Cuplikan Layar Ruang Diskusi KearsipanPada  11 Januari 2023 telah terlaksana kegiatan Webinar Ruang Diskusi Kearsipan bertema " Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip" dilaksanakan secara daring. Kegiatan ini merupakan program kerja Ruang Diskusi dari Divisi Keilmuwan dan Pengembangan (DKP) Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia (HMKI) yang bertujuan untuk meningkatkan khasanah bersama terkait kearsipan bersama narasumber berpengalaman di ranah kearsipan.
Narasumber pada webinar ini yaitu:
1. Agung Deva Karisma (Pranata Arsip - Politeknik Negeri Malang);
2. Herman Setyawan (Arsiparis Muda - Universitas Gadjah Mada).
Berikut ini link youtube untuk menyaksikan kembali webinar:Â klik ini untuk menyaksikan di Youtube HMKI
Berikut ini sekilas rangkuman materi: (untuk lebih lanjutnya dapat mengakses Youtube HMKI pada link diatas)
Dalam pengelolaan arsip itu ada 4 instrumen merujuk undang-undang Nomor 43 Tahun 2009:
1. Tata Naskah Dinas atau TND;
2. Klasifikasi arsip;
3. Jadwal Retensi Arsip atau JRA;
4. sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Tata naskah dinas ini adalah suatu bentuk pengaturan tentang jenis susunan dan bentuk pembuatan atau pengamanan persuratan dan penandatangan dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan itu menurut peraturan Arsip Nasional Nomor 5 tahun 2021 kemarin dalam pengawasan eksternal dari ANRI di kami TND ini diminta untuk paling nggak ada yang bisa dijadikan penilaian dari Peraturan Arsip Nasional, sebenarnya kami Kearsipan Politeknik Negeri Malang berada dalam naungan Kemendikbud dan itu peraturan Kementerian Kemendikbud yaitu Permen nomor 23. Nah itu kemarin jadi Kami sempat mengombinasikan jadi pertama kami kombinasi dari peraturan Kemendikbud tersebut lalu kami kombinasi lagi kami sesuaikan lagi dengan peraturan Arsip Nasional yang nomor 5 ini secara teorinya, secara tertulisnya adalah pedoman umum Tata naskah dinas itu merupakan acuan umum dalam penyusunan kebijakan Tata naskah dinas pada lembaga negara dan pemerintahan daerah, nah ruang lingkupnya ini yang diatur dalam Tata naskah dinas. Dalam hal ini biasanya meliputi jenis jenis suratnya, susunannya, juga bentuk naskah dinasnya, juga ada pembuatan naskah dinas, pengamanan, dan pejabat penandatanganan naskah dinas, ada pengendalian naskah dinas.
Naskah dinas tersebut biasanya kita akan merujuk kemana, karena setiap Kementerian pasti akan mengeluarkan aturannya tentang tentang surat dinas jadi semua nanti kembali kepada pimpinan lembaganya atau kepala daerahnya atau kalau di PTN itu mungkin rektornya seperti itu dari universitasnya. Kita lakukan perubahan yang mana dirasa itu memang diperlukan ataupun penting untuk dimasukkan ke dalam naskah dinasnya.
Tata Naskah Dinas terdiri atas jenis pertama yang dibagi menjadi 3:
1. naskah dinas pengaturan berupa peraturan instruksi surat edaran dan juga SOP;
2. naskah dinas penetapan biasanya ini berhubungan dengan surat keputusan;
3. naskah dinas penugasan di situ ada format surat tugas Surat Perintah
Jenis yang kedua di situ ada naskah dinas korespondensi naskah dinas korespondensi ini ada dua:
1. internal biasanya bentuknya seperti nota dinas memorandum ataupun disposisi;
2. naskah dinas korespondensi eksternal ini biasanya surat dinas surat keluar.
Nanti kalau kita sudah mempunyai tatanan ke dinas biasanya akan diatur baik itu dalam penulisan huruf dan lain-lain.
Jenis naskah dinas khusus disitu ada banyak misalkan surat perjanjian surat kuasa juga ada berita acara seperti itu terus juga ada surat keterangan surat pengantar, surat pengumuman ataupun juga laporan nah selain jenis tadi Tata naskah dinas juga memuat tentang pembuatan naskah dinas.
Nanti pada saat kita membuat naskah dinas ada beberapa hal yang harus kita perhatikan disitu ada misalkan persyaratan pembuatan naskah dinasnya, jadi apa aja syaratnya untuk kita membuat naskah dinas itu, terus juga nama kop suratnya itu, ada susunannya susunan naskah dinas, dan pengkodean naskah dinas penomoran nomor surat terus juga pengkodean itu berhubungan dengan kode klasifikasi surat, penggunaan kertas kertasnya seperti diatur harus F4 atau letter seperti itu, ada amplop juga terus juga tintanya mungkin kalau masih, kalau di Kami biasanya pakai tinta khusus kalau untuk ijazah. Biasanya kita ada tinta khusus untuk itu, lalu juga yang selanjutnya ada ketentuan jarak spasinya jadi misalnya spasinya harus berapa untuk surat itu juga ada jenis dan ukuran hurufnya mungkin pakai time ukuran 12 atau berapa seperti itu serta kata yang selanjutnya adalah penonton batas atau biasanya ini berhubungan dengan margin pada saat kita membuat surat jadi nanti di tnd itu juga akan diatur terus selanjutnya ada nomor halaman juga ada tembusan lampiran seperti itu. Jika memang ada tembusan dalam pimpinan seperti itu itu biasanya nanti juga diatur juga dalam TND tersebut lalu di sini ada penggunaan lambang negara atau lambang Kementerian lalu penggunaan cap lembaga Lalu ada perubahan pencabutan pembatalan dan peralatan dinas dan juga perlu ada hal-hal yang perlu diperhatikan misalkan di kita ada peraturan yang apa bukan peraturan format yang tidak ada di edaran dari Kementerian misalkan seperti itu, kita tambahin sendiri nah itu juga harus diperhatikan dan juga yang terakhir ada kelengkapan naskah dinas. Jadi apakah memang naskah sudah lengkap dan sudah sesuai dengan apa yang di ada di dalam TND tersebut yang sudah dijadikan peraturan.
Dalam tatanan juga diatur kewenangan penandatanganan jadi ada 4 bagian:
1. Penggunaan garis biasanya di sini misalkan pimpinan berhalangan untuk tanda tangan biasanya nanti di bawahnya yang diperbolehkan untuk melakukan penandatanganan itu siapa aja nah biasanya itu kalau di kami Kemarin pada saat penyusunan TND, jadi kita membuat matriks dimana nanti misalkan pimpinan berhalangan nanti akan ada penggantinya misalkan direktur berhalangan untuk tanda tangan. Di Kami biasanya nanti wakil direktur yang akan mewakili untuk tanda tangan memakai atas nama Lalu seperti itu ke bawahnya dalam artian seperti itu;
2. Penandatanganan ini juga berhubungan dengan tadi apa garis kewenangan tadi jadi siapa yang berhak dan apakah itu sah atau tidak itu nanti berhubungan dengan poin a tadi yaitu penggunaan garis kewenangan lalu yang ketiga ada pengaturan paraf pada naskah dinas nah pengaturan paraf ini biasanya dari pejabat di bawahnya atau di atasnya maksudnya jadi misalkan kita mau minta tanda tangan Pak direktur misalkan di sini, dari adminnya untuk menyampaikan permintaan surat, biasanya nanti akan ada yang diatur adalah letak parafnya. Biasanya seperti itu letaknya di mana di kanan kah di kanan nama atau di kiri seperti itu, sebelum itu dimintakan untuk tanda tangan ke atasan lalu yang keempat itu ada tanda tangan elektronik, beberapa ada beberapa yang sudah memakai tanda tangan elektronik.
Untuk materi selengkapnya, Anda dapat mengakses dengan klik link berikut:Â klik link berikut
Ketua Pelaksana: Ihsanuddin Rasyid Al Atsari - UB 2021
VPO: Devita Tanjung Sari - UGM 2021
MC: Rachel Izza Tsani - POLINEMA 2022
Moderator: Farid Amirul Zain - UGM 2022
Steering Committe: Firza Berliana Safira
Berikut ini sekilas dokumentasi kegiatan:
...........................................................
Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia
Kabinet Sinergi Berkelanjutan
Divisi Keilmuwan dan Pengembangan
