pun langsung berganti, dari awalnya peserta yang bertugas berbicara, menjadi peserta yang mic-nya unmute tersebut. Sedikit mengganggu jalannya rapat.

• Suara tertimpa

Bising karena banyak suara, Sumber: wartabuana.com

Soal yang kelima adalah ketika peserta menyampaikan pendapat secara bersamaan. Ketika itu, banyak suara terdengar, saling menimpa, bahkan menimbulkan kebisingan. Ini membuat pendapat yang diutarakan menjadi tidak fokus didengarkan.

Nah, ada soal pasti ada jawaban. Dirangkum berdasarkan pengalaman penulis selama mengikuti rapat virtual. Berikut mereka:

• Pastikan kuota mencukupi dan sinyal kuat;

Untuk mengatasi habisnya kuota di tengah rapat, perlu dipastikan kuota mencukupi sampai rapat selesai diikuti. Kita cek dahulu sisa kuota yang ada, bila sekiranya kurang, segeralah beli kuota paket yang baru. 

Sedangkan untuk jeleknya sinyal, lekaslah berpindah tempat ke lokasi yang lebih terbuka, agar perangkat elektronik kita semisal smartphone atau laptop bisa mendapatkan sinyal internet yang kuat. 

• Isi daya baterai;

Sebelum rapat, pastikan daya baterai dalam kondisi penuh, sehingga gawai kuat digunakan sampai rapat selesai. Bila memang rapatnya berlangsung sangat lama, bisa diantisipasi dengan menggunakan charger gawai tersebut. 

• Amankan situasi sekitar rapat;

Pastikan keadaan di sekitar kita sepi akan kehadiran orang. Bila perlu, ikutilah rapat di dalam kamar yang sinyalnya mendukung tentunya. Sehingga, latar belakang orang lalu lalang yang tampak di layar orang menjadi dapat terhindarkan.

Bisa pula dengan cara mematikan mode video dan mengaktifkan mode gambar untuk sementara waktu.

• Jalankan aturan rapat;

Guna meredam suara yang tidak diinginkan, buatlah dan jalankan aturan dalam rapat yang mewajibkan para peserta yang tidak sedang berbicara untuk mematikan mic-nya. Mematikan mic juga dapat dilakukan sepihak oleh host rapat virtual tersebut.

• Etika berbicara

Pemimpin rapat dapat mengatur siapa-siapa yang diberi kesempatan untuk berbicara secara bergantian. Selain itu, kesadaran tiap-tiap peserta juga sangat diperlukan. Kesadaran untuk berbicara setelah orang lain selesai berbicara.