Pada tanggal 30 November 2023, telah dilaksanakan acara Bincang Arsip Live Instagram. Acara Bincang Arsip ini dilaksanakan secara online melalui media live Instagram HMKI. Kegiatan ini dimulai pada pukul 19.00 dan jenis kegiatan ini adalah kunjungan instansi (via online). Acara ini merupakan salah satu program Departemen Keilmuan dan Pengembangan (DKP).
Pada acara Bincang Arsip Live Instagram ini, diawali dengan pembukaan oleh moderator yaitu Nadita Afiyani yang memperkenalkan narasumber pada acara ini yaitu Kak Aisya Rifda Qotrunnada yang merupakan Pengelola Arsip dan Informasi Universitas Gadjah Mada 2021. Pada acara ini membahas mengenai "Media Sosial Sebagai Alternatif Dalam Mengarsipkan Kegiatan".
Setelah pembukaan dan perkenalan narasumber, acara dilanjutkan dengan pemaparan materi dari narasumber. Berikut rangkuman penjelasan yang telah dipaparkan oleh narasumber diantaranya :Â
Menurut Kak Rifda arsip-arsip seperti arsip rekaman suara, foto, kartografi, dan lain-lain saat ini beralih menjadi arsip digital. Sehingga media sosial pun dapat digunakan sebagai media penyimpanan arsip seperti mendokumentasikan dan mengarsip suatu moment atau kegiatan yang berlangsung.
Aplikasi yang memiliki fitur untuk mengarsipkan kegiatan diantaranya Tiktok, Instagram dan Twitter (X). Contoh salah satu dari aplikasi tersebut yaitu fitur dari instagram berupa feeds IG dan Story IG. Tips dan trik dalam mengarsipkan Instagram seperti menggunakan fitur caption untuk memperjelas kegiatan dan memberikan tanggal kegiatan. Selain itu juga bisa menggunakan fitur multiple foto dan location untuk feeds dan highlight story untuk mengelompokkan kegiatan yang sama. Tidak hanya Instagram, twitter (X) juga bisa digunakan untuk sarana pengarsipan. Seperti menambahkan teks beserta fotonya.Â
Kak Rifda menjelaskan bahwa tidak hannya arsip personal saja yang dapat diarsipakan dalam media sosial, arsip organisasi pun dapat dilakukan hal serupa dalam aplikasi tersebut. Â Pengarsipan ini bisa dijadikan sebagai salah satu bukti yang bisa disampaikan ke publik mengenai kegiatan apa saja yang telah dilakukan. Selain itu dapat ditambahkan deskripsi/caption untuk menjelaskan postingan yang diupload.
Terdapat tantangan dalam mengarsipkan di media sosial yaitu mudah diakses oleh semua orang, sehingga pengguna perlu untuk aware mengenai kegiatan/arsip yang akan diupload di sosial media. Sebelum mengupload suatu postingan kegiatan tertentu perlu diperhatikan terlebih dahulu baik urgensi maupun hal-hal lainnya.Â
Selain itu perlu memperhatikan keamanan dari sosial media yang digunakan. Walaupun media sosial tersebut dapat di privat, tidak menutup kemungkinan postingan/arsip kegiatan tersebut dapat dicuri/dihack/diretas oleh oknum-oknum hacker.Â
Sebagai bentuk pengamanan data arsip kegiatan yang diupload dalam suatu postingan di sosial media, maka tetap perlu dilakukannya back up data untuk meminimalisir kerugian akibat apabila sewaktu-waktu terjadi eror system atau bahkan pencurian data. Sehingga apabila data hilang maka masih terdapat backup datanya.Â
Selain media sosial, penggunaan cloud juga dapat direkomendasikan sebagai penyimpanan arsip. Hal ini dikarenakan kapasitas yang dimiliki oleh cloud sangat besar dan mampu menampung data lebih banyak. Pada cloud juga dapat menyimpan berbagai jenis arsip berupa doc, pdf, excel dan lan-lain. Apabila penyimpanan dalam cloud penuh maka dapat melakukan pembelian untuk menambah kapasitas penyimpanan cloudnya.
